SS - Oficio 220-029121 de 9 de abril de 2008

OFICIO 220-029121 DE 9 DE ABRIL DE 2008

REF.: PRESENTACIÓN DEL BALANCE Y CUENTAS DE FIN DE EJERCICIO

POR PARTE DEL REPRESENTANTE LEGAL DE UNA SOCIEDAD.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2008-01-038278, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: “¿Qué proceso o protocolo debo seguir para solicitar a un gerente o representante legal, que sistemáticamente se ha negado a entregar las cuentas a los socios de la compañía o balances y estados financieros? ¿Cómo me valgo de sus buenos oficios para obligar a dicho gerente a que rinda cuentas?” Previamente a resolver su inquietud considero oportuno traer a colación algunas normas que versan sobre la materia, a saber: Decreto 2649 de 1993: Artículo 9º. “El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.”(Resaltado fuera del texto) Artículo 19. “Los estados financieros, cuya preparación y presentación son responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros del ente económico… “(Resaltado fuera del texto).

Código de Comercio: Artículo 445: En concordancia con ya citado artículo 9 del Decreto 2649 establece: “Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el treinta y uno de diciembre,

las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios. El balance se hará conforme a las prescripciones legales y a las normas de contabilidad establecidas.” Artículo 450: “Al final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y ganancias. (…)” Ley 222 de 1995: Artículo 34: Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. (…)” Artículo 37: “El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros, deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se ha verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.” Conforme la normatividad anterior, determinada la obligación de los administradores de preparar los estados financieros al final de cada ejercicio social, nos remontamos nuevamente al Código de Comercio, artículo 187, numeral 2°, que prevé que la Junta o Asamblea ejercerá, ejercerá entre otras funciones generales, la de “Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores;” (Resaltado fuera del texto). Como se puede advertirse, se reitera, es obligación de los administradores efectuar el corte de cuentas y elaborar los estados financieros para luego ponerlos a consideración del máximo órgano social para su aprobación o improbación.

Valga precisar que la ley comercial es clara al expresar cuáles son los deberes que le asisten a los administradores, y cuáles las responsabilidades frente a sus desaciertos, descuido o negligencia en el desarrollo de su gestión (Artículos 22 al 25 de la Ley 222 de 1995). “ ART. 200.- Modificado. L. 222/95, artículo 24, que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros. (…) En los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá culpa del administrador. (…)” En consecuencia, el administrador deberá responder solidaria e ilimitadamente por todos los perjuicios que por dolo o culpa ocasione tanto a la sociedad, a los socios y terceros. Por ninguna razón podrán ser absueltos los administradores de las responsabilidades descritas en este artículo. ART. 23. Ley 222 de 1995.- Deberes de los administradores. - Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. Igualmente, el artículo 24 de la mencionada ley puntualiza que la responsabilidad de los administradores es solidaria e ilimitada, lo cual dimensiona los efectos que a nivel de sus patrimonios individuales pueden tener sus desaciertos, descuido o negligencia en su gestión. Luego, en punto a lo consultado y con miras a superar el impasse o irregularidad

descrita por el peticionario, en el evento en que no haya sido convocado a reuniones el máximo órgano social, se pone de presente que esta Superintendencia está facultada por la ley (ordinal 2º del artículo 87 de la Ley 222 de 1995), para convocar directamente al máximo órgano social, a efecto de contemplar, en este caso, los temas propios de una reunión ordinaria, entre ellos, el de considerar los estados financieros de fin de ejercicio. Para una mejor ilustración del tema, me permito transcribir la parte pertinente de la norma en mención en la cual podrá leerse la forma elevar tal solicitud en el evento que así lo deseare el peticionario, la cual es del siguiente tenor: “En todo caso, en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria o de Valores (hoy Superintendencia Financiera) uno o más asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán solicitar a la Superintendencia de Sociedades, la adopción de cualquiera de las siguientes medidas: (…)

2. La convocatoria de la Asamblea o Junta de Socios cuando quiera que estas no se hayan reunido en las oportunidades previstas en los estatutos o en la ley. Para tal fin, en el escrito correspondiente, que se presentará personalmente por los interesados, deberá indicarse ese hecho bajo juramento que se tendrá prestado con la firma del mencionado escrito, al que acompañarán los documentos que indique el Gobierno por vía reglamentaria”.

Ahora, si quisiéramos anticiparnos a las dificultades que pudieran sobrevenir dadas

las fricciones que al parecer existen en este momento entre el representante legal y uno o más de los asociados del ente societario, se le anota al peticionario que es posible solicitar a este Organismo el envío de delegado a la reunión que se llegare a convocar a solicitud del interesado, en la cual dicho funcionario podrá impartir las orientaciones pertinentes para el adecuado desarrollo de la reunión. No sobra expresar que además de que los asociados tienen derecho a reunirse y sesionar válidamente, entre otros, para contemplar los estados financieros de fin de ejercicio y los anexos correspondientes, igual tienen derecho de ejercer el derecho de inspección previsto por ley, cuya oportunidad varía de acuerdo con el tipo de sociedad (artículos 314, 328, 369, 379, numeral 4). Adicionalmente, el citado artículo 87 ibídem., prevé también la posibilidad de solicitar a esta Superintendencia, la práctica de una investigación administrativa, para lo cual será preciso que se denuncien los hechos lesivos de la ley o de los estatutos y los elementos de juicio que tiendan a comprobarlos, a fin de que este organismo decrete las medidas que estime pertinentes de acuerdo con las facultades deferidas por la ley. (artículo 87 numeral 5 de la Ley 222 citada). Para mayor información e ilustración sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la misma. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.