SS - Oficio 220-039542 de 2015

OFICIO 220-039542 DEL 20 DE MARZO DE 2015

REFERENCIA: RADICACIÓN 2015-01-031629 09/02/2015 – TERMINO DE CONSERVACIÓN

DE LOS LIBROS Y PAPELES PARA SOCIEDADES EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

Aviso recibo de su escrito radicado con el número citado en la referencia, mediante el cual solicita el concepto de esta Entidad en torno al término en que se deben conservar los papeles y archivos de contabilidad tratándose de las sociedades en liquidación voluntaria; en particular pregunta si aplica el plazo de cinco años que señalaba el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 o, el de los diez años que estableció el artículo 28 de la Ley 962 de 2005. A propósito de la inquietud que se plantea es preciso remitirse a las consideraciones que se tuvieron en cuenta al analizar el tema de la conservación de los libros y documentos del comerciante, a la luz de las modificaciones que introdujo la Ley 962 de 2005, de las cuales se ocupó el Oficio 220000434 del 3 enero de 2006. En primer lugar se advierte como el artículo 134 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993 que en seguida se transcribe, en su momento hizo una importante aclaración respecto del lapso de tiempo durante el cual debían mantenerse los “documentos que deben conservarse” en clara alusión a los artículos 49 y 60 del Código de Comercio, el primero de ellos que de manera general y en abstracto sienta el principio de lo que debe entenderse por libros de comercio y el segundo, que se refiere al término de preservación y forma como debe llevarse a cabo la guarda

de los mismos. “ARTICULO 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación (s.f.t) Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.” A su turno se tiene que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, por la cual se dictaron disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos, estableció que los libros y papeles del comerciante deben ser conservados en adelante por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,

documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Por consiguiente, al haber disminuido a diez años el periodo de conservación de los libros y modificar el formato en que deben preservarse éstos, es claro que en virtud de la norma antes citada, el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 fue tácitamente derogado según los términos del artículo 71 del Código Civil. No obstante, para los fines de la presente consulta, hay que poner de relieve como el enunciado del artículo 28 cit., que trata de la “RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO”, en el último inciso de manera expresa dispuso: “Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales” .(Subraya y negrilla fuera de texto). En este orden de ideas, del precepto antes invocado es dable colegir que el término de cinco (5) años, que prevé también el artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, relativo a la obligación que tienen los liquidadores de las sociedades comerciales de conservar los libros y papeles del ente societario en trámite de liquidación, no fue derogado, modificado ni ampliado por el artículo 28 cit., por ser un término menor y, por la especialidad de la materia que regula, conforme a la prerrogativa legal señalada, con lo cual dicho termino continua vigente y su aplicación dependerá a futuro del nuevo marco de regulación que para el efecto prepara el

Consejo Técnico de la Contaduría Pública, respecto de la norma de información financiera para entidades en proceso de liquidación. Lo anterior, en razón de los actuales marcos técnicos normativos emitidos con base en la Ley 1314 de 2009, amén de los Decretos 2784 de 2012, 3022 de 2013 y 2706 de 2012 y sus respectivas modificaciones, correspondientes a los denominados grupos 1, 2, 3 respectivamente, que solo aplican a las entidades que se encuentran bajo la hipótesis de negocio en marcha. En los anteriores términos, su solicitud ha sido atendida, no sin antes advertir que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.