SS - Oficio 220-028040 de 2 de abril de 2008

OFICIO 220-028040 DE 2 DE ABRIL DE 2008

REF.: JUNTA DE SOCIOS, CONVOCATORIA Y QUÓRUM DECISORIO.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2008-01-030445, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: 1.- Durante más de 10 años de existencia, la sociedad INDUSTRIAL DE LICORES LTDA ha tenido la misma nómina Directiva, por consenso de los socios y por tanto no ha acudido a la normatividad de su Estatuto social; en la vigencia del año 2.008, han surgido temas de manejo y de reparto de utilidades acumuladas en el mencionado período que requieren decisiones de la Junta de Socios; por tal situación, al acudir a los estatutos, los socios de INDUSTRIAL DE LICORES LTDA se percataron que no pueden decidir válidamente amparados en el Estatuto Social, puesto que no existe en este norma alguna que regule expresamente el quórum decisorio ni el número de cuotas sociales que haga la mayoría necesaria para decidir. Debido a circunstancias particulares de la marcha actual de la sociedad y de diferencias normales surgidas con el tiempo en el criterio personal de los mismos socios, sobrevino ahora la necesidad de obtener la decisión en la Junta de Socios en varios asuntos vitales, entre estos el nombramiento del Representante Legal de la sociedad, el reparto de utilidades acumuladas, la capitalización de la sociedad, etc, siendo que estas decisiones se requieren para darle continuidad y legalidad a la gestión social y a la vida de la sociedad.

Los Estatutos adolecen del vacío consistente en que no se encuentra en los mismos la manera de decidir válidamente en reuniones ordinarias o extraordinarias, quedando esta prerrogativa en la práctica indefinida por lo que se debe acudir a la Ley. Es así como en el Artículo Décimo Noveno del estatuto Social materia de consulta aparece referencia expresa al quórum deliberatorio para sesiones ordinarias o extraordinarias de la Junta General de Socios; en ninguna otra parte de este Estatuto se trata el tema de Quórum decisorio para hacer válidas las decisiones de la Junta en dichas sesiones ordinarias o extraordinarias. Este vacío se vuelve así invalidante, pues impide en la práctica el desenvolvimiento normal de la actividad social, que es sumamente urgente para realizar las operaciones sociales que permitan el desarrollo normal del mismo objeto social, puesto que diferencias actualmente insalvables surgidas entre los socios les impiden tomar decisiones unánimes. En tales circunstancias la consulta respetuosa que se impone tiene que ver con los siguientes puntos: 1. ¿Existe alguna disposición legal que permita que mientras se reforma el Estatuto Social se pueden tomar decisiones con algún quórum mayoritario en las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Junta General de socios? 2. ¿Cuál es el quórum decisorio en el caso de las reformas al estatuto social, en el vacío que tiene el Estatuto de INDUSTRIAL DE LICORES LTDA? 3. ¿Qué Quórum se requiere para la autorización al Gerente por parte de la Junta general de Socios para enajenar bienes inmuebles de la sociedad? 4. ¿Ante el vacío existente en el Estatuto Social, cual es la forma de convocar

válidamente a la reunión de Junta Extraordinaria de socios y quien debe convocarla? Resulta oportuno precisar, que con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, este Despacho profiere conceptos de carácter general y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y concretas. Aclarado lo anterior, y en punto al tema de su consulta, tenemos: Sea lo primero manifestarle que de la lectura de las normas que versan sobre la materia de su inquietud, puede determinarse la solución a los casos planteados en su escrito, por lo que lo invitamos a revisar el Libro Segundo del Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.

Primer y Segundo Interrogante: Es procedente traer a colación algunas normas del Código de Comercio que rigen a las sociedades de responsabilidad limitada, a saber: Artículo 359: "... en la junta de socios cada uno tendrá tantos votos cuantas cuotas posea en la compañía. Las decisiones de la junta de socios se tomarán por un número plural de socios que represente la mayoría absoluta de cuotas en que se halle dividido el capital de la compañía.

En los estatutos podrá estipularse que en lugar de la absoluta se requerirá una mayoría decisoria superior" De la norma en mención se colige que para adoptar cualquier decisión en una

sociedad de responsabilidad limitada (distinta de las reformas estatutarias -Art. 360 ibídem), se requiere de un número plural de asociados que representen la mayoría absoluta de las cuotas en que se divide el capital social, o en su lugar, una mayoría decisoria superior, cuando así se pacte en los estatutos. Artículo 360: “Salvo que se estipule una mayoría superior, las reformas estatutarias se aprobarán con el voto favorable de un número plural de asociados que represente, cuando menos, el setenta por ciento de las cuotas en que se halle dividido el capital social.” Como puede observarse, tratándose de reformas estatutarias, el citado artículo 360 señala que éstas se aprobarán con el voto favorable de un número plural de asociados que representen, cuanto menos, el setenta por ciento de las cuotas en que se halle dividido el capital social, salvo que se estipule una mayoría superior. De la simple lectura de las normas mencionadas (359 y 360) se colige que a falta de norma estatutaria, la ley suple el vacío al respecto, por lo que no es válido afirmar que una sociedad no puede ejercer el normal desarrollo de actividad social, so pretexto de no haberse pactado dentro de sus estatutos el quórum decisorio para tomar las determinaciones que exija el normal desenvolvimiento del ente societario.

