SS - Oficio 220-010757 de 2011

OFICIO 220-010757 DEL 31 DE ENERO DE 2011

ASUNTO: Tratamiento contable de las inconsistencias en una sociedad en extinción de dominio.

Me refiero a su escrito enviado inicialmente en la Junta Central de Contadores y remitido a esta Entidad el 13 de diciembre de 2010 radicado con el número 201001-341257, mediante el cual luego de informar el estado en que encontraron el software contable de la empresa AGROPESQUERA INDUSTRIAL BAHÍA CUPICA LTDA., en proceso de extinción de dominio, frente a la realidad física de los activos y acreditación de pasivos, consulta lo siguiente:

1. Cuándo un ente económico es objeto de extinción de dominio, bajo el supuesto de que alguna de las actividades que realiza, o las fuentes de financiación que usa, son presumiblemente de carácter ilícito, ¿puede dársele continuidad a la contabilidad con la que contaba al momento de la toma de la Fiscalía General de la Nación? O ¿deben ajustarse las cifras de la información financiera para que refleje el inventario con el que se da inicio al proceso de extinción?

Atendiendo las disposiciones legales consagradas en el Código de Comercio y Decreto 2649 de 1993, según las cuales la contabilidad de un ente económico debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, lo procedente en el caso de encontrarse inconsistencias, es realizar los ajustes para que la información financiera refleje la realidad. En cuanto a la continuidad de los registros en el software que tiene la compañía, el Despacho considera que puede seguir utilizándose siempre y cuando cumpla con los

requerimientos tanto de la contabilidad como de las necesidades gerenciales. Ahora bien, en el evento de contemplarse un cambio del programa contable, la decisión compete tomarla al Depositario y al Contador, y en todo caso, la información debe migrarse al nuevo sistema, para que no se pierda la historia de las transacciones, que como se indicó anteriormente, debe ser sujeta de ajustes y correcciones con el fin de que la información cumpla con los objetivos y cualidades previstas en el ordenamiento contable. 2. ¿Los Depositarios y Contadores de sociedades en la aludida situación, deben o pueden certificar los estados financieros de períodos anteriores a la intervención por parte de la Fiscalía? Al respecto es preciso traer a colación el alcance de la certificación de los estados financieros, la cual de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros. Si bien usualmente la aludida certificación es emitida por quienes han desempeñado sus funciones en el mismo período, también lo es que cuando sean requeridos por autoridad competetente estados financieros de ejercicios anteriores, los depositarios y los contadores deben acompañarlos de la respectiva certificación, para lo cual ante la responsabilidad que lleva implícita, deberán efectuar las aclaraciones del caso y precisar el alcance de la misma. De igual manera, cuando se advirtieren errores e inconsistencias contables en la preparación y elaboración de los estados financieros de último ejercicio o de períodos anteriores, de inmediato deben ordenarse las correcciones a que haya lugar, puesto que

un actuar omisivo de los administradores, contador y/o del revisor fiscal, sería violatorio de la ley y los estatutos, si se tiene en cuenta que una de las funciones asignadas es precisamente velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias.

3. Cuando se llevan a cabo procesos de extinción, es usual que los activos reflejados en los libros, no correspondan en su totalidad a los verificados físicamente y documentalmente, porque algunos son destruidos, trasladados, ocultos entre otros, como en el caso de la sociedad que consulta donde existieron diferencias notables en inventario de camarones y pescados e insumos para su procesamiento, en inversiones y contratos de compraventa en el exterior, que aún se encuentran en proceso de verificación, de donde surge la inquietud sobre las revelaciones de los estados financieros de que trata el Decreto 2649 de 1993. ¿Deben ser tratados en cuentas de orden y castigados de las cuentas reales? O ¿deben mantenerse en la contabilidad hasta tanto no se surta la investigación por parte del ente competente, en este caso al Fiscalía. En caso de ser depurados deben ajustarse contra el patrimonio de la sociedad y a quien le corresponde hacerlo, quien debería autorizar hacerlo así?

Como se señaló anteriormente, la contabilidad debe reflejar en todo momento la verdadera situación, de suerte que ante las inconsistencias encontradas en la sociedad, lo ordenado por los principios y normas de contabilidad para los entes económicos, independientemente de la situación en que se encuentren, es efectuar los ajustes del caso, de forma tal que los activos concuerden con los que físicamente existen, y los pasivos correspondan a lo

realmente adeudado por el ente. Al respecto es preciso traer a colación los dispuesto en el artículo 58 del Decreto 2649 de 1993, según el cual “Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente”. Tales ajustes deben realizarse contra las cuentas de resultados con su consecuente efecto en el patrimonio, depuración que le compete al Contador, de lo cual debe estar enterado el depositario, al igual el revisor fiscal en cumplimiento de sus deberes. Ahora bien, como quiera que los hechos son materia de investigación por parte de la Fiscalía General de la Nación, lo recomendable es llevar el control de los ajustes a la información contable en cuentas de orden (artículo 45 Decreto 2649 de 1993). De igual manera, hacer las revelaciones a través de las notas a los estados financieros, así como dejar documentado el análisis de la información, y elaboración de actas donde se den de baja los inventarios inexistentes. 4. ¿Puede asimilarse al proceso de extinción de dominio en materia contable a lo estipulado por el Decreto 2649 de 1993 en su artículo 135 sobre pérdida y reconstrucción de libros?. El proceso de extinción de dominio en materia contable no puede asimilarse a lo estipulado en el artículo 135 del Decreto 2649 de 1993, toda vez que el mismo trata de la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles que debe ser denunciada ante las autoridades competentes, en tanto que en el caso objeto de estudio se trata de una

contabilidad con inconsistencias que debe ser corregida, para lo cual es preciso adelantar una labor de análisis de cuentas, confrontación física y confirmaciones de saldos de deudores y acreedores. 5. ¿Si realizan ajustes y o depuraciones sobre los activos de la empresa se afecta el patrimonio vía resultados con pérdidas que superen el 50% del capital, es evocable la causal de liquidación contemplada en el artículo 370 del Código de Comercio?. Como advierte, la realización de ajustes y depuraciones a la información contable, puede ocasionar que las pérdidas reduzcan el patrimonio neto por debajo del 50% del capital suscrito, colocándola en la causal de disolución de que trata el artículo 370 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 151 ibídem, y en estas condiciones la Dirección Nacional de Estupefacientes, en representación y vocera de la totalidad de los derechos sociales, a la vez administradora del Fondo de Rehabilitación, titular tanto de los derechos sociales como de los bienes que integraban los activos de la compañía, es quien debe adoptar la decisión de extinguir la personalidad jurídica objeto de un proceso de extinción de dominio, observando para el efecto el procedimiento que para tales fines contempla el Código de Comercio para las sociedades comerciales .

6. Ante la duda sobre el proceder contable con las cuentas de balance, surge el interrogante sobre ¿Qué tipo de información financiera puede enviarse ante la Superintendencia de Sociedades sin incurrir en falsedad?

Al haberse resuelto los interrogantes sobre el procedimiento a seguir para corregir y subsanar las inconsistencias en la información contable, es claro que a esta Entidad deben remitirse los estados financieros que reflejen la verdadera situación de la compañía.