SS - Oficio 220-011668

220-011668 del 06 de Marzo de 2006

Ref.: Procedimiento para proceder a la liquidación de una sociedad, a efecto de cumplir orden judicial.

Aviso recibo de su escrito radicado en esta Entidad con el No. 2003-01-006161, mediante el cual consulta “ el procedimiento y mecanismo de liquidación de una sociedad en comandita a efectos de cumplir orden judicial impartida por el Juez Dieciséis de Familia” , para lo cual remite copia del fallo proferido. En razón a que el Juez de conocimiento le otorgó la administración exclusiva de los bienes de la sociedad y lo designó liquidador de la misma, formula las presentes preguntas:

1. El mecanismo y procedimiento para proceder a la liquidación de la mencionada sociedad.

2. Cómo debe proceder para efectos contables, en razón a que la sociedad nunca llevó contabilidad, ni existen soportes contables, ni hay certeza de las obligaciones a cargo de la compañía frente a la DIAN

3. Cómo debe proceder para cubrir los pasivos externos a cargo de la sociedad.

4. Cómo debe actuar para establecer el finiquito de las cuentas de la misma.

5. Se le indique si con recursos propios puede proceder a cancelar los pasivos de la sociedad, informa que sería con carácter de donación al menor socio comanditario (quien es su hijo), para efectos de impedir la subasta de los activos de la sociedad, que en realidad constituyen el patrimonio de éste.

Pone de presente y relaciona algunos hechos que fueron extractados de la sentencia proferida, en la que se lee, entre otros asuntos, que la sociedad nunca desarrollo el objeto social, no ha tenido libros contables, soportes de

contabilidad y el revisor fiscal nunca cumplió las funciones, ignorándose su paradero, lo mismo que el de la socia gestora removida del cargo por el Juez de Familia. Sobre el particular, a efecto de dar respuesta a los interrogantes planteados, debe tenerse en cuenta lo siguiente: A fin de dilucidar el punto relacionado con el proceso liquidatorio, es pertinente anotar que a partir del artículo 225 del Código de Comercio, está regulado su trámite. Se destaca lo señalado en el artículo 232 ibídem, sobre la información a los acreedores sociales del estado de liquidación de la compañía “ mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar de domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad” , a fin de que se hagan parte dentro del proceso, en la forma y para los fines señalados en el artículo 234 y 235 del C. de Co. Por su parte, el artículo 238 Ib., entre otras normas, señala las funciones que de manera general corresponden al liquidador, de lo que se infiere que la finalidad del proceso liquidatorio es la realización de los activos para cubrir el pasivo externo de la compañía, en el orden preestablecido en el inventario del patrimonio social, documento en el que se determina no solo el monto de los activos y el total del pasivo, sino los acreedores, debidamente identificados, monto adeudado, cuantía y clase de crédito, de conformidad con la prelación y preferencia de que tratan los artículos 2495 al 2509 del Código Civil (Arts. 237 y 242 del ordenamiento citado). Aunque la regla principal es la realización de los activos, nada se opone para que el liquidador, en este caso padre

del socio comanditario, cancele las obligaciones a cargo de la compañía que liquida y se exonere a la sociedad de toda responsabilidad –Art. 240 Legislación Mercantil-, es decir, puede convenir con los acreedores de la sociedad la forma para extinguir las obligaciones de acuerdo con lo previsto en la legislación civil (artículo 1625 y siguientes del Código Civil). Para efectos de la información contable, de acuerdo con los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, contenidos en el Decreto 2649 de 1993, el artículo 19 sobre los estados financieros, señala que la preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente -en este caso el liquidador conforme lo dispone el artículo 22 de la Ley 222 de 1995-, medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Por su parte, el artículo 135 del mencionado decreto, señala el procedimiento a seguir en caso de perdida de los libros y es necesaria la reconstrucción de la información financiera, que aunque no es el caso que nos ocupa, puesto que como usted lo indica, nunca se llevó la contabilidad, es necesaria su conformación que bien puede ser con base en documentos como escrituras, certificaciones, informes de terceros y los demás que se consideren pertinentes (a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros), para que se proceda a elaborar el balance inicial (artículo 25 ídem), y luego a conformar la contabilidad por cada uno de los meses y años, a fin de actualizarla teniendo en cuenta que los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo. Una vez actualizada la contabilidad y establecido el inventario del ente económico, como lo exige la norma arriba

mencionada, deberá preparar el estado de liquidación que consiste en un estado financiero que debe presentar el ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos. En resumen, como la sociedad no desarrollo el objeto social, con el aviso del estado de liquidación, al hacerse presentes los posibles acreedores, como liquidador deberá solicitarles la presentación de los documentos que acreditan la existencia de las obligaciones a cargo de la sociedad, información que será de mucha utilidad para elaborar el inventario y reconstruir la contabilidad de la compañía, la que sin duda alguna le permitirá determinar el total del pasivo, los acreedores, los montos adeudados y clase de crédito, que se cancelaran con la prelación y preferencia de que trata la legislación Civil Con relación a las posibles obligaciones frente a la DIAN, se le sugiere acercarse a esa Dirección para determinar el monto correspondiente. Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos o Contables publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que el presente pronunciamiento fue resuelto dentro de los plazos y que los efectos son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.