SS - Oficio 220-037837 de 2010

OFICIO 220-037837 DEL 22 DE JUNIO DE 2010

REF.: ARTÍCULO 185 DEL CODIGO DE COMERCIO – APROBACIÓN DE LOS

ESTADOS FINANCIEROS.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2010-01121060, por medio de la cual hace mención de los artículos 185 del Código de Comercio y 22 de la Ley 222 de 1995 y con base en lo expresado en ellos, solicita se le indique como proceder para la votación de los balances y cuentas de fin de ejercicio en los casos señalados y que será atendido en el orden propuesto. “Primero: Una Sociedad de Responsabilidad Limitada, cuyo capital social está representado el cien por cien (100%) en tres socios cuyas cuotas de partición se conforman, así: un primero, mayor de edad, con el 83%; un segundo, mayor de edad, con el 14% y un tercero, menor de edad, representada por el segundo, con el 3%. Al segundo (14%) y al tercero (3%), los representa una tercero totalmente ajeno a la Sociedad Limitada, designado por el segundo, sumando la representación el 17%. El primero, es el Representante Legal y el segundo, primer Suplente de la sociedad limitada. Con el objeto de situar normativamente la situación planteada resulta conveniente citar los artículos pertinentes. “Artículo 185. Salvo Los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones de la asamblea o junta de socios acciones distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos, ni sustituir los poderes que se les confieran. Tampoco podrán votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de la

liquidación”. (Resaltamos) Por su parte, el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 enuncia quiénes son administradores así: “Son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas directivas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones”. Ubicados dentro del escenario adecuado, tenemos como en una sociedad, sin tener en cuenta el tipo societario adoptado, los estados financieros deben ser puestos a consideración de los asociados y sometidos a la aprobación del máximo órgano social de la compañía, con el quórum y las mayorías establecidas para tal efecto. Es allí cuando entra en escena lo consagrado en el citado artículo 185, en cuanto que los administradores de una compañía, concretamente el representante legal, que es el caso que nos ocupa, salvo los casos de representación legal, no pueden votar los estados financieros ni las cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidación. Ahora bien, frente al punto primero de su consulta tenemos: El representante Legal principal está inhabilitado para emitir su voto en la aprobación de los estados financieros; el suplente del representante legal puede emitir su voto para la aprobación, siempre y cuando no haya actuado en calidad de administrador durante el periodo de que da cuenta la información financiera. En el evento en que haya actuado como administrador, no podrá manifestar su voto ni directamente ni a través de apoderado, por estar incurso en la prohibición prevista en el artículo 185 citado. En cuanto hace con el tercer asociado, menor de edad, es preciso tener en cuenta un factor que es determinante, consistente en que su representación corresponde

a sus padres o tutor, quienes son sus representantes legales o por el apoderado que ellos designen. Si en cabeza del “segundo” socio reside la representación del menor, podrá expresar el voto en representación del menor, por ser este caso una de las excepciones consagradas en el artículo que nos ocupa.

Segundo: Cómo se puede o debe ejercer el derecho a votar los estados financieros de una sociedad de responsabilidad limitada, cuyo capital social esta representado el cien por ciento (100%) en dos socios cuyas cuotas de partición se conforman cada una con el cincuenta por ciento (50%).

Uno de ellos es el Representante Legal, y el otro el Suplente.

Cuarto: Si en una Sociedad de Responsabilidad Limitada, conformada por dos (2) socios, cada uno titulares del cincuenta por ciento (50%), siendo uno de ellos el Representante Legal, y en el supuesto caso de que el Representante Legal no puede votar para aprobar los balances y cuentas de fin de ejercicio, cómo aprobarlos, quien decide?

Cuando la totalidad de los asociados son administradores, sea porque son principales o porque siendo suplentes ejercieron como tales, la Superintendencia de Sociedades ha expresado lo siguiente: "Ahora bien cuando quiera que tengan todos esa condición, se entenderá que está dada implícitamente la correspondiente aprobación en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los socios, pues el hecho de que por ser administradores estén inhabilitados para aprobarlo de manera expresa, no les impide formular reparos u objeciones, los que de presentarse habrán de ser atendidas por los restantes administradores a quienes corresponda, pues no hay

que perder de vista que en todo caso es función privativa e indelegable del máximo órgano social, examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que deban rendir los administradores de acuerdo con el numeral 2º, artículo 187 del Código citado, atribución de la que gozan individualmente todos los socios.” Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que por dolo o culpa causen los administradores a la sociedad, a los socios o a los terceros; responsabilidad respecto de la cual la ley presumió la culpa del administrador, si en tal condición propone o ejecuta una decisión sobre distribución de utilidades en contravención a lo dispuesto por el artículo 151 del Código de comercio y demás normas relativas a las utilidades sociales, a la vez que consagró la acción social de responsabilidad prevista en el artículo 25 de la citada ley 222.(artículo 24 de la ley 222 de 1995 (Oficio 220-47265 del 28 de agosto de 2005).

Tercero: Si de mutuo acuerdo, los dos (2) socios de una Sociedad de Responsabilidad Limitada, cada uno titulares del cincuenta por ciento (50%), siendo uno de ellos el Representante Legal, se ponen de acuerdo, es válida la decisión o es contrario a derecho la aprobación de los balances y cuentas de fin de ejercicio?.

Cuando un administrador imparte aprobación de estados financieros, estando inhabilitado para hacerlo, procede descontar de la mayoría obtenida los votos proferidos por quien prepara y presenta los estados financieros. En el evento en que la mayoría mínima requerida, una vez descontado los votos inhábiles, guarde respeto por lo previsto en la ley y los estatutos, entonces la decisión responderá a los requisitos que le son propios.

De otra parte, cuando quiera que sólo sea uno el socio habilitado para votar, será su participación la que se tenga en cuenta para establecer o no la aprobación de los estados financieros.

Quinto: Si se han aprobado los balances y cuentas de fin de ejercicio con votos de quien ha fungido como Representante Legal, tales aprobaciones son nulas?”.

Todas las decisiones del máximo órgano social deben adoptarse con observancia de los requisitos legales y estatutarios, si adolece de alguno de ellos la decisión puede ser impugnada y su validez discutida y sancionada con el vicio que le corresponde dependiendo de la irregularidad de que se trate. En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, en desarrollo del cual esta superintendencia dentro de su competencia, ha emitido diversos pronunciamientos de gran interés, que estamos seguros le será útil consultar en nuestra página WEB.