SS - Oficio 220-036005-1

Oficio 220-036005 mayo 20 de 2008

Asunto: La obligación de presentar estados financieros para su aprobación o inprobación a la asamblea de accionistas corresponde a los administradores Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-062682, por medio del cual formula una consulta relacionada con la presentación y aprobación de estados financieros.

Sobre el particular, resulta pertinente en primer término traer a colación la normatividad que se relaciona con los temas materia de su consulta. Dispone el artículo 446 del Código de Comercio: “ La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompañado de los siguientes documentos: (…)

3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran: (…)” A su turno señala el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993: “ Los Estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

Mediante una tabulación formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables.” Por su parte prevé el artículo 46 de la Ley 222 de 1995: “ Terminando cada ejercicio contable, en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos:

1. Un informe de gestión.

2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio. (…)” De otro lado señala el artículo 32 del Decreto 2649 de 1993: “ Son estados financieros comparativos aquellos que presentan las cifras correspondientes a mas de una fecha, período o ente económico.

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración. En caso contrario, la comparación se debe hacer respecto de estados financieros preparados para mostrar un mismo lapso del ciclo de operaciones. (…)” De los tres primeros artículos se observa que es deber de los administradores, preparar y presentar al máximo órgano social para su aprobación o improbación, estados financieros de propósito general, pero sin que tales disposiciones, tratándose de la junta directiva, consagren la obligación de que dicho órgano sea convocado a efectos de aprobar dichos estados financieros. Ello sin perjuicio, claro está, de que los miembros del mencionado cuerpo colegiado, como administradores que son, y en desarrollo del principio de diligencia que les asiste, realicen las gestiones necesarias y pertinentes para la debida preparación y presentación del balance de fin de ejercicio, ya que de omitir tales deberes comprometen su responsabilidad. No obstante lo anterior, en el evento de que se efectúe la presentación de los estados financieros a la asamblea general de accionistas, sin que la junta directiva hubiese tenido la oportunidad de participar en su preparación o revisión, es de señalar que el informe de gestión que compete elaborar al comentado órgano de administración no guardaría la debida concordancia con aquellos, ni atendería a la real situación

financiera, contable y económica de la compañía, ya que el mismo carecería del soporte que brindan los datos y cifras que suministran los estados financieros, por ser estos los que reflejan la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables (artículos 446 Num. 3º C.Co y 19 Dec. 2649 de 1993). Ahora bien, en lo que respecta a la forma de preparar y presentar los estados financieros de propósito general, es de anotar que de acuerdo al artículo 32 del Decreto 2649 arriba transcrito, dichos estados financieros se deben elaborar y presentar de forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, lo que supone obviamente la preparación y presentación en su oportunidad al máximo órgano social de los estados financieros de los años precedentes, pues solo de esta manera la asamblea de accionistas o junta de socios puede evaluar la evolución de los negocios sociales, y por consiguiente la gestión de los administradores. De esta suerte, en el evento en el que se sometan a consideración del máximo órgano social estados financieros de un período determinado (2007), sin que durante los años anteriores se hubiesen preparado y presentado los correspondientes estados financieros (2005 y 2006), se configura el desconocimiento por parte de los administradores de su deber legal de elaborar estados financieros comparativos. Sin embargo, tal situación no impide que los asociados si así lo deciden aprueben los estados financieros que les son presentados (2007), pues no existe disposición legal alguna que establezca tal prohibición, aunque corresponderá al revisor fiscal o al contador público en su caso, hacer la debida salvedad en su dictamen

(artículo 38 Ley 222 de 1995). Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, procedo a dar respuesta a sus interrogantes de la siguiente manera: “ En una sociedad anónima que tiene dentro de su objeto social la ejecución de obras y proyectos de construcción, remodelación, urbanización y parcelación de bienes inmuebles y la enajenación de las mismas, resulta legalmente procedente someter a consideración de la asamblea general de accionistas estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007, sin que la junta directiva haya sido convocada para ocuparse de estos estados financieros de años y sin que el máximo órgano social se haya convocado para considerar, a propósito de aprobar o improbar, estados financieros con corte a 31 de diciembre de años anteriores (2005, y 2006)?. ” Con relación a la primera inquietud, es de anotar que la legislación mercantil no establece ninguna previsión que exija que la junta directiva deba ser convocada para ocuparse de los estados financieros que van a ser puestos a consideración de la asamblea de accionistas, por lo que dicha convocatoria no puede ser considerada como requisito legal para la presentación de los estados financieros para su debida aprobación. Ello sin perjuicio del deber que les asiste a todos los administradores, incluidos los miembros de junta directiva, de participar en la preparación de los estados financieros de fin de ejercicio. En punto del segundo interrogante, se ha de manifestar que no resulta legalmente procedente someter a consideración del máximo órgano social estados financieros cortados a 31 de diciembre de 2007, sin que se hayan preparado y presentado en la oportunidad prevista en la ley o en los estatutos los estados

financieros de los años precedentes, ya que de ser así los administradores estarían incumpliendo con su deber de elaborar y presentar estados financieros comparativos con los del período inmediatamente anterior (artículo 32 Dec. 2649 de 1993), con las responsabilidades que de ello se derivan (artículos 23 Num. 2º y 24 Ley 222 de 1995). “ Cual sería la consecuencia en el caso que la asamblea general de accionistas apruebe por mayoría estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2007, sin que la junta directiva haya sido convocada para ocuparse de los estados financieros de años anteriores y sin que dicha asamblea se haya convocado para aprobar o improbar los estados financieros con corte a 31 de diciembre de años anteriores (2005 y 2006)?.” Tratándose de la falta de convocatoria a la junta directiva para que esta se ocupe de los estados financieros, se ha de manifestar que en razón a que dicha convocatoria no es un requisito legal, no existiría sanción alguna en el evento en el que la asamblea de accionistas proceda a aprobar estados financieros sin que los mismos hubiesen sido aprobados por el órgano de administración. Ello sin perjuicio de las responsabilidades que cabrían a los miembros de la junta directiva por la no participación en la preparación de los estados financieros, además de las imprecisiones e inexactitudes de que podría adolecer el informe de gestión del cuerpo colegiado, si lo hubiere. Respecto de la aprobación de estados financieros por parte de la asamblea de accionistas sin que medie

la consideración y correspondiente aprobación de los estados financieros de años anteriores, es preciso anotar que no hay norma legal alguna que prohíba la aprobación de estados financieros en tales circunstancias, razón por la cual no existe consecuencia jurídica frente a una determinación de tal naturaleza. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.