SS - Oficio 220-026662 de 28 de marzo de 2008

OFICIO 220-026662 DE 28 DE MARZO DE 2008

REF.: ENTREGA DE ACTAS Me refiero a su comunicación radicada en esta Superintendencia con el número 2008-01-028669, a través de la cual pregunta si en una sociedad limitada un socio requiere un original o una copia auténtica del acta de junta socios, es obligación del representante legal entregarla.

Sobre el particular, es pertinente tener en cuenta que el acta es un documento legal a través del cual se relata todo lo sucedido en la correspondiente reunión, y en la que constan las decisiones que hayan sido adoptadas, cuyas copias autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad, es prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, hasta tanto no se demuestre la falsedad de la copia o del acta (artículo 189 del Código de Comercio). Ahondando sobre el aspecto probatorio que de ellas se predica, el legislador en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos y privados y definió el público el "...otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública". En cuanto a los documentos privados, se limitó a observar que dentro de ésta categoría se encuentran los que no reúnen los requisitos para ser documento público. A su vez, y si bien el legislador previó la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante tacha de falsedad se compruebe lo contrario; no hizo lo mismo

en relación con los documentos privados, al establecerles dos grandes sistemas para implantar su autenticidad: 1) El reconocimiento y 2) la presunción de autenticidad en los eventos taxativamente enumerados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, que consagra: "se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción"; a su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece: "Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos." Hecha la anterior consideración, tenemos que el artículo 191 del Código de Comercio, en concordancia con el 421 del Código de Procedimiento Civil, establecen como un derecho reconocido a los administradores, revisores fiscales y socios, la impugnación de las decisiones a que el acta refiere, bien porque no se ajusten a las prescripciones legales o los estatutos, aspecto que debe ser satisfecho por el representante legal, en acatamiento a lo dispuesto en los numerales 2 y 6, artículo 23 de la Ley 222 de 1995, estos es, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias y dar un trato equitativo a todos los socios. De otro lado, y si bien en términos generales no es obligatorio para el representante legal dar copia de los documentos de la compañía, si el socio (ausente o disidente), quiere ejercer un derecho que su participación le proporciona

y la ley le reconoce como sería por ejemplo la de impugnar, conlleva tal circunstancia para el administrador la obligación correlativa de velar por la defensa de los derechos de los asociados, suministrando el documento con la finalidad de discutir su legalidad ante los estrados judiciales competentes. Y en el evento de reticencia del administrador, tal circunstancia podrá afirmarse ante la autoridad judicial, que decidirá oficiar a la compañía para el envío del acta debidamente autorizada. Sin embargo, si la dilación en la entrega del documento ocasiona perjuicios a la sociedad, a terceros o a asociados, es el administrador quien deberá responder solidaria e ilimitadamente por aquellos, pues no puede excusarse en que no es obligatorio la entrega de documentos cuando el asociado ha advertido que pretende discutir su legalidad en ejercicio de los derechos a él conferidos por la ley. No debe olvidarse, además, que eventualmente los perjuicios pueden ser evitados mediante una medida de suspensión provisional de la ejecución de las decisiones. En consecuencia, en opinión de esta entidad, siempre que se trate de discutir ante autoridad competente la autenticidad o legalidad de un acta o la ejecución de las decisiones allí consignadas, es deber del administrador prestar su colaboración para lograr la certeza y la protección de los derechos de los interesados. En los anteriores términos se da respuesta a su consulta, anotándole que los alcances del concepto son los establecidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.