SS - Oficio 220-016514 de 2015

OFICIO 220-016514 DEL 18 DE FEBRERO DE 2015

ASUNTO: LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES NO ES COMPETENTE

PARA VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES

RELACIONADAS CON EL SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS.

Aviso recibo de su escrito enviado a través de la página web de esta entidad y radicado con el número de la referencia, mediante el cual solicita información acerca de si las sociedades vigiladas por esta Superintendencia, deben cumplir con lo dispuesto en la Ley General de Archivo – Ley 594 de 2000 y el Decreto reglamentario 2609 de 2012. Sobre el particular me permito manifestarle, que las funciones de inspección, vigilancia y control que el ordenamiento jurídico asigna a la Superintendencia de Sociedades, conforme lo disponen los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, no es otro que el de velar porque las compañías vigiladas se ajusten a su actividad a las normas jurídicas que la gobiernan ─constitucionales, legales y reglamentarias─, así como a los estatutos del propio ente social; las facultades de supervisión de la Superintendencia de Sociedades se circunscriben a las sociedades comerciales y empresas unipersonales no vigiladas por otras superintendencias. En consecuencia, no es función de esta Entidad, vigilar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el sistema general de archivos, establecidas en la Ley 594 de 2000 y el Decreto Reglamentario 2609 de 2012, dicha función le fue asignada al Archivo General a través de la Ley 594 de 2000, así:

“ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado. ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8 de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones. ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se

adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.”. En estos términos su solicitud ha sido atendida, advirtiendo no obstante que los alcances del concepto expresado se sujetan a las reglas que el artículo 25 del C.C.A.