SS - Oficio 220-000581 de 2016

OFICIO 220-000581 DEL 06 DE ENERO DE 2016

ASUNTO: LIBRO DE ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL – EN MEDIO

FÍSICO O ELECTRÓNICO.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2015-01461043, donde plantea la siguiente consulta: “Según la Cámara de Comercio de Bogotá la empresa debe llevar un libro llamado actas de asamblea general de accionistas y que el ente que vigila estos libros es la Supersociedades. La semana pasada radicamos en la CCB un acta de este libro, pero no se llevó copia y se radico el acta original, CCB no la puede devolver y en cambio solo nos entrega una copia de esta. En el libro, las actas deben ser originales, pero en este caso la original la tiene CCB y queremos saber si en caso de que este libro sea requerido por la Supersociedades la empresa va a tener algún contratiempo o sanción, o simplemente presentando la copia generada por la CCB es suficiente”. Sobre el particular, me permito manifestarle que de conformidad con el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos emitidos en esta instancia expresan una opinión general de la Entidad y en esa medida no tienen carácter vinculante ni comprometen su responsabilidad. Anotado lo anterior, se tiene que al tenor del artículo 189 del Código de Comercio: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá

indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas”. A su vez, el artículo 195 ibídem, dispone que: “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.” El artículo 431 ídem, en la parte pertinente señala que “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal…” Por su parte, el artículo 56 de mismo código, modificado por el artículo 173 del Decreto 0019 de 2012, señala lo siguiente: “(…) “Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional” (El artículo 173 citado, fue reglamentado por el Decreto 0805 del 24 de

abril de 2013). En este orden de ideas se advierte que los libros de actas, bien que se lleven de manera física (impresa) o en medios electrónicos, deben necesariamente registrarse en la Cámara de Comercio. Ahora bien, en el primer caso, las actas deben ser suscritas por las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión, y las copias autorizadas por el secretario o algún representante de la sociedad, serán prueba suficiente de los hechos que consten en ellas y prestan igual merito probatorio que el original; en el segundo caso, habrá de estarse a los parámetros señalados en el Decreto 0805 de 2013, resaltando que lo importante es que se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad Finalmente, es preciso anotar que en todo caso “el diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia” (artículo 2, inciso 3 del Decreto 0805), sin que esta Superintendencia tenga entre sus funciones, ninguna referida a la custodia o vigilancia propiamente dicha de los libros que llevan las sociedades. En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del C.C.A. sustituido por la Ley 1755 de 2015.