SS - Oficio 220-005621

220-005621, 10 de febrero de 2005

Ref.: Vencido el término de 5 años, el liquidador puede destruir los libros y documentos de la compañía.

Consulta, si finalizado el término de los cinco (5) años de que trata el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, para la guarda de los libros y papeles de la sociedad por parte del liquidador, ".... se puede proceder a su destrucción sin tener que acudir a cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta?. En resumen una destrucción total?". Sobre el particular me permito manifestarle que en razón a que el asunto en comento ha sido objeto de múltiples pronunciamientos, algunos de los cuales están publicados en los Libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables, para su información le transcribo apartes del Oficio 220-45735 del 30 de julio del 2000 que resuelve una consulta relacionada con la conservación de documentos de sociedades en proceso de liquidación obligatoria, cuyo texto en su integridad podrá ser consultado en la página de Internet de esta Entidad: Asunto: Conservación de documentos (....) Debemos partir de la previsión legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que en forma genérica y categórica señala que los libros y papeles del comerciante, deben ser conservados cuando menos por diez (10) años, período éste que se cuenta desde el cierre de los libros o desde la fecha del último asiento, documento o comprobante. Así también y de acuerdo con la mencionada norma, sólo después de transcurrido dicho período tales libros y papeles pueden ser destruidos, pero a condición de que por cualquier medio técnico adecuado se garantice la

reproducción exacta de los mismos y que ante la Cámara de Comercio donde hubieren sido registrados se verifique la exactitud de la reproducción de la copia, debiéndose levantar un acta de tal hecho, firmada por el secretario de la Cámara, en la cual se anoten los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. En relación con la conservación y destrucción de los libros, el artículo 134 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, dispone: "Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro, de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en las normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurrido diez (10) años. El Liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. (Se subraya). Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos".

(....) 6. - La Ley 527 del 18 de agosto de 1999, "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del Comercio Electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones", en su artículo 12 atinente a la conservación de los Mensajes de Datos, dispone que siempre que se cumplan los requisitos contemplados en él, los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta (Mensaje de Datos). 7. – Dentro de las normas relativas al trámite de la Liquidación Obligatoria que se encuentran contenidas en la Ley 222 de 1995, no se hace referencia a la conservación de los libros y documentos del comerciante, por lo cual debe recurrirse, por aplicación analógica, a lo que sobre el particular se encuentre previsto en el régimen general concerniente a la liquidación privada. En dicho régimen como anotamos, el artículo 134 del Decreto 2649, al referirse a la conservación de los documentos que nos ocupan, para el caso de la liquidación privada, consagra el término de cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, hoy en día a partir de la protocolización de la citada cuenta, es decir, desde el momento en que queda extinguido el ente jurídico correspondiente (Doctrinas Contables

1997. Superintendencia de Sociedades, página 95).

En la Liquidación Obligatoria, la extinción del ente respectivo se da cuando la Superintendencia de Sociedades, mediante una providencia declare terminado el trámite y ordene el archivo del expediente y se inscriba la misma en el registro mercantil (artículo 199 de la citada ley). Es desde este momento cuando se cuenta el término de los

cinco ( 5) años a que hace mención el citado artículo 134. (....) COROLARIO En este orden de ideas y teniendo en cuenta los diferentes pronunciamientos y disposiciones mencionadas, es dable concluir que independientemente de la situación en que se encuentre el ente económico, incluyendo una liquidación obligatoria, como es el caso objeto de consulta, las normas legales no son lo suficientemente claras en lo atinente a los libros y papeles de contabilidad que deben ser conservados durante los periodos establecidos (5, 10 o 20 años), ni existe actualmente una ley que así lo establezca, lo que no obsta para que esta Superintendencia, enmarcada dentro de los parámetros fijados sobre el particular y realizando un ejercicio interpretativo, en aras de facilitar la labor que le corresponde adelantar a las personas encargadas de la recopilación y conservación de documentos, de manera enunciativa mas no taxativa, señale libros y documentos que considera indispensables de llevar, sin perjuicio de que se tengan otros o se sustituyan algunos de ellos (....)". De los argumentos y consideraciones planteadas en el referido concepto, inferimos que los libros y papeles de la sociedad en liquidación si bien deben conservarse por cinco (5) años después de extinguido el ente jurídico, es decir, a partir de la fecha en que quede protocolizada la cuenta final de liquidación (Art. 247 C. de Co.), es dable concluir que vencido dicho el término los mismos pueden ser destruidos, sin que exista obligación alguna para el liquidador de garantizar su reproducción exacta transcurrido ese lapso. Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, le sugerimos consultar la página de Internet de la

Entidad (www.supersociedades.gov.co). En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.