SS - Oficio 220-010342 de 2012

OFICIO 220-010342 DEL 14 DE FEBRERO DE 2012

ASUNTO: OBLIGACIONES DE LAS SOCIEDADES VIGILADAS FRENTE A

ESTA ENTIDAD.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual solicita información sobre el trámite y los requisitos que se exigen para registrar una nueva sociedad, pese a que informa que la sociedad se constituyó y registró en la Cámara de Comercio de esta ciudad. Agrega que la sociedad, al cierre del año fue capitalizada y cuenta con activos y capital superiores a los 18 mil millones de pesos, por lo que a fin de cumplir con lo estipulado en el Decreto 4350 de 2006, pregunta “1) En qué momento debemos informar de esta situación a la Supersociedades; 2) De qué manera debemos comunicar a la supersociedades de dicha situación; 3) fuera de los estados financieros aprobados por la Junta Directiva, el certificado de existencia y representación legal, la escritura de constitución y sus reformas y la composición de capital; debemos anexar algún otro documento y 4) Qué otra formalidad debemos tener en cuenta para ser vigilados a partir del año entrante (2012) por la Supersociedades?” Para responder las preguntas formuladas, es preciso el texto del artículo 1º del Cit. Dcto., allí claramente se expresa: “Quedarán sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando no estén sujetas a la vigilancia de otra Superintendencia, las sociedades mercantiles y las empresas unipersonales que a 31 de diciembre de 2006, o al cierre de los ejercicios sociales posteriores, registren:

a) Un total de activos incluidos los ajustes integrales por inflación, superior al equivalente a treinta mil (30.000) salarios mínimos legales mensuales; (….) Parágrafo. Para los efectos previstos en este artículo, los salarios mínimos legales mensuales se liquidarán con el valor vigente al 1° de enero siguiente a la fecha de corte del correspondiente ejercicio. La vigilancia en este evento, iniciará el primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel al cual corresponda el respectivo cierre contable. Cuando los montos señalados se reduzcan por debajo del umbral establecido en este artículo, la vigilancia cesará a partir del primer día hábil del mes de abril del año siguiente a aquel en que la disminución se registre”. (Destacados fuera de texto). De la perceptiva expuesta queda en claro los supuestos para determinar de una sociedad comercial o empresa unipersonal si se encuentra vigilada por esta Entidad: - En primer lugar, que no se encuentre vigilada por otra Superintendencia; - Que, a fin de ejercicio contable, a 31 de diciembre registre activos, incluidos los ajustes integrales por inflación, iguales o superiores a 30 mil SMLM. - El valor del SMLM, será el vigente al 1ro de enero del año siguiente al corte de fin de ejercicio. En ese orden de ideas, si los activos son iguales o superiores al monto indicado, la sociedad queda vigilada a partir del primer día hábil del mes de abril, caso en el cual su representante legal de la misma, deberá remitir: - Copia de la escritura o documento de constitución y demás reformas introducidas al mismo;

• Copia de acta correspondiente a la reunión del máximo órgano social donde conste la aprobación del balance general cortado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. - Copia de los estados financieros de fin de ejercicio, junto con las notas, en que se verifique la causal de vigilancia invocada, debidamente certificados y/o dictaminado, según el caso, y - Certificado de Cámara de Comercio sobre existencia y representación legal de la compañía.

Sumado a lo antes indicado, verificada la existencia de la causal de vigilancia, la sociedad deberá obtener autorización previa de este Despacho para solemnizar las siguientes reformas: fusión y/o escisión (Núm. 7º del artículo 84 de la citada Ley 222); disminución del capital social cuando la operación implique un efectivo reembolso de aportes (Núm. 7 Art. 86 Ib. modificado por el Art. 151 DecLey 0019 de 2012). Además, deberá obtener autorización para la emisión de bonos y la colocación de acciones con dividendo preferencial y sin derecho a voto (Núms. 2 y 9 del Art. 84 Ibídem). Así mismo y durante el tiempo que permanezca vigilada, deberá enviar la información financiera de fin de ejercicio acompañada del dictamen del revisor fiscal, las notas a los estados financieros, el informe de gestión y el proyecto de distribución de utilidades, si a ello hubiere lugar. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.