SS - Oficio 220-021320 de 2011

OFICIO 220-021320 DEL 13 DE FEBRERO DE 2011

ASUNTO: Derecho de inspección y otros temas.

Se recibió su comunicación radicada con el número 2011-01-014222, mediante la cual presenta la siguiente solicitud: “soy socio minoritario de una sociedad anónima y quisiera que usted me indique si existe alguna limitación para que los socios de una compañía puedan ejercer el derecho de inspección sobre los documentos legales, administrativos y contables de una Sociedad. Qué documentación podría solicitar y qué documentación estaría restringida, igualmente quisiera conocer los derechos y deberes de los socios minoritarios”. Al respecto y en cuanto a las inquietudes propuestas para una mayor organización se abordarán bajo los siguientes títulos: Derecho de inspección: El tema ha sido tratado en el oficio 39056 del 6 de mayo de 1999, en el que se expresó que son objeto del derecho de inspección todos los libros y documentos de la sociedad, inclusive correspondientes al año en curso, con las únicas excepciones consagradas en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. En este sentido, el artículo 447 dispone lo siguiente: “Los documentos indicados en el artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de administración …” En el caso de las sociedades anónimas su ejercicio está previsto durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea, tal y como lo establece el artículo 447 del Código de Comercio. Este derecho puede ser ejercido directamente por el accionista o por conducto de un representante en las oficinas de la administración, en este último

evento, el representante, no requiere de formalismos especiales distintos de la plena certeza de que actúa en tal calidad. El incumplimiento a lo preceptuado en el referido artículo 447, de acuerdo con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, podrá dar lugar a la remoción de los administradores. 2/3

Investigaciones administrativas: El incumplimiento por parte de los directivos de esta obligación legal, constituye una violación a la ley, la cual podría ser denunciada a esta Superintendencia por uno o más asociados representantes de no menos el diez por ciento del capital social, siempre que se cumplan los presupuestos del numeral 5° del artículo 87 de la Ley 222 de 1995, a fin de que como una como medida administrativa se ordene la práctica de una investigación administrativa, para determinar las irregularidades o violaciones legales o estatutarias.

Para tal efecto, las personas interesadas deberán hacer una relación de los hechos lesivos de la ley o de los estatutos y de los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos. La Superintendencia adelantará la respectiva investigación y de acuerdo con los resultados, decaerá las medidas pertinentes según las facultades asignadas en esa ley. La solicitud respectiva, debe formularse ante el Grupo de Mipymes dependencia dependiente de la Delegatura para la Inspección, vigilancia y control. Derechos y deberes de los socios minoritarios: Finalmente, los derechos y deberes de los socios minoritarios, son los mismos de los socios mayoritarios y están contenidos en el artículo 379 del Código de Comercio; sin embargo cabe precisar que la Ley 222 de 1995 por la cual se reformó el libro segundo del código de comercio, establece una serie de preceptos que tienen como finalidad proteger a los socios

minoritarios, entre estos podría citarse el derecho de retiro contenido en el Capítulo lll de esta ley. El derecho de retiro debe mirarse especialmente como un instrumento de protección al socio, como quiera que le brinda la posibilidad de retirarse de la sociedad cuando determinadas condiciones le sean desfavorables. Es por eso que en el artículo 13 de la Ley 222 transcrito se dispone que el proyecto de escisión debe ser incluido expresamente en el orden del día que figure en la convocatoria, con indicación expresa de la posibilidad que tienen los socios de ejercer el derecho de retiro, y que debe mantenerse a disposición de los asociados en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad en el domicilio principal, por lo menos con 15 días hábiles de antelación a la reunión en que vaya a ser considerada. Según el artículo, la omisión de cualquiera de los requisitos allí previstos hará ineficaces las correspondientes decisiones. No obstante, las exigencias contenidas en la norma que acaba de comentarse, existe en el Código de Comercio, artículo 182, una disposición de carácter general, aplicable a todo tipo de sociedad, según la cual “La junta de socios o la asamblea se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocación, cuando se hallare representada la totalidad de los asociados. 3/3 En este orden de ideas, y como el fin de la preceptiva del artículo 13 de la Ley 222 es la protección de los socios permitiendo que puedan ejercer su derecho de retiro cuando la operación les imponga una mayor responsabilidad o implique una desmejora de sus

derechos patrimoniales, considera este Despacho que en el evento de que la decisión se adopte en una reunión universal, con la presencia y decisión de todos los socios, es posible obviar no solamente el término de los 15 días hábiles que se exigen en el aludido artículo 13 de la Ley 222 de 1995, sino la convocatoria, por cuanto la presencia de todos los socios y la manifestación expresa de los mismos de estar de acuerdo con la aprobación de la escisión, dejaría a salvo su protección y, por ende, la finalidad de la norma que se estudia. (Oficio 100-87155 del 20 de septiembre de 1999). El derecho consignado en el numeral 5° del artículo 87 de la ley 222 de 1995, constituye también una garantía para los socios minoritarios. Normas como la del cuociente electoral consagrado en el artículo 197 del Código de Comercio permite a todos los accionistas proponer planchas para conformar la junta directiva, es otro ejemplo de la forma como el legislador busca permitir que todos los socios incluidos los minoritarios, tengan una representación en la junta directiva. La obligación de repartir utilidades cuando no se logren mayorías especiales, está dirigida a proteger al minoritario generando una carga para decidir no repartir utilidades (artículo 155 C.Co) También han de contarse las normas sobre quórum y mayorías mínimas exigidas; las reuniones por derecho propio ante la omisión de ser convocados, las de segunda convocatoria, también se erige en garantías para aquellos socios que no gozan de las mayorías al interior de la sociedad. Como quedó expuesto, no son pocas las normas a través de las cuales la ley busca

proteger al socio minoritario, por lo que le sugiero consultar las doctrinas de esta Superintendencia, así como los conceptos publicados en la página web en la siguiente dirección: www.supersociedades.gov.co En los anteriores términos se ha respondido su consulta no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.