SS - Oficio 220-019298

Oficio 220-019298 Febrero 4 de 2008

ASUNTO: Juntas directivasReglas aplicables a sus reuniones.

Me refiero a su comunicación radicada bajo el número 2007-01-196934, mediante la cual formula las siguientes inquietudes: En las reuniones ordinarias de junta directiva hay algún procedimiento que se tiene que seguir para que se lleve a cabo? Si uno de los miembros quiere, por ejemplo leer el acta de la reunión anterior, esto se tiene que hacer? Es decir sería obligatorio hacerlo si uno de ellos lo desea?. También existe la reunión universal para las reuniones de junta directiva? Se puede pedir a un representante de la Superintendencia que asista a la reunión? Que pasa si no se aprueban los estados financieros por todos los miembros de la junta directiva? Existe alguna norma sobre el término que se debe dar para que los miembros de la junta firmen el acta de reunión? Sobre la asamblea de accionistas: en una reunión extraordinaria ( en este caso reunión de la asamblea de accionistas) donde se encuentren TODOS los socios, es posible hablar de otros temas que no se hayan presentado en la convocatoria? O Toca ceñirse a los temas que estaban en la convocatoria.? Al respecto, me permito manifestarle que las reglas aplicables a las juntas directivas están contenidas en la Sección ll, del libro segundo del Código de Comercio, artículos 434 y siguientes. En torno al primer interrogante, es preciso tener en cuenta que el procedimiento es el contenido en el artículo 437, inciso segundo ibídem, que al respecto dispone: “ La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por

dos de sus miembros que actúen como principales.” En consecuencia, sin perjuicio de la posibilidad que tiene la junta directiva de reunirse cuando todos sus miembros estén en posibilidad de deliberar y decidir (Ley 222 de 1995, en los artículos 19 y 20), las personas llamadas a convocar éste órgano de administración, son las mencionadas por el citado artículo 437 del Código de comercio. El segundo y el quinto interrogantes, tienen estrecha relación con el quórum y las mayorías, previstas en los estatutos o en su defecto en la ley, para las decisiones de junta directiva. Por lo tanto, si el tema a tratar es el de someter a la consideración de los miembros de la junta directiva el acta de la reunión anterior, a juicio de esta Oficina, este asunto debe someterse a la consideración de los miembros de la junta presentes en la reunión y la decisión se adoptará por la mayoría estatutaria o legal requerida (artículo 437, inciso primero, idem.). Para responder el tercer interrogante, en opinión de esta Oficina, es claro que los presupuestos de la reunión universal que se predica del máximo órgano social de una compañía, también son aplicables a las reuniones de junta directiva, en la medida en que se reúnan todos los miembros del cuerpo colegiado para deliberar y decidir. La respuesta al cuarto interrogante es negativa en la medida en que no existe la facultad asignada a la Superintendencia de Sociedades para enviar un delegado a las sesiones de la junta directiva de una sociedad. En relación con el sexto interrogante, atinente a la elaboración de las actas de junta directiva de una compañía, la Superintendencia de Sociedades, mediante Oficio 22037917 del 9 de junio de 2003, señaló lo siguiente: “ En relación con el asunto que motiva su consulta, es pertinente manifestarle que el legislador en materia mercantil no se ocupó de regular el tema de la elaboración de actas de la junta directiva. Pese a ello, del análisis de la normativa que reglamenta la elaboración de las actas correspondientes a las reuniones de la asamblea o junta de socios y asigna valor probatorio a las mismasartículos 189 y 431 del Código de Comercio-, el Despacho considera que no le son aplicables por analogía, en razón al carácter procedimental de las mismas. Finalmente, en cuanto hace al séptimo interrogante, en lo que corresponde a las reuniones extraordinarias de asamblea, le informo que el tema fue resuelto por el artículo 425 del Código de Comercio, así: “ La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado. Pero por decisión del setenta por ciento de las acciones representadas podrá ocuparse de toros temas, una vez agotado el orden del día, y en todo caso podrá remover a los administradores y demás funcionarios cuya designación le corresponda. “