SS - Oficio 220-008360

220-008360, 05 de marzo de 2004

Ref: Obligación de firmar el balance por parte del representante legal en la empresa unipersonal.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2004-01-013032, mediante la cual manifiesta que una empresa unipersonal presentó propuesta para ser incluida en el Registro Único de proponentes de Señal Colombia, Canal del Instituto Nacional de Radio y Televisión, pero que por Resolución del 31 de diciembre del mismo año se dio respuesta desfavorable a la propuesta, por faltar un requisito consistente en que los balances no están firmados por el Representante Legal de la empresa. Por lo tanto, consulta si el representante legal, único socio y propietario de la empresa, está obligado a firmar los balances de la empresa unipersonal. Al respecto, conforme a las normas legales que a continuación se transcriben, el interrogante por usted planteado debe resolverse en forma afirmativa, lo que equivale a decir que en efecto, los estados financieros de las empresas unipersonales deben ser certificados por el representante legal de la compañía y por un contador público. Artículo 80 de la ley 222 de 1995, dispone: "En lo no previsto en la presente ley, se aplicarán a la empresa unipersonal en cuanto sean compatibles, las disposiciones relativas a las sociedades comerciales y, en especial, las que regulan la sociedad de responsabilidad limitada..." En este sentido, dispone el artículo 34 ibidem, que las sociedades comerciales al final de cada ejercicio y por lo menos una vez al año el 31 de diciembre, deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Por su parte, el artículo 36 ibídem, señala lo siguiente: "El representante legal y el contador público bajo cuya

responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros." Finalmente, es preciso aclarar que una cosa es la firma de los estados financieros y otra la aprobación de los mismos. En que se refiere a la aprobación de los mismos, la Superintendencia de Sociedades en oficio 220-16368 del 21 de marzo de 1997, expresó lo siguiente: "la expresa prohibición a los administradores de votar los balances y cuentas de fin de ejercicio, se aplica absteniéndose el representante legal y los miembros de la junta directiva, en caso de que sean socios, de votar en la asamblea general de accionistas, al momento de ser sometidos a consideración los estados financieros de fin de ejercicio; en consecuencia haciendo abstracción del quórum deliberativo, la mayoría decisoria para el efecto se establecerá descontando previamente las acciones que posean las personas que están impedidas para votar. Es de destacar que la prohibición en mención tiene carácter imperativo y por lo tanto se aplica independientemente de cualquier consideración en cuanto a la naturaleza del tipo societario." En los anteriores términos, esperamos haber atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.