SS - Oficio 115-210913 de 2018

OFICIO 115-210913 DEL 24 DE DICIEMBRE DE 2018

Ref.: LIBROS DE CONTABILIDAD TRAS LA APLICACIÓN DE NIIF

Me refiero al escrito de la referencia, mediante el cual solicita la siguiente información acerca de los libros oficiales:

1. ¿Debo imprimir los libros para una empresa pyme todos bajo 2649 o solo debo imprimir hasta diciembre del 2015 bajo 2649 y a partir de enero del 2016 bajo NIIF?

2. ¿Si cuento con hojas de los libros oficiales que tiene sellos debo usarlas? o puedo imprimir los que me faltan en hojas blancas normales.

3. ¿Los libros que debo imprimir son el libro mayor y balance, Inventario y balance y el libro diario?

4. ¿Si se pudiese imprimir los libros en hoja blanca normal..... Podrían ser impresos en cada lado del papel o solo por un lado?

5. ¿Puedo foliarlos las hojas con un sello, o el folio debe ser de manera impresa con la hoja?”

Previo a dar respuesta debe señalarse que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general y en abstracto, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Sobre este particular y con motivo de la expedición del Decreto Ley Antitrámites 019

trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Sobre este particular y con motivo de la expedición del Decreto Ley Antitrámites 019 de 2012, esta Entidad a través de la Circular Externa 220 -000001 del 6 de marzo de 2012, efectuó una serie de aclaraciones, entre ellas la de seguir imprimiendo los libros contables, o en su defecto, llevar la contabilidad en archivo electrónico, decisiones que compete tomarlas a la administración con la correlativa toma de medidas que garanticen la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información.

En cuanto al primero de los interrogantes planteados es claro que se trata de los ajustes por conversión a las NIIF, aspecto del cual el Consejo Técnico de la Contaduría Pública emitió pronunciamiento a través del oficio 2014 -577 del 22 de diciembre de 2014, en los siguientes términos:

“En relación con el ajuste que debe ser realizado en los libros de contabilidad, este Consejo considera que para mantener el valor probatorio de los libros y cumplir las disposiciones legales vigentes, no es suficiente realizar los procedimiento s de conciliación requeridos por las NIIF. Por lo tanto, se requerirá que los libros de contabilidad que han sido utilizados para elaborar los últimos estados financierospreparados sobre la base local, serán ajustados mediante un comprobante contable que haga equivalente el último estado de situación financiera preparado bajo normas locales con los saldos del estado de situación financiera preparado bajo NIIF, al final del período de transición.

Ahora bien, dado que el valor del patrimonio en los últimos estados financieros sobre la base local difiere del valor del patrimonio sobre la base NIIF, al final del período de

del período de transición.

Ahora bien, dado que el valor del patrimonio en los últimos estados financieros sobre la base local difiere del valor del patrimonio sobre la base NIIF, al final del período de transición, la diferencia resultante deberá ser distribuida entre las utilidades o pérdidas acumuladas (ganancias retenidas) y los resultad os del ejercicio, con el fin de mantener control sobre las ganancias retenidas que podrían ser distribuidas con base en los primeros estados financieros preparados bajo NIIF.

En conclusión, el registro inicial de los libros de contabilidad elaborados sobr e la base NIIF inicia con los saldos de los libros elaborados sobre la base de los principios vigentes (Decreto 2649 de 1993 y otras normas) debidamente ajustados a los valores que resultan de aplicar la base de principios de las NIIF. Se recomienda que es te ajuste se realice con el máximo nivel de detalle, para que la compañía pueda en el futuro hacer seguimiento a la realización de transacciones individuales”.

En cuanto a las preguntas enunciadas en los numerales 2 a 5, se proced e a dar respuesta en el mismo orden, en el entendido que la sociedad tomó la decisión de continuar con los registros en libros físicos.

2. Si aún tienen folios inscritos no utilizados antes de la vigencia del decreto

antitrámites, podrá optar entre:

Usar las hojas disponibles hasta su agotamiento y continuar en hojas blancas normales, o

Anular la totalidad de los folios que quedan con sello del registro mercantil y efectuar los registros en hojas blancas.

3. Como se indicó anteriormente, si la deci sión es seguir imprimiendo los libros oficiales, deberá continuar con los enunciados en su escrito.

efectuar los registros en hojas blancas.

3. Como se indicó anteriormente, si la deci sión es seguir imprimiendo los libros oficiales, deberá continuar con los enunciados en su escrito.

4. Q ueda a elección de la sociedad la utilización del dorso de la hoja para realizar efectuar la impresión de los libros, en tanto que no hay norma que obl igue a efectuar tal práctica, pero tampoco alguna que la prohíba.

5. Al igual que la respuesta anterior, queda a voluntad de la compañía la utilización de sello para numerar consecutivamente los folios o efectuar la prenumeración de las hojas. En todo caso debe darse estricto cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993.

En los anteriores términos se da respuesta a su consulta.