SS - Oficio 220-000042

Oficio 202-00042 del 2 de enero de 2008

Asunto: Ley 550 de 1999 - Pagos Laborales.

Me refiero a sus escritos radicados en esta Entidad con los números 2007-01-188357 y 2007-01-192390, mediante los cuales presenta la siguiente consulta: “ Una empresa que esta en concordato o acogida a la Ley 550 de 1990 (sic), ¿por que no puede pagar a sus empleados las horas extras laboradas por nomina? esta acción es aprobada por la superintendencia?, esta bien visto por ustedes que estos pagos que no se pagan por nomina, sino fuera de la misma y que desde el punto de vista de los empleados esto afecta a la hora de liquidar sus prestaciones sociales, es bien, visto que la prima que se debió pagar a los empleados a mitad de año, aun no sea cancelada?, y que además de esto los empleadores estén diciendo que tal vez puedan pagarla a finales de diciembre, pero que la correspondiente al segundo semestre no sea cancelada para estas fechas sino para el otro año. ¿Es verdad que esta lo aprueba la superintendencia de sociedades?, y en que casos es aprobado y en cuales no? “ En orden a dar respuesta a su consulta es necesario realizar las siguientes precisiones: De conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio, es deber de todo comerciante llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. Ahora bien los artículos 123 y 124 del Decreto 2649 de 1993, disponen: “ Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en

ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones” . De la normatividad transcrita se infiere, que todos los pagos y erogaciones que realice el

empresario deben tener el soporte respectivo, los cuales en el caso de las obligaciones laborales, corresponde a la nómina o el comprobante de egreso debidamente suscrito por el trabajador que recibe las remuneraciones. Por lo cual, cualquier pago que se realice sin cumplir lo ordenado en estas disposiciones, es violatorio de la normatividad contable y por ende el representante legal es responsable, de conformidad con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y más precisamente el numeral 2 en el cual le impone el deber de como administrador cumplir y hacer cumplir las leyes. En relación con el pago de las obligaciones laborales en las sociedades que se estén en proceso de reestructuración, Ley 550 de 1990, esta Superintendencia ha expresado: