SS - Oficio 220-036655

OFICIO 220-036655 DEL 06 DE MARZO DE 2014

ASUNTO: EN LAS SOCIEDADES ANÓNIMAS SIMPLIFICADAS CON ACCIONISTA

ÚNICO, LAS CUENTAS SOCIALES DEBEN SER APROBADAS POR EL ACCIONISTA

ÚNICO. Me refiero a su comunicación radicada con el número 2014-01-056097, mediante la cual formula las siguientes consultas: 1, ¿Cuáles son los motivos o causales para que en una reunión de junta de socios o asamblea no se aprueben estados financieros por el máximo órgano?

2. La asamblea o junta de socios, en el caso que no aprueben estados financieros, ¿está en la obligación de dejar en el acta de reunión de asamblea o junta de socios constancia de los motivos por los cuales no se aprueban estados financieros?

3. La asamblea o junta de socios puede decir que: ¿No aprueba estados financieros por ejemplo de la vigencia 2013/2012 por hechos que sucedieron en años anteriores, por ejemplo 2011? si los estados financieros del año 2011 estaban aprobados.

4. En el caso que la asamblea o junta de socios no apruebe estados financieros sin justificación: ¿qué acciones se pueden tomar?, ¿ante quien se debe acudir? ¿Si la junta de socios o asamblea está representada en su totalidad por un solo socio, que puedo hacer? ¿Qué acciones legales se pueden entablar? 5, En el año 2013 se reunió la Junta de Socios (representada por un único socio) para la aprobación de los estados financieros, los cuales fueron aprobados.

Se elaboró el acta de junta de socios y se envió por mail al único socio para revisión.

El único reviso el acta y envió por mail el acta en la cual consta que se aprobaron los estados financieros y pidió realizar unas correcciones de forma. Se enviaron las correcciones y el único socio no quiere firmar el acta de los libros oficiales. 1¿Es legal esta actuación del socio, si en la reunión de Junta de Socios reahzada se aprobaron los estados financieros? ¿Qué puedo hacer? ¿Qué acciones se pueden tomar? Al respecto, me permito manifestarle que de conformidad con lo dispuesto en los artículos 25 del Código Contencioso Administrativo y Decreto 1023 de 2012, por el cual se reestructuró este organismo, es función de la Superintendencia de Sociedades, absolver las consultas de carácter general y abstractas que se le formulen sobre temas de derecho estrictamente societario regulado por la legislación mercantil, pero tal función no se extiende a asesorar sobre situaciones particulares como resulta ser la planteada en su escrito. En lo que corresponde a las obligaciones de las sociedades comerciales, la ley en el Código de Comercio, artículo 422, establece lo siguiente: “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del

objeto social”. En el caso objeto de análisis, en el que se indica que la sociedad está conformada por un único accionista, debe entenderse que se trata de una sociedad anónima simplificada, cuya regulación está contenida en la ley 1258 de 2008, por la cual se incorporó al sistema jurídico este tipo societario, en la que se establece un modelo de sociedad cuya regulación permite a los socios o al constituyente único adoptar las reglas de su funcionamiento de acuerdo con la ley que las rige y conforme a las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, las normas que rigen la sociedad anónima y en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio.( artículo 45 ibídem). Para el efecto, se transcriben algunas de las reglas de organización de estas sociedades: “Artículo 17. Organización de la sociedad. En los estatutos de la sociedad por acciones simplificada se determinará libremente la estructura orgánica de la sociedad y demás normas que rijan su funcionamiento. A falta de estipulación estatutaria, se entenderá que todas las funciones previstas en el artículo 420 del Código de Comercio serán ejercidas por la asamblea o el accionista único y que las de administración estarán a cargo del representante legal. Parágrafo. Durante el tiempo en que la sociedad cuente con un solo accionista, este podrá ejercer las atribuciones que la ley les confiere a los diversos órganos sociales, en cuanto sean compatibles, incluidas las del representante legal. Artículo 18. Reuniones de los órganos sociales. La asamblea de accionistas podrá

reunirse en el domicilio principal o fuera de él, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando que se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en los artículos 20 y 22 de esta ley. Artículo 22. Quórum y mayorías en la asamblea de accionistas. Salvo estipulación en contrario, la asamblea deliberará con uno o varios accionistas que representen cuando menos la mitad más una de las acciones suscritas. Las determinaciones se adoptarán mediante el voto favorable de un número singular o plural de accionistas que represente cuando menos la mitad más una de las acciones presentes, salvo que en los estatutos se prevea una mayoría decisoria superior para algunas o todas las decisiones. Parágrafo. En las sociedades con accionista único las determinaciones que le correspondan a la asamblea serán adoptadas por aquel. En estos casos, el accionista dejará constancia de tales determinaciones en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad.” Efectuadas las precisiones normativas que anteceden y teniendo claro que es obligación legal de cualquier sociedad aprobar las cuentas de fin de ejercicio cada año, y que en las sociedades de socio único las decisiones de la asamblea deben ser adoptas por este, es deber del socio único, adoptar las medidas tendientes a cumplir esta obligación legal, máxime que de acuerdo con el parágrafo del artículo 37 tanto los estados financieros de propósito general o especial, como los informes de gestión y demás cuentas sociales deberán ser presentadas por el representante legal a consideración de la asamblea de accionistas para su aprobación. En el caso de sociedades por acciones simplificadas con

único accionista, de acuerdo con el parágrafo de la misma disposición, “este aprobará todas las cuentas sociales y dejará constancia de tal aprobación en actas debidamente asentadas en el libro correspondiente de la sociedad”. En los anteriores términos se han atendido sus inquietudes, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.