SS - Oficio 220-000032 de 2 de enero de 2008

OFICIO 220-000032 DE 2 DE ENERO DE 2008

ASUNTO: EL DERECHO DE INSPECCIÓN EN SOCIEDADES ANÓNIMAS.

Me refiero a su escrito radicado con el número 2007-01-187861, por medio del cual formula una serie de interrogantes relacionados con el ejercicio del derecho de inspección en sociedades anónimas. Sobre el particular, me permito manifestarle que el Derecho de Petición en la modalidad de consulta que absuelve esta Entidad es de carácter general y por ende no hace relación a casos particulares, por lo tanto, sus inquietudes serán absueltas teniendo en cuenta la doctrina que sobre el derecho de inspección ha emitido esta Superintendencia y en el orden en que fueron planteadas: 1. “¿En caso de que una sociedad anónima sea propietaria del 100% de una sociedad extranjera, ¿se extiende el derecho de inspección a los libros y demás comprobantes exigidos por la ley de tal sociedad extranjera?” En razón a que esta Superintendencia solo cuenta con facultades para emitir conceptos relacionados con temas de su competencia (artículos 25 C.C.A. Y 2º Num. 18 Dec 1080 de 1996), valga decir, asuntos de naturaleza societaria regulados por la ley colombiana, no es factible pronunciarse sobre el contenido y alcance del derecho de inspección de los asociados en legislaciones extranjeras como ocurre en el caso planteado. 2. ¿Tiene derecho el accionista a tomar fotocopias de los documentos que considere necesarios para examinarlos a despacio?” A este respecto, esta Superintendencia en Oficio 220-63283 del 28 de diciembre de 1995, expresó:

"La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera .el derecho allí consagrado...", lo cual no obsta, como también se expuso en la misma oportunidad "....para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan." Conforme con la doctrina transcrita, la que por atender a una misma filosofía es aplicable también en el caso de sociedades anónimas, no resulta viable que un accionista en ejercicio de su derecho de inspección pueda sacar copia de los documentos sobre los cuales adelanta el referido derecho, salvo que los administradores de la compañía autoricen la expedición de las copias. 3. ¨¿Tiene derecho el accionista de hacerse acompañar de un abogado, de un contador público y juramentado y de otros profesionales expertos en el arte contable?.” Sobre las personas que pueden acudir a la sociedad para ejercer el derecho de inspección este Organismo en Oficio 220-28007 del 17 de abril de 2000 manifestó: “En lo que hace a la pregunta donde consulta si el ejercicio de este derecho puede ser

ejercido por una o varias personas, vale decir que, en principio, si bien se reconoce a un solo representante por cada asociado, tampoco hay norma que establezca limitantes al respecto, por lo que nada se opone a que un asociado que vea la necesidad de la concurrencia de más de una persona en razón de su especialidad —v. gr. la presencia suya y la de un abogado, o la de éste y la de un contador— confiera autorización a estos profesionales precisando sus facultades, de suerte que los resultados del examen adelantado le brinden una visión clara y objetiva de los libros y documentos de la empresa, como de la gestión de los administradores, que le permitan intervenir con fundamento en la reunión de la asamblea. Lo anterior no obsta para que los asociados deban someterse a las pautas que en cada sociedad se fijen en orden a permitir el derecho de inspección, pues éste no puede convertirse en un motivo perturbador del orden o funcionamiento de la sociedad, como tampoco en un obstáculo que dificulte el ejercicio de este derecho a los demás asociados.” 4. ¨¿Cuántas horas hábiles corresponden a los 15 días establecidos por la ley?.” Si bien el Código de Comercio al establecer quince días hábiles para el ejercicio del derecho de inspección en las sociedades anónimas no determina un equivalente en términos de horas, es preciso tener en cuenta que dicho derecho solo se adelanta en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad, por ser allí donde reposan los libros y documentos materia de examen. De suerte que los quince días a que se refiere el artículo 447 del Estatuto Mercantil deben ajustarse al horario

habitual en el que se labore en las mencionadas oficinas, pues solo de esta manera se logra obtener un equilibrio entre el derecho de los asociados a inspeccionar los documentos sociales y el derecho de los administradores a desempeñar su labor de forma adecuada. Lo anterior sin que el uso del comentado derecho se convierta en un motivo perturbador del orden o funcionamiento de la sociedad, o en un obstáculo que dificulte el ejercicio del derecho de inspección a los demás accionistas. 5. ¨¿Tiene derecho el accionista a descontar los tiempos que la administración emplee en localizar los documentos solicitados?.” Dentro del catálogo de derechos de los socios que contempla el ordenamiento mercantil no figura el de descontar los tiempos que empleen los administradores en la localización de los documentos solicitados para el ejercicio del derecho de inspección. 6. ¨¿En caso en que la pregunta anterior sea resuelta de manera desfavorable, ¿cuántos días, horas y minutos tiene derecho la administración de demorar la búsqueda de cada documento solicitado?.” El Código de Comercio no consagra derecho alguno que determine con cuanto tiempo cuentan los administradores para localizar los documentos solicitados por los asociados para el ejercicio de su derecho de inspección. No obstante, es claro que es deber de los administradores poner a disposición de los accionistas los documentos, libros y demás comprobantes que señale la ley dentro de los quince días hábiles anteriores a la reunión de asamblea, lo que significa que tal información debe encontrarse disponible al momento en que cualquier asociado acuda a las oficinas de administración de la sociedad (artículo 447 C.Co). En todo caso, y en el

evento en que la administración tenga que ubicar documentos que no hayan sido suministrados, la búsqueda de los mismos debe adelantarse de manera diligente y de tal forma que se garantice un trato equitativo a todos los socios y se les respete el ejercicio de su derecho de inspección (artículo 23 Num. 6º Ley 222 de 1995). 7. ¨¿En el evento de que se (SIC) evidente la insuficiencia del tiempo para examinar adecuadamente los documentos, ¿a qué ayudas técnicas tiene derecho el accionista?, ¿grabadora de sonidos, videograbadora?.”. Por las mismas razones expuestas en el concepto trascrito en la respuesta a su segundo interrogante (Oficio 220-63283 del 28 de diciembre de 1995), se ha de señalar que el uso de ayudas técnicas como grabadoras de sonido o videograbadoras, desborda el alcance del derecho de inspección, por lo que no es viable utilizar tales mecanismos para adelantar el citado derecho, salvo que la administración de la compañía lo permita. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.