SS - Oficio 220-041425 de 2010

OFICIO 220-041425 DEL 8 DE JULIO DE 2010

ASUNTO: CONVOCATORIA A LAS REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2010-01-129506, mediante la cual efectúa una serie de consideraciones en torno los conceptos que esta Entidad ha emitido sobre el tema de la referencia, para luego formular la siguiente inquietud: Al no existir regulación expresa sobre las convocatorias de juntas directivas, ni reglamento privado al respecto, es posible citar un día antes de la celebración o incluso el mismo día o, basta enviar un calendario con todas las fechas de reuniones a realizar durante el año sin que medie convocatoria o notificación para cada una de ellas o, por el contrario, es posible en esas circunstancias exigir por análoga una convocatoria con cinco días calendario de antelación, como se establece legalmente para la convocatoria del máximo órgano socia. Sin que sea del caso detenerse en disquisiciones sobre los alcances de los pronunciamientos a los que su solicitud alude y bajo el entendido que los conceptos de la Entidad no tienen carácter vinculante, ni comprometen su responsabilidad, en tanto se limitan a expresar una opinión ceñida al artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, resulta suficiente para los fines de su inquietud remitirse al Oficio 220-035918 del 19 de julio de 2007, que con fundamento en los preceptos legales de carácter general expresa su criterio general frente al tema de las reuniones de la Junta Directiva y, a ese propósito permite afirmar que si los estatutos sociales nada han previsto al respecto, será un asunto enteramente discrecional de las

personas facultadas definir lo atinente sobre el medio y por ende la antelación para convocar, amén de los argumentos que en el oficio por Ud citado explican porque no es precedente en ese evento aplicar las reglas que la legislación mercantil contempla para la citación a las reuniones del máximo órgano social (220-47266 del 5 de agosto de 2005) “De la simple lectura de las normas que consagran lo concerniente a la junta directiva (Artículos 434 a 438 del Código de Comercio) se puede observar que si bien éstas hacen alusión a la convocatoria disponiendo que se reunirá válidamente cuando sea convocada “... por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal, o por dos de sus miembros que actúen como principales” (Art. 437 C. Co.), no le es menos que en lo que atañe a las sesiones de este órgano colegiado guardan silencio sobre la oportunidad para reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias, temario, medio y antelación de la convocatoria, limitándose a señalar, entre otros asuntos, su funcionamiento, y lo relativo a las mayorías deliberativas y decisorias. Sin embargo, vale precisar que si bien el asunto referido no se encuentra regulado en la legislación mercantil, en modo alguno se opone a que en los estatutos de una sociedad se reglamente sobre el particular, caso en el cual lo allí pactado será ley para las partes, y por tanto de obligatorio cumplimiento para los asociados (Art. 1602 C. C. ). Igual merece destacar, que tal y como lo expresa el peticionario, es posible

convocar con una antelación mayor a la prevista en los estatutos, pero no al contrario, pues si la sociedad estatutariamente tiene estipulada una antelación para convocar, no le es dable a los administradores (en quienes recae la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las normas legales y estatutarias) citar por debajo de los términos fijados en el contrato social, so pena de las sanciones previstas en la ley, y de la responsabilidad solidaria e ilimitada por los perjuicios que se cause a la sociedad, a los asociados y terceros en general (Arts. 22, 23 y 24 de la Ley 222/95). Luego, independientemente de que en una reunión de junta directiva se hubiese aprobado un cronograma con todas las reuniones de este órgano, es preciso que con anterioridad a cada una de ellas se disponga la convocatoria de acuerdo con lo estipulado en los estatutos, que mientras no se modifiquen, procederá con una antelación no inferior a “…ocho días calendario…”; cosa diferente sucede con el medio que se utilice para tal fin, pues al no haberse pactado nada al respecto, es viable acudir a las múltiples posibilidades que ofrece el mundo tecnológico, entre ellos el correo electrónico al que usted se refiere en su escrito. De todas maneras si el interés de la sociedad fuera regular estatutariamente en su integridad lo concerniente a las reuniones de la junta directiva en cuanto a la antelación (que ya se tiene), y medio para convocar, lo conveniente será, previo cumplimiento de las normas legales y estatutarias, implementar una reforma al contrato social; o por el contrario, suprimir de éste cualquier cláusula que

entorpezca el normal desarrollo y funcionamiento de los órganos de administración, quienes por ley están facultados para tomar determinaciones tendientes a que la sociedad cumpla los fines para los cuales fue constituida (Arts. 438 Ibídem). En los anteriores términos se ha dado respuesta a su solicitud no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento se sujetan al artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.