SS - Concepto 220 -265592 de 2022

OFICIO 220-265592 DE 05 DE DICIEMBRE DE 2022

ASUNTO: BENEFICIARIOS FINALES - PRINCIPIO DE DEBIDA DILIGENCIA - PARÁGRAFO 4, ARTÍCULO 12, LEY 2195 DE

2022 Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta sobre la aplicación del Parágrafo 4 del artículo 12 de la Ley 2195 de 2022, en los siguientes términos: “¿Puede entenderse cumplida la obligación del parágrafo 4 del art 12 de la ley 2195 del 2022, con una certificación del representante legal de la sociedad obligada donde le certifique a su contraparte el diligenciamiento oportuno del RUB establecido en la Resolución 000164 del 27 de diciembre del 2021, en la cual, se expuso a las Entidades competentes toda la información de los beneficios finales de la compañía, para los estudios y análisis respectivos sobre cualquier riesgo de LAFTPADM? En caso de no ser posible lo anterior, ¿cómo se puede dar cumplimiento al parágrafo 4 del art 12 de la Ley 2195 del 2022, sin dar la información del beneficio final y sin exponer su seguridad física?” Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni

constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad. Con el alcance indicado, y para dar respuesta a la inquietud planteada, esta Oficina procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole general: En primer lugar, es importante mencionar que, para las entidades supervisadas por la 1 Superintendencia de Sociedades resulta imprescindible, en los términos de la 2 Circular 100-000016 de 24 de diciembre de 2020 , implementar un sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo. Dicho esto, y sujeto a las normas, estándares internacionales y los lineamientos 3 expuestos en la Circular en mención, las Empresas Obligadas sujetas a la aplicación del SAGRILAFT, deberán realizar un análisis con un enfoque basado en el riesgo y su materialidad de acuerdo con sus características propias, teniendo en cuenta las operaciones, productos, servicios y contratos que lleve a cabo o pretenda desarrollar, así como sus contrapartes, y de los beneficiarios finales de estas, al igual que los países o áreas geográficas de operación, canales y demás características particulares. De ahí, que no se pueda dar por cumplido el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral LA/FT/FPADM, como tampoco el artículo del asunto con la sola certificación del RUB establecido en la Resolución 000164 del 27 de diciembre del 2021. Lo anterior, por cuanto el SAGRILAFT debe tomar todas las acciones suficientes, apropiadas y

medibles en calidad y cantidad para mitigar los riesgos a los cuales se pueden ver expuestas, teniendo en cuenta los riesgos propios de la Empresa Obligada y su materialidad; en otras palabras, entiéndase esto como la aplicación de medidas razonables. De suerte que, para cumplir tanto con el artículo 12 de la Ley 2195 del 2022 y con la Circular 100-000016 de 24 de diciembre de 2020, sin lugar a dudas se deben efectuar los procedimientos indicados en dichos textos. Por lo anterior, resulta aplicable en lo pertinente, lo señalado en el numeral 5.3.1 de la referida circular, el cual expone lo siguiente: “5.3.1. Debida Diligencia En todo caso, las Empresas Obligadas siempre deben adoptar Medidas Razonables de Debida Diligencia de la Contraparte, con un enfoque basado en riesgo y la materialidad del mismo. Para tal efecto, deben adoptar las siguientes medidas mínimas conforme a la materialidad, entre otras: a) Identificar a la Contraparte y verificar su identidad utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes. b) Identificar al Beneficiario Final de la Contraparte y tomar Medidas Razonables para verificar su identidad. 1 Que estén bajo el ámbito de aplicación del Capitulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades. 2 Modificada parcialmente por las Circulares Externas 100-000004 y 100-000015 de 2021. 3 Empresa Obligada: es la Empresa que debe dar cumplimiento a lo previsto en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica y que se encuentran listadas en el numeral 4 de dicho capítulo.

