SS - Oficio 220-026150 de 25 de marzo de 2008

OFICIO 220-026150 DE 25 DE MARZO DE 2008

REF.: SITUACIÓN DE CONTROL – LA CALIDAD DE CONTROLANTE O

SUBORDINADA SE VERIFICA EN EL DOCUMENTO PRIVADO INSCRITO EN EL REGISTRO MERCANTIL O EN EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL (ARTÍCULO 30 LEY 222 DE 1995) Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-026453, por medio del cual consulta en qué documento queda consignada si una empresa privada es una filial, subsidiaria, sucursal o una agencia. Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: Dispone el artículo 28 del Código de Comercio: “Deberán inscribirse en el registro mercantil: (…)

6. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración.

(…)

10. Los demás actos y documentos cuyo registro mercantil ordene la ley.” Por su parte señala el artículo 30 de la Ley 222 de 1995: “Cuando de conformidad con lo previsto en los artículos 260 y 261 del Código de Comercio, se configure una situación de control, la sociedad controlante lo hará constar en documento privado que deberá contener el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la situación de control. Dicho documento deberá presentarse para su inscripción en el registro mercantil correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación de

control. (…)” A su turno prescribe el artículo 86 del estatuto mercantil: “Las cámaras de comercio ejercerán las siguientes funciones: (…)

3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en este código.” De las anteriores disposiciones se desprende, en primer término, que la apertura de establecimientos de comercio, sean estos sucursales o agencias (artículos 263 y 264 C.Co), debe inscribirse en el registro mercantil, correspondiendo a la Cámara de Comercio del lugar del respectivo establecimiento, certificar respecto de su existencia, así como sobre los actos que modifiquen o afecten su propiedad o administración.

En segundo lugar, de la lectura del artículo 30 de la Ley 222 de 1995, se concluye que cuando se configure una situación de control o subordinación en los términos que señalan los artículos 260 y 261 del citado código, la sociedad controlante debe elaborar un documento privado en el que conste tal situación, indicando el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, entiéndanse sociedades filiales y subsidiarias, documento que debe ser inscrito en el registro mercantil correspondiente a cada una de las sociedades involucradas en la relación de subordinación. Ahora bien, la información consignada en el mencionado documento privado, valga decir, la configuración de la situación de control, el nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, se podrá certificar por la Cámara de Comercio del domicilio de cada uno de ellos, de conformidad con lo previsto en el numeral 3º del artículo 86 del Estatuto Mercantil.

En este orden de ideas, y para dar respuesta a su consulta, debemos concluir que en el caso de sucursales o agencias, es el certificado de matrícula mercantil de establecimientos de comercio expedido por la respectiva Cámara de Comercio el que da cuenta de la empresa o actividad económica organizada como tal (artículos 25, 28 Num. 6º y 86 Num. 3º C.Co). Tratándose de sociedades involucradas en una relación de control o de subordinación (artículos 260 y 261 C.Co), es el documento privado inscrito en el registro mercantil el que acredita tal situación y por ende la calidad de matriz, filial o subsidiaria de las participantes en dicha relación (artículo 30 Ley 222 de 1995), aunque también el certificado de existencia y representación legal emitido por la Cámara de Comercio del domicilio de cada compañía da cuenta de la comentada circunstancia (artículos 86 Num. 3º y 117 C.Co). En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.