SS - Oficio 220-028412-1

Oficio 220-028412 del 1 de junio de 2007

REF: La representación legal actuación del suplente.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2007-01-090782, a través de la cual consulta, si el representante legal principal de una sociedad anónima puede encargar en la gerencia a una persona diferente al suplente. Sobre el particular, me permito realizar las siguientes consideraciones: Conforme a lo establecido en los artículos 187, 196, 198 y 440 del Estatuto Mercantil, en las compañías del tipo de las anónimas se debe tener un representante legal con uno o más suplentes, los cuales son nombrados por la Junta Directiva, salvo que los estatutos sociales consagren que estos los realiza la asamblea general de accionistas, de donde es claro que la representación legal debe ser ejercida por las personas designadas dentro de los lineamientos fijados por el contrato social, los cuales a su vez deben estarse en un todo sujetos a las disposiciones legales correspondientes. De otro lado, la importancia de la representación legal reviste tal trascendencia, que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la personalice en algún momento de su vida social, como cuando se da el caso de la falta temporal o absoluta del principal, caso en el cual es reemplazado por quien figure como suplente. El significado de la palabra SUPLENCIA, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, es “ acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure esta acción” . Por tanto, para que el representante legal suplente pueda desempeñar válidamente las funciones, debe necesariamente darse la ausencia del principal, entendida

aquella no como separación material momentánea, sino la imposibilidad de desempeñar por este último las funciones que le corresponden. En este orden de ideas, tenemos que no es viable que el representante legal principal encargue de sus funciones a un tercero desconociendo a quien figura como suplente, ya que el legislador contempló esta figura para los efectos ya comentados. De otra parte, y como quiera que dentro de los deberes propios de los administradores está la de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias (artículo 23 numeral (b) de la Ley 222 de 1995), el no hacerlo conlleva a la aplicación del régimen de responsabilidades previsto en el artículo 24 idem, frente a un actuar con dolo o culpa, incluso la leve, la cual se presume. Por último, en el evento que considere que en la administración de la sociedad viene presentándose una irregularidad, conforme el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, “ en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria o de Valores (Hoy Superintendencia Financiera de Colombia) uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades“ la práctica de una investigación administrativa. (Numeral 5), para lo cual debe allegar, con un escrito, un certificado de representación legal de la compañía, las pruebas que pretende hacer valer y expresar los motivos en que se sustenta su petición así como el interés que le asiste para hacerla. En los anteriores términos ha sido atendida su consulta, y se le hace saber que los alcances del concepto son los contenidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.