SS - Oficio 220-041402

Oficio 220-041402 junio 24 de 2008

Asunto: Actuación del Representante Legal Suplente en una sociedad.

Me refiero a su escrito remitido a esta Entidad con el número 2008-01-093890 el cual es del siguiente tenor: “ ¿Puede un gerente suplente sin autorización por escrito ni conocimiento del gerente general y accionistas de una sociedad anónima firmar un pliego de peticiones con el sindicato?” Sobre el particular, me permito manifestarle que haciendo de lado las etapas que por ley deban surtirse en una convención colectiva de trabajo, tema que rebasa los límites de competencia de esta Entidad, procede ocuparnos de la figura de la suplencia del representante legal, asunto que constituye el motivo de su consulta. Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía en sus faltas temporales y absolutas. Es así que de acuerdo con diccionario de la Academia de la Lengua, vigésima edición, Tomo II, ‘ suplencia’ , en su primera acepción significa “ acción y efecto de suplir una persona a otra” ; ‘ suplir’ por su parte, de acuerdo con el mismo diccionario quiere decir “ Cumplir o integrar lo que falta en una cosa, o remediar la carencia de ella….” , de donde se corrobora lo anteriormente expuesto, esto es, que el suplente del representante legal es la persona que suple el lugar del titular en su ausencia temporal o definitiva. En lo que a este tema se refiere, la Superintendencia de Sociedades ha manifestado lo siguiente1: "Para que el representante suplente pueda desempeñar el cargo, se requiere, no la ausencia material del

titular, sino la imposibilidad de desempeñar las funciones que le han sido asignadas, a menos que estatutariamente o por un pronunciamiento del máximo órgano social, se le hayan asignado al representante legal suplente, facultades especiales para representar a la sociedad sin necesidad de que se de la circunstancia anterior". En resumen, se tiene que la actuación del suplente está circunscrita exclusivamente a la imposibilidad temporal o definitiva del principal para actuar. Igualmente, resulta oportuno precisar que es viable que estatutariamente se hayan creado varios tipos de representación legal, de tal suerte que todos y cada uno de ellos estén habilitados para actuar simultáneamente como principales dentro del ámbito propio de su competencia, como así lo ha expresado esta Entidad en varios de sus pronunciamientos, entre otros, en su oficio del 2 de julio de 2002 (220-031107), cuya parte pertinente me permito reproducir a continuación: “ …distinta es la situación que se presenta cuando la sociedad decide estatutariamente crear varios cargos de representación legal para atender los distintos ramos de la actividad social, vale decir, uno para el área jurídica, otro para la tributaria, otro para la financiera, según las necesidades de la empresa; en este evento quienes sean designados, pueden actuar en su condición de principales al mismo tiempo, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 440 ibídem, comoquiera que la alternativa escogida estatutariamente, coincide con la de tener más de un representante legal, con su respectivo suplente. En el ejemplo planteado, los estatutos deberán señalar expresamente las funciones que cada uno de los

representantes legales designados tienen, a fin de que los terceros conozcan mediante la consulta del registro mercantil, la medida de su capacidad y la facultad de vincular válidamente a la compañía.” La suplencia es una figura importante pues su razón de ser es precisamente evitar el que la compañía se vea afectada por la ausencia del titular en la representación legal del ente societario, y así lo ha expresado esta Superintendencia, Vr. Gr. Oficio SL-7717 del 22 de marzo de 1991, así: “ En este orden de ideas, es dable afirmar que el suplente del representante legal tiene una obligación permanente de disponibilidad, pero la capacidad para contratar a nombre de la compañía solo nace para él en el momento en que el titular no pueda ejercer el cargo y por consiguiente, si no se da dicho presupuesto, el suplente actuaría sin poder para ello, lo que lo situaría como deudor de la prestación o de su valor, cuando no sea posible su cumplimiento ante los terceros de buena fe con los cuales haya pretendido contratar, de acuerdo con lo establecido en el artículo 841 del Código de comercio, excepción hecha, claro está, que el titular ratifique las actuaciones del mencionado administrador” Expuesto lo anterior, será preciso determinar en cada caso en particular si la persona en quien recae la suplencia de la representación legal tiene capacidad para actuar a nombre de la sociedad, esto es si es dable afirmar que los actos o contratos celebrados por él vinculan a la sociedad, o solamente comprometen su propia responsabilidad, pues no se puede desconocer que los actos o contratos celebrados por el suplente del representante legal, estando el principal en el ejercicio de su cargo, son válidos por producir todos sus efectos

1 (Oficio 220001192 del 17 de enero de 2002). entre quienes los celebraron, más no así respecto de la sociedad, precisamente por la falta de competencia del suplente del titular para asumir la representación legal al no darse los requisitos para que pueda actuar, por carecer de competencia para tal efecto. Finalmente, en orden a ilustrarse sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la misma. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.