SS - Oficio 220-026128

Oficio 220026128 Del 02 de Mayo de 2012

ASUNTO: Junta DirectivaAprobación de estados financieros en reunión universal Me refiero a su comunicación radicada con el número 2012-01-080133, mediante la cual, previo un análisis de doctrinas emanadas de esta Superintendencia y contenidas en los oficios 220-036005 del 20 de mayo de 2008, 220-23264, relacionadas con la organización y funcionamiento de la junta directiva, consulta lo siguiente: ¿es válida la decisión de aprobar por parte de la Junta Directiva en reunión universal, el Balance General y estados financieros de fin de ejercicio de la sociedad, los cuales van a ser puestos a consideración de la asamblea de accionistas?

Al respecto, es preciso observar que bajo el punto de vista del derecho societario regulado en el Código de Comercio y aplicable a las sociedades comerciales, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 434 del Código de Comercio, “ las atribuciones de la junta directiva se expresarán en los estatutos. Dicha junta se integrará con no menos de tres miembros y cada uno de ellos tendrá un suplente. A falta de estipulación expresa en contrario, los suplentes serán numéricos” ; por su parte, el artículo 438 ibídem, dispone que “ Salvo disposición estatutaria en contrario, se presumirá que la junta directiva tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines” De las dos disposiciones transcritas, se infiere que además de las funciones previstas en el contrato social,

es deber que les asiste a todos los administradores, incluidos los miembros de la junta directiva, el de participar en la preparación de los estados financieros de fin de ejercicio. Ahora bien, el punto que corresponde a la posibilidad de que en reunión universal, la Junta Directiva adopte la decisión de aprobar las cuentas de fin de ejercicio, es preciso tener en cuenta lo dicho en el mismo oficio 220-23264, por usted citado, en el que se expresa lo siguiente: “ tenemos entonces que si se encuentran presentes todos los miembros principales de la junta directiva y deciden voluntariamente declarar instalada la sesión, no habría a juicio de este Despacho razones para desconocer la validez de la reunión y de las decisiones adoptadas, pues en esas circunstancias se cumplirían los presupuestos que determinan su procedencia, bajo el entendido que la junta goza de facultad para convocarse así misma y que al estar presentes todos los miembros con vocación a participar se cumplen los requisitos necesarios en cuanto a quórum y mayoría decisoria. Lo anterior siempre que las decisiones se ajusten a los estatutos o a la ley, pues de todas maneras al estar presente el ciento por ciento de sus miembros se asegura la representación de los asociados, que en últimas es el propósito de la conformación de dicho órgano de administración. …” De lo dicho se infiere que si la empresa objeto de su inquietud, corresponde a una sociedad comercial regida por las normas previstas en el Código de Comercio, es viable la aprobación de los estados financieros por parte de la Junta Directiva en una reunión universal y que estos sean a su vez sometidos a consideración del máximo órgano social. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.