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2022-01-853077 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES c) Tratándose de Personas Jurídicas, se deben tomar Medidas Razonables para conocer la estructura de su propiedad con el fin de obtener el nombre y el número de identificación de los Beneficiarios Finales, haciendo uso de las herramientas de que disponga. Las medidas tomadas deben ser proporcionales al nivel del riesgo y su materialidad o complejidad inducida por la estructura de titularidad de la sociedad mercantil o la naturaleza de los asociados mayoritarios. d) Entender, y cuando corresponda, obtener información sobre el propósito y el carácter que se pretende dar a la relación comercial. e) Realizar una Debida Diligencia continua de la relación comercial y examinar las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones que se realicen sean consistentes con el conocimiento que tiene la Empresa Obligada sobre la Contraparte, su actividad comercial y el perfil de riesgo, incluyendo, cuando sea necesario, la fuente de los fondos. Las Empresas Obligadas podrán diseñar y definir formatos para el adecuado conocimiento de las Contrapartes. Estos formatos podrán ajustarse de acuerdo con las características de cada industria o sector económico al que pertenezcan, y conforme a los Factores de Riesgo LA/FT/FPADM identificados, a la Matriz de Riesgo LA/FT/FPADM y la materialidad del Riesgo LA/FT/FPADM. (…)” Sin perjuicio de lo anterior, también se debe tener en cuenta lo estipulado en el artículo 12 de la Ley 2195 de 2022:

“ARTÍCULO 12. PRINCIPIO DE DEBIDA DILIGENCIA. La Entidad del Estado

y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de implementar un sistema de prevención, gestión o administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y proliferación de armas o que tengan la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan entre otras finalidades identificar el/los beneficiario(s) final(es), teniendo en cuenta como mínimo los siguientes criterios:

1. Identificar la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal.

2. Identificar el/los beneficiario(s) final(es) y la estructura de titularidad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal, y tomar medidas razonables para verificar la información reportada.

3. Solicitar y obtener información que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato estatal. Cuando la entidad

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2022-01-853077 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES estatal sea la contratante debe obtener la información que permita entender el objeto social del contratista.

4. Realizar una debida diligencia de manera continua del negocio jurídico o el contrato estatal, examinando las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que las transacciones sean consistentes con el conocimiento de la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se realiza el negocio jurídico o el contrato estatal, su actividad comercial, perfil de riesgo y fuente de los fondos.

El obligado a cumplir con el principio de debida diligencia del presente artículo, debe mantener actualizada la información suministrada por la otra parte. PARÁGRAFO 1o. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedición de la presente ley, las autoridades de la rama ejecutiva que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control sobre los sujetos obligados en el presente artículo, definirán las condiciones específicas que deben tener en cuenta sus vigilados o supervisados para adelantar el proceso de debida diligencia. El incumplimiento del principio de debida diligencia y conservación y actualización de la información será sancionado por cada autoridad, atendiendo sus correspondientes regímenes sancionatorios. PARÁGRAFO 2o. La identificación plena de las personas naturales y personas jurídicas a las que hace referencia el artículo 27 de la Ley 1121 del 2006, se cumple con lo descrito en el presente artículo. PARÁGRAFO 3o. Los obligados a cumplir con el presente artículo deben conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante el tiempo que dure el negocio jurídico o el contrato estatal, y al menos durante los cinco (5) años siguientes contados a partir del 1 de enero del año siguiente en que se dé por terminado el negocio jurídico o el contrato estatal o efectuada la transacción ocasional. Cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar o entidad del Estado sea liquidada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos los cinco (5) años siguientes contados a partir del 1 de enero del año siguiente a la

liquidación. PARÁGRAFO 4o. Para efectos de cumplir con lo dispuesto en el presente artículo, las personas naturales, personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tendrán la obligación de suministrar la información que le sea requerida por parte del obligado a cumplir con el presente artículo. 5/5

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2022-01-853077 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES PARÁGRAFO 5o. El incumplimiento de las disposiciones del presente artículo acarreará las sanciones respectivas previstas por cada una de las autoridades que ejerzan funciones de inspección, vigilancia y control para los obligados a cumplirlas.” Adicionalmente, es importante aclarar que solo tienen acceso al RUB las entidades señaladas en el artículo 13 de la Ley 2195 de 2022, por tanto, expedir una certificación indicando el diligenciamiento oportuno de este registro, no permite a la empresa obligada conocer a los beneficiarios finales de su contraparte. Por ello, la alternativa propuesta no es una medida suficiente de debida diligencia, ni se ajusta a la normatividad vigente, en especial el artículo 12 numerales 1 y 2 de la precitada ley. Por último, se recuerda que los receptores de la información tienen obligaciones legales frente a la utilización de la misma y, en esa medida, no podrán hacer uso de ésta para fines distintos a partir de los cuales dicha información les fue suministrada. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta

entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro.