SS - Oficio 220-016837

220-016837, abril 19 de 2004

Ref.: Radicación 2004-01-020990. Aplicación del artículo 185 del Código de Comercio cuando algunos socios de una sociedad son trabajadores de la misma.

Me refiero a su escrito en referencia a través del cual expone unos hechos y formula una consulta en los siguientes términos: "La situación de la sociedad es la siguiente: Esta sociedad está conformada por Ocho (8) socios de los cuales, cinco (5) trabajan en la sociedad, siendo uno de ellos el Representante Legal, otro subgerente, un tesorero, un gerente de ventas y por último el encargado de la facturación y cartera. Todos ellos representan el 55.75 % de las cuotas partes de interés social (sic) de la compañía. Tres (3) socios adicionales, no intervienen en ninguna actividad laboral en la compañía; ellos representan el 44.25%. Dado lo anterior y de conformidad con el Art. 185 que establece que solo podrán aprobar los estados financieros aquellos socios que no intervienen en la administración de la compañía se pregunta: 1. El quórum decisorio será el 44.25% 2. Cuál es el procedimiento que se debe seguir para establecer la mayoría absoluta del quórum planteado en el punto anterior. 3. En caso que esa mayoría absoluta no aprueben los estados financieros cuál es el procedimiento a seguir, para obtener su aprobación, si se tiene en cuenta que los estados financieros son certificados por el representante legal, contador y revisor fiscal. 4. La no aprobación de los estados financieros descalifica de una u otra forma el dictamen del revisor fiscal. 5. En mi calidad de revisor fiscal una vez se presente la situación adversa sobre los estados financieros cuál

es el procedimiento a seguir. Ej. Dar cuenta de este resultado a la DIAN y otras autoridades reguladores o de control. 6. En la constitución de la sociedad se estipuló el 70% para la aprobación de estados financieros, situación que no cumpliría porque estaría en manos del 44.25%. 7. Revisando las actas de años anteriores se verificó que no se han aprobado estados financieros durante los últimos dos años por diversas razones, cuál debería ser el tratamiento para efectos legales y contables. 8. Si en los estatutos de la compañía aparece un porcentaje superior al que determina la ley de la mitad más uno cuál prima para la aprobación de estados financieros. " Al respecto y a fin de abordar el tema, es conveniente iniciar nuestro análisis haciendo mención al artículo 185 del Código de Comercio, que establece lo siguiente: "Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. "Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la liquidación." La norma en cuestión establece una prohibición general para representar acciones ajenas, sustituir poderes y votar estados financieros, a las personas allí enumeradas, entre los cuales se hallan, los empleados de la sociedad, caso en el cual, no hace excepción de ninguna clase respecto a dicha cualidad. Conforme a lo anterior, en las reuniones del máximo órgano social, en materia de mayoría decisoria para la aprobación o desaprobación de estados financieros, únicamente estarán habilitados para integrarla, aquéllos

respecto de los cuales no se predique ninguna de las circunstancias consideradas por el legislador como impedimento a tal fin. Así las cosas, procedemos a absolver su cuestionario en el mismo orden en que se encuentra planteado, como sigue. 1. La mayoría decisoria para aprobar los estados financieros será la que resulte de sustraer las acciones o cuotas, según fuere el caso, que pertenezcan a administradores, representante legal o trabajadores de la sociedad. 2. A su turno, la mayoría absoluta sigue la regla general que la equipara a la mitad más uno de las acciones o cuotas, en este caso, de las que correspondan a quienes conforme al artículo 185 ibidem, pueden votar los estados financieros. 3. Si hecho el escrutinio no se obtiene la mayoría prevista para la aprobación de los estados financieros, los asociados o accionistas deberán solicitar las aclaraciones y/o correcciones del caso, a fin de que por parte de los administradores sean tomadas las medidas a que hubiera lugar, y, con el lleno de requisitos legales y estatutarios nuevamente sean puestos a consideración de los asociados. De ninguna manera, el hecho de que los estados financieros estén dictaminados o certificados, priva a los asociados del derecho de aprobar o desaprobar las cuentas de fin de ejercicio. 4. La no aprobación de los estados financieros, no implica necesariamente una descalificación de la labor del revisor fiscal, en cada caso habría que determinar los motivos de inconformidad a fin de establecer si hubo o no en acciones u omisiones atribuibles a la revisoría fiscal. 5. El revisor fiscal debe ordenar las correcciones a que hubiere lugar y velar porque ellas se hagan dentro de

los plazos que permitan a la sociedad cumplir con sus obligaciones legales y estatutarias; y en todo caso, si hubiere hechos que impliquen el conocimiento de los entes de inspección, vigilancia o control y /o, que bordeen los límites de la justicia ordinaria, deberá correr traslado inmediato de los mismos a quien corresponda. 6. Acerca de la inquietud de que se ocupa este punto, sírvase tener en cuenta la respuesta al numeral 1) 7. Para la aprobación de los estados financieros correspondientes a ejercicios respecto de los cuales no se ha dado cumplimiento a este requisito, deberá procederse conforme a lo anotado en los numerales 3) y 5) que anteceden, teniendo en cuenta que en materia contable los errores deben corregirse conforme lo dispone el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993. 8. Tratándose de sociedad de responsabilidad limitada, la ley dispone que las decisiones deben tomarse con el voto de un número plural de asociados que represente por lo menos la mayoría absoluta de las cuotas, sin perjuicio de que se pacte un quórum superior, lo cual hace suponer que acogida en los estatutos esta última opción, debe darse cumplimiento a ella toda vez que mientras las cláusulas estatutarias no sean contrarias a derecho constituyen ley para las partes.