SS - Oficio 220-030890 de 16 de abril de 2008

OFICIO 220-030890 DE 16 DE ABRIL DE 2008

REF.: MIEMBRO DE LA JUNTA DIRECTIVA INDAGA SOBRE ALGUNOS

ASUNTOS RELACIONADOS CON EL LIBRO DE REGISTRO DE ACTAS,

Y RESPECTO DE LA ANTELACIÓN CON LA CUAL DEBE SER

CONVOCADO A LAS REUNIONES CORRESPONDIENTES.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2008-01-044359, medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: Media hora antes de la reunión llego a la sede de la empresa y solicito se me entregue el libro registrado de actas de la empresa, para hacer un control de los registros y poder constatar que el texto enviado como borrador sí corresponde de manera cierta. Encontré en la última asistencia que estaba el libro atrasado en el asentamiento de cuatro meses anteriores Encontré anomalías en una de las actas. La anterior a la que estaba asistiendo, dejé constancia en la reunión y firme rubricando las copias que me entregó la secretaria que no estaba asentada indicándole la fecha. En plena reunión se me juzgó como estar actuando indebidamente, pues los libros de la empresa no podían ser revisados por mí. Rutinariamente el acta que se levanta en borrador, después de la reunión me es enviada por e-mail a los 45 días, después de celebrada. No queda tiempo para poder impugnar dentro de los 2 meses, si fuere el caso. PREGUNTA. ¿Existe algún impedimento como miembro principal de junta para no poder revisar el libro en cada reunión de junta directiva? ¿Cómo debo proceder para solucionar esta anomalía?

¿Cómo hago para que se envíe el borrador del acta a los 10 días hábiles después de la reunión? Para disponer del derecho a impugnarlas si fuere el caso. ¿Con qué anticipación debe la gerencia hacerme llegar la convocatoria a la reunión de junta directiva si?(sic) Al respecto le manifiesto, que los artículos 28, ordinal 7º y 195 del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 123 y siguientes del Decreto 2649 de 1993, regulan los asuntos relativos al libro de actas y el consiguiente registro, normas que contemplan una serie de aspectos atinentes al manejo y en general la forma de llevar los libros, los cuales son de obligatorio cumplimiento. La ley puntualmente no establece una sanción por incumplimiento a esta norma, no obstante el representante legal, como persona responsable de la administración de la sociedad, está obligado a velar por la estricta observancia de las disposiciones legales y estatutarias, tal y como se encuentra consagrado en el numeral 2 del artículo 22 de la Ley 222 de 1995. Lo anterior significa, que es deber del representante legal, entre otras, estar atento a que los encargados de llevar los libros de actas de la junta directiva, oportunamente sienten en ellos las actas generadas con ocasión de las reuniones de dicho cuerpo colegiado, en razón a que la finalidad de los hechos allí registrados es la de dar testimonio de lo ocurrido en una reunión, de tal suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento sea suficiente para despejar eventuales dudas que antecedieron a una determinada decisión.

Igualmente se pone de presente, que la ley no relacionó funciones específicas a la junta directiva, pero permitió que los asociados las estipularan en sus estatutos; sin embargo, en silencio de éstos, se debe asumir que sus atribuciones son las suficientes para ordenar o autorizar la ejecución o celebración de cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social, y tomar las determinaciones administrativas necesarias a lograr que la sociedad cumpla sus fines. Para tal propósito es necesario que la junta directiva, como cuerpo colegiado, cuente con la información necesaria y suficiente. Aunque la ley no regula el derecho a la información por parte de los miembros de este cuerpo colegiado, no es posible establecer un límite al respecto, pero como bien lo ha expresado el Despacho en varias oportunidades, entre ellas, mediante Oficio número 220-3036 del 21 de enero de 2000, este derecho “…no puede extenderse como extensión de facultades propias del órgano a cada uno de sus miembros individualmente considerados, echando de menos y de paso haciendo nugatoria la colegialidad y colectividad características de dicho órgano de administración, lo que impone la necesidad de que sea considerado objetivamente.” Y es que tal y como lo ha señalado la Superintendencia, la presencia de cada uno de los miembros en dicho cuerpo colegiado es accidental, lo permanente es el órgano, el cual debe ser considerado objetivamente, esto es, independientemente de las personas que lo conforman; así mismo en su Oficio 22057325 de octubre 22 de 1997, reitera que el desempeño de la Junta directiva debe ser como cuerpo colegiado, por lo que si algún miembro requiere del análisis de un documento, deberá hacer recomendación al órgano como tal, el cual considerará la viabilidad

de la petición, tal y como puede leerse en su texto, cuya parte pertinente me permito transcribir: “Si bien es cierto que la Ley 222 de 1995 en su artículo 24 amplió la responsabilidad de los administradores hasta el punto de exigir la diligencia de un buen hombre de negocios, no por ello está autorizado un miembro de la junta directiva para actuar en forma independiente y separada del órgano social al que pertenece, por cuanto éste tiene carácter colegiado lo que obliga a que sus actuaciones obedezcan a decisiones adoptadas por la junta directiva como órgano social. Cuando un miembro de la junta directiva considere que se requiere la revisión o análisis de un documento o documentos que reposen en poder de la sociedad, deberá recomendar a la junta directiva la realización de la correspondiente solicitud; si éste órgano social no aprueba tal petición, le asiste al miembro peticionario el derecho de solicitar que se deje constancia de su petición, en el acta o en los documentos relativos a su gestión, a efectos de poder demostrar la diligencia y sentido de responsabilidad de su actuación.” De otra parte, en relación con la antelación dentro de la que se debe hacer llegar la convocatoria, resulta oportuno indicarle que de la simple lectura de las normas que consagran lo concerniente a la junta directiva (Artículos 434 a 438 del Código de Comercio) se puede observar que si bien éstas hacen alusión a la convocatoria disponiendo que se reunirá válidamente cuando sea convocada “... por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal, o por dos de sus miembros que

actúen como principales” (Art. 437 C. Co.), no le es menos que en lo que atañe a las sesiones de este órgano colegiado guardan silencio sobre la oportunidad para reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias, temario, medio y antelación de la convocatoria, limitándose a señalar, entre otros asuntos, su funcionamiento, y lo relativo a las mayorías deliberativas y decisorias. Sin embargo, vale precisar que si bien el asunto referido no se encuentra regulado en la legislación mercantil, en modo alguno se opone a que en los estatutos de una sociedad se reglamente sobre el particular, caso en el cual lo allí pactado será ley para las partes, y por tanto de obligatorio cumplimiento para los asociados (Art. 1602

C. C. ).

De no estar previsto en el contrato social, y el interés de la sociedad fuera el de regular estatutariamente en su integridad lo concerniente a las reuniones de la junta directiva, Vr. Gr. antelación, medio para convocar etc., lo conveniente será, previo cumplimiento de las normas legales y estatutarias, implementar una reforma al contrato social. Finalmente y a propósito de las inquietudes por usted formuladas, le informo que siempre que se trate de sociedades no sometidas a la vigilancia de otros organismos a quienes les competa conocer de esos asuntos, uno o más de los asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán por sí o por medio de apoderado, solicitar la adopción de cualquiera de las medidas administrativas contempladas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, entre ellas la práctica de investigaciones administrativas, a las que

habrá lugar cuando quiera que pretenda verificarse la ocurrencia de hechos lesivos de los estatutos o de la ley, en cuyo caso esta Entidad decretará las medidas pertinentes, según las facultades asignadas en la misma ley. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.