SS - Oficio 220-021950 de 2019

OFICIO 220-021950 DEL 21 DE MARZO DE 2019

REF: REGISTRO EN LAS ACTAS TANTO DE LO OCURRIDO EN LA REUNION

COMO DE LOS ASISTENTES.

Acuso recibo del escrito citado en la referencia con el cual presenta consulta relativa al siguiente contexto, así: “Quiero saber a qué se refiere el artículo 431 C.Co., cuando establece: “la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen;” es decir, solo se consigna en el acta los asistentes son socios o que representan acciones o también se consignan los invitados que no fungen como representantes de ningún tipo de acción?” Antes de proceder a absolver la consulta es necesario indicar, que el marco legal de las atribuciones que desarrolla esta Entidad, están dadas conforme al contexto Constitucional en virtud del numeral 24 del artículo 189, artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, y Decreto 1023 de 2012. En efecto, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de la Oficina Jurídica de esta Superintendencia, la de absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados así como por los usuarios y particulares sobre las materias a su cargo y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad. Desde estas premisas jurídicas, este Despacho se permite hacer las siguientes consideraciones de orden general sobre el tema propuesto en la consulta, así: El artículo 431 del Cosido de Comercio, prescribe: “Art. 431._ Libro de actas. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará

constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”(Subraya afuera de texto). En las actas se registrará, como se desprende de la regulación anotada, no solo todos los aspectos citados, sino que además por así indicarlo el precepto, debe dejarse constancias de todo lo ocurrido en las reuniones de la asamblea. A este propósito entonces, se deberá especificar o registrar en el acta:

1. El número de acciones que representó cada uno de los accionistas y si son propias o ajenas.

2. Las personas que asistieron sin derecho a voto, administradores, el revisor fiscal, y los demás funcionarios directivos de la compañía.

3. El nombre de los delegados enviados por la Superintendencia, cuando fuere el caso.

4. Las demás personas autorizadas para estar en la reunión, en la calidad en la que están allí.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título

II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que puede consultarse en la P.Web de la Entidad, la normatividad, los concepto jurídicos alusivos con el tema u otro cualquiera de su interés.