SS - Oficio 220-029121

Oficio 220-029121 del 9 de abril de 2008

Asunto: Presentación del balance y cuentas de fin de ejercicio por parte del representante legal de una sociedad.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2008-01-038278, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: “ ¿Qué proceso o protocolo debo seguir para solicitar a un gerente o representante legal, que sistemáticamente se ha negado a entregar las cuentas a los socios de la compañía o balances y estados financieros? ¿Cómo me valgo de sus buenos oficios para obligar a dicho gerente a que rinda cuentas?” Previamente a resolver su inquietud considero oportuno traer a colación algunas normas que versan sobre la materia, a saber: Decreto 2649 de 1993: Artículo 9º. “ El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.” (Resaltado fuera del texto) Artículo 19. “ Los estados financieros, cuya preparación y presentación son responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros del ente económico… “ (Resaltado fuera del texto).

Código de Comercio: Artículo 445: En concordancia con ya citado artículo 9 del Decreto 2649 establece: “ Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre, las

sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios. El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas.” Artículo 450: “ Al final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y ganancias. (…)” Ley 222 de 1995: Artículo 34: Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. (…)” Artículo 37: “ El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros, deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se ha verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” Conforme la normatividad anterior, determinada la obligación de los administradores de preparar los estados financieros al final de cada ejercicio social, nos remontamos nuevamente al Código de Comercio, artículo 187, numeral 2°, que prevé que la Junta o Asamblea ejercerá, ejercerá entre otras funciones generales, la de “ Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;” (Resaltado fuera del texto). Como se puede advertirse, se reitera, es obligación de los administradores efectuar el corte de cuentas y elaborar los estados financieros para luego ponerlos a consideración del máximo órgano social para

su aprobación o improbación. Valga precisar que la ley comercial es clara al expresar cuáles son los deberes que le asisten a los administradores, y cuáles las responsabilidades frente a sus desaciertos, descuido o negligencia en el desarrollo de su gestión (Artículos 22 al 25 de la Ley 222 de 1995). “ ART. 200.- Modificado. L. 222/95, artículo 24. que Los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. (…) En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá culpa del administrador. (…)” En consecuencia, el administrador deberá responder solidaria e ilimitadamente por todos los perjuicios que por dolo o culpa ocasione tanto a la sociedad, a los socios y terceros. Por ninguna razón podrán ser absueltos los administradores de las responsabilidades descritas en este artículo. ART. 23 Ley 222 de 1995.- Deberes de los administradores.- Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.