Tercer Interrogante: Resulta oportuno traer a colación el artículo 196 del estatuto mercantil, alusivo a las funciones y limitaciones de los administradores, el cual es del siguiente tenor: “La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo

de sociedad. A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan a la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros.” Como puede observarse, en los estatutos deben fijarse los límites de la capacidad legal de la persona jurídica, pero a falta de estipulación, se entenderá facultado para celebrar todo acto o contrato previsto dentro del objeto social. Al respecto se ha pronunciado esta Superintendencia en varias oportunidades, entre ellas, mediante oficio número 220-13945 del 30 de abril 1998, cuya parte pertinente se transcribe: “(…) “El gerente de una sociedad se entiende facultado para ejecutar o celebrar todo acto o contrato comprendido en el objeto social y cualquier limitación debe estar consagrada en los estatutos de la compañía. Así mismo la modificación de sus atribuciones es una reforma estatutaria. (…) "Tal ocurre con la cláusula del objeto social, que fija los límites de la capacidad legal de la persona jurídica, y con las que regulan lo relacionado con la representación legal de la compañía. Dentro de estas últimas, revisten particular importancia para los terceros aquellas estipulaciones que establecen limitaciones a las facultades de los representantes legales. "En materia de atribuciones, el principio general es que el gerente se entiende facultado para ejecutar o celebrar todo acto o contrato comprendido en el objeto social, la excepción es que su capacidad normal de contratación se encuentre

restringida y por lo mismo, es obvio que cualquier limitación de tal naturaleza no solo debe encontrarse consignada en los estatutos sociales y estar concebidos sus alcances en términos claros y precisos, sino que la estipulación no puede estar afectada de una inestabilidad que pueda desvirtuar la seguridad y certeza que reclaman los intereses de terceros. "Es por eso que el artículo 196 del Código de Comercio establece: "La representación de la sociedad y la administración de sus bienes y negocios se ajustarán a las estipulaciones del contrato social, conforme al régimen de cada tipo de sociedad. "A falta de estipulaciones, se entenderá que las personas que representan la sociedad podrán celebrar o ejecutar todos los actos y contratos comprendidos dentro del objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad. "Las limitaciones o restricciones de las facultades anteriores que no consten expresamente en el contrato social inscrito en el registro mercantil no serán oponibles a terceros" (se destaca) "Otras disposiciones del estatuto mercantil reiteran esa misma exigencia. Así, el artículo 110, ordinal 6 del Código de Comercio, prescribe que los estatutos sociales deben contener " la forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores...". "Por su parte, el artículo 117, inciso segundo, del mismo Código, expresa que " para probar la representación de la sociedad bastará la certificación de la Cámara de Comercio respectiva, con indicación del nombre de los representantes, de las facultades conferidas a cada uno de ellos en el contrato y de las limitaciones

acordadas a dichas facultades, en su caso" (Destaca el Despacho) "Por consiguiente, cualquier limitación a las facultades del representante legal debe estar consagrada expresamente en los estatutos de la compañía, de tal suerte que "haga parte" del contrato bajo la categoría de "estipulación contractual". (…) Cuarto Interrogante: Hace referencia a cuál es la forma de convocar a la junta de socios a sesión extraordinaria, teniendo en cuenta que los estatutos guardan silencio al respecto. Al respecto, vale anotar que por remisión del artículo 372 del Código de Comercio, en lo no previsto en la ley o en los estatutos, las sociedades de responsabilidad limitada se regirán por las normas de las sociedades anónimas. Siendo así, bajo ese presupuesto, es claro que ante la ausencia de norma contractual que regula la antelación de la convocatoria para reuniones ordinarias o extraordinarias, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en los artículos 422 y 424 del Código de Comercio, los cuales para una mejor comprensión nos permitimos transcribir: Artículo 422. “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social (...)”. Artículo 423.

Las reuniones extraordinarias de la asamblea se efectuarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la compañía, por convocación de la junta directiva, del representante legal o del revisor fiscal. El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; 2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea, y 3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal. Artículo 424.: “Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes" (Resaltados fuera de texto). De las normas en cita, es dable inferir que de no haberse pactado medio y antelación al respecto, será la ley la que supla el vacío, por lo que se convocará mediante aviso

que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad, y que tratándose de reuniones extraordinarias habrá de insertarse el orden del día. En orden a ilustrarse sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.