SS - Oficio 220-034044 de 2008

OFICIO 220-034044 DE 7 DE MAYO DE 2008

REF: FILIALES, SUBORDINADAS, SUCURSALES Y AGENCIAS

. Me refiero a su comunicación radicada bajo el número 2008-01-053055, mediante la cual solicita se le informe en qué documento, escritura de constitución, registro de cámara de comercio, acta de constitución, oficio, etc, de la empresa privada queda consignado la estructura administrativa, es decir, si es una filial, una subsidiaria, una sucursal o una agencia. Al respecto, sea lo primero observar que de acuerdo con el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo la función de absolver consultas de carácter general y abstracta, no constituye un mecanismo legal para suplir la labor de estudio e investigación que supone el conocimiento del derecho comercial, ordenamiento contenido en el Código de Comercio, así como en otras disposiciones legales como la Ley 222 de 1995, por el cual se modificó el libro segundo del Código de Comercio, el Decreto 2946 de 1993, por el cual se establecen los principios generales de la contabilidad y otras, de carácter general que también hacen parte de este ordenamiento, normas que lo invito a estudiar, con la seguridad que surgirán muchas inquietudes que por esta vía podrán resolverse. Efectuada la precisión que antecede, me permito informarle que los temas por usted propuestos, están regulados dentro del capítulo Xl denominado MATRICES, SUBORDINADAS Y SUCURSALES, en cuyo artículo 260, modificado por la Ley 222 de 1995, dispone que “Una sociedad será subordinada o controlada cuando su poder

de decisión se encuentre sometido a la voluntad de otra u otras que serán su matriz o controlante, bien sea directamente, caso en el cual aquella se denominará filial o con el concurso o por intermedio de las subordinadas de la matriz, en cuyo caso se llamará subsidiaria”. A continuación el artículo 261, también modificado por el artículo 27 de la Ley 222 de 1995, establece en forma ilustrativa algunos presupuestos de subordinación, los que deben establecerse en cada caso por el o los controlantes, a fin de determinar si existe o no situación de control, pues en este caso de acuerdo con el artículo 30 de la precitada ley, deberá hacerlo contar en documento privado, con la indicación del nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de los vinculados, así como el presupuesto que da lugar a la situación de control, documento que deberá registrar en la Cámara de Comercio, correspondiente a la circunscripción de cada uno de los vinculados, dentro de los treinta días siguientes a la configuración de la situación de control. La ley establece algunas obligaciones para las sociedades en situación de control, como la preparar y difundir estados financieros de propósito general individuales, así como preparar y difundir estados financieros de propósito general consolidados, en los que presenten la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados como si fueran un solo ente, los que deberán ser sometidos a consideración de quien sea competente para su aprobación o improbación. (Artículos 34 y 35 de la citada Ley 222). En cuanto a las sucursales tema que también la ley regula en el mismo capítulo, están

definidas como “Establecimientos de comercio abiertos por una sociedad, dentro o fuera de su domicilio, para el desarrollo de los negocios sociales o parte de ellos, administrados por mandatarios con facultad para representar a la sociedad. Agrega la referida disposición en su inciso segundo lo siguiente: “Cuando en los estatutos no se determinen las facultades de los administradores de las sucursales, deberá otorgárseles un poder por escritura pública o documento legalmente reconocido, que se inscribirá en el registro mercantil. A falta de dicho poder se presumirá que tendrán las mismas atribuciones de los administradores de la principal. “ Por su parte, el artículo 264 dispone que “son agencias de una sociedad sus establecimientos de comercio cuyos administradores carezcan de poder para representarla”. Adicionalmente, es preciso observar que al tenor del artículo 111 del Código de Comercio, la escritura de constitución de la sociedad debe registrase en la Cámara de Comercio del lugar donde la sociedad establezca su domicilio principal y si se abren sucursales, o se fijan otros domicilios, dicha escritura deberá ser registrada también en las Cámaras de Comercio que correspondan a los lugares de dichas sucursales, si no pertenecen al mismo distrito de la cámara del domicilio principal. De lo expuesto se infiere que no existe formato de escritura pública o de documento para hacer constar la situación de control en que pudiera encontrarse una sociedad con relación a la entidad o entidades controlantes (Persona natural o jurídica); dicha situación habrá de hacerse constar en documento privado por el o los controlantes y registrarse en la o las Cámaras de Comercio, respectivas; de igual manera la apertura

de una sucursal, en el acto de constitución o posteriormente, constituye un hecho al que debe darse publicidad y en tal virtud, debe ser objeto de inscripción en el Registro Mercantil. En los anteriores términos se ha dado respuesta a las inquietudes por usted formuladas, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.