SS - Oficio 220-040099

Oficio 220-040099 del 16 de julio de 2007

Asunto: Procedimiento para asentar en el libro de actas, una reunión celebrada con vario años de anterioridad.

Me refiero a su escrito remitido vía correo electrónico, y radicado en la Entidad con el número 2007-01-130428, por medio del cual eleva una consulta en los siguientes términos: Tres socios representantes del 100% de las cuotas en que se divide el capital social de una sociedad limitada, actualmente sometida al control de esta Superintendencia, celebraron el 22 de diciembre de 2002 una reunión de junta de socios (reunión universal) de acuerdo con el artículo 182 del Código de Comercio. “ En este orden de ideas, no se requería que la reunión se celebrase en el domicilio social y se convocara a los socios de acuerdo con los estatutos o la Ley y, por lo tanto, las decisiones que tomó la Junta de Socios de diciembre de 2002, son válidas y eficaces, debido a que no se contravino lo prescrito en el artículo 186 del Código de Comercio, de conformidad con el artículo 190 del mismo estatuto legal Ahora bien, las decisiones de la Junta de Socios fueron consignadas en un acta aprobada por el 100% de las cuotas representadas en la misma. Sin embargo no fueron designados presidente y secretario y la referida acta no fue asentada en el libro de correspondiente de la sociedad ni contiene un número que obedezca a un consecutivo. Estas circunstancias, con todo, no están previstas en la ley como causas de ineficacia o invalidez del acta ni de las determinaciones anotadas. Ante esta problemática, en la que no se pone en tela de juicio la validez y eficacia de las

decisiones, sino la forma de asentar la misma en el libro de actas y el cumplimiento de uno serie de requisitos formales, procede la presente consulta, que se limita a indagar la forma cómo debemos replicar el contenido del acta en el libro de actas, qué número de consecutivo debemos darle al acta y quién lo debe hacer. En cuanto al primer punto, es decir, cómo debemos replicar el contenido del acta en el libro de actas, ponemos en su consideración dos posibles opciones, a saber: (i) escanear el acta original e imprimirla en el papel sellado del libro de actas o, por el contrario, (ii) pegar físicamente el acta original en una de las hojas selladas del libro de actas. Respeto a qué número debemos asignarle al acta, la consulta se dirige a establecer si debemos seguir con el consecutivo y asignar al acta el número de hoja vacío y subsiguiente a la última Junta de Socios, o, por el contrario, expedir un acta de secretaria, suscrita por el representante legal de la sociedad, por medio de la cual se corrija la numeración del libro de actas, asignándole al acta la numeración correspondiente a la fecha de la reunión. Por último, la pregunta sobre quién deba realizar estos actos, tanto inserción del acta en el libro de actas como la corrección en la numeración, consideramos se debe orientar en el sentido de que, al ser todos los socios presidentes y secretarios de la reunión y al haber adoptado una serie de decisiones validas, los encargados de asentar el acta deben ser dos socios de la sociedad, con el propósito de cumplir con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, donde uno de ellos funja como Presidente y otro como secretario ad hoc, y realicen

estás labores meramente formales para la efectiva inserción del acta. De lo que se trata,…es de llenar los requisitos de forma necesarios para lograr la oponibilidad de las decisiones adoptadas frente a terceros, todos tocantes con la publicidad de decisiones a las cuales la ley comercial les otorga plena validez e inclusive efectos respecto de los propios socios desde el mismo momento en que fueron adoptadas.” Antes de emitir un pronunciamiento al respecto, vale precisar que como quiera que de la lectura de su escrito claramente se advierte que las inquietudes planteadas se refieren a situaciones de carácter particular y concreto, ello impide un pronunciamiento de fondo, si se tiene en cuenta que con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos que profiere este Despacho con motivo de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales son de carácter general y en abstracto. No obstante lo anterior, el Despacho procede efectuar las siguientes consideraciones, a saber: El tema de las ‘ actas’ propiamente dicho, está regulado en el Código de Comercio y en la ley 222 de 1995, por la cual se modificó el libro segundo del referido ordenamiento, para lo cual me permito transcribirle algunas de las normas legales respectivas: