SS - Oficio 220-008007 de 2011

OFICIO 220-008007 DEL 18 DE ENERO DE 2011

ASUNTO: CONVOCATORIA REUNIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Para los fines de la consulta que tuvo a bien elevar ante la Superintendencia de Industria y Comercio y que esa entidad dio en traslado a este Despacho a través de oficio radicado bajo No. 2010-01-319466, me permito a continuación efectuar las consideraciones jurídicas que dan respuesta a la inquietud que le asiste en torno a la posibilidad de citar a las reuniones de la junta de socios por correo electrónico.

Así, en primer lugar dispone el artículo 110, ordinal 7º) del Código de Comercio, que en los estatutos se debe establecer "La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias, y la manera de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos de su competencia" En concordancia con el anterior, el artículo 181 ibidem dispone que "Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos." "Se reunirán también en forma extraordinaria cuando sean convocados por los administradores, por el revisor fiscal o por la entidad oficial que ejerza control permanente sobre la sociedad, en su caso." El artículo 182 ibidem, establece que "En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los cuales se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la

convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado." Sentadas las bases para integrar el máximo órgano social, ratifica el legislador en el artículo 186 del código de Comercio el carácter perentorio de tales requisitos al señalar: "Las reuniones se realizarán en el lugar del domicilio social, con sujeción a lo prescrito en las leyes y en los estatutos en cuanto a convocación y quórum." Por último el artículo 423 ibídem prescribe que toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. En este orden de ideas y partiendo de la base de que el fin primordial de toda convocatoria es permitir que los asociados de la compañía, tengan la posibilidad de concurrir a las reuniones del máximo órgano social, debe tenerse en cuenta que el cumplimiento de ese propósito está supeditado a la verificación de unos requisitos legales se sintetizan así: a. Que la citación sea realizada por las personas debidamente facultadas para ello, como son los administradores, el revisor fiscal o la entidad que ejerza control sobre la sociedad. b. Que la convocatoria se efectúe por el medio pactado en los estatutos sociales, y en silencio de ellos a través de la publicación que al efecto se efectúe en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la compañía, en el cual se indicará la fecha de la misma, la hora, el lugar y los temas a considerar, siempre y cuando que la reunión sea extraordinaria.

c. Que el aviso se realice con la antelación prevista en los estatutos, atendiendo en todo caso que en tratándose de sociedad por acciones, debe hacerse cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación, si en la reunión se van a considerar los estados financieros de fin de ejercicio; en caso contrario, basta la antelación de cinco (5) días comunes. Consecuente con lo anterior es claro para este Despacho que es viable la citación para las reuniones del máximo órgano social por cualquier medio virtual o físico, que garantice que todos los destinatarios conozcan oportunamente su contenido, como sería el correo electrónico, siempre que así esté previsto de manera expresa en los estatutos de la sociedad respectiva y, que desde luego sean atendidos los demás requisitos estatutarios y legales mencionados, en cuyo caso el acto estaría llamado a producir plenos efectos. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su solicitud, no sin antes manifestar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.