SS - Oficio 220-042833 de 2008

OFICIO 220042833 DEL 02 DE JULIO DE 2008

ASUNTO: REUNIÓN ORDINARIA CONVOCADA UNA VEZ VENCIDO EL

TÉRMINO LEGAL Y ESTATUTARIO ESTABLECIDO PARA EL EFECTO.

Me refiero a su escrito remitido a esta Entidad con el número 2008-01-097217 el cual es del siguiente tenor: “…Los estatutos de la sociedad anónima a la que pertenezco señalan que las reuniones ordinarias se realizarán una vez al año antes del 31 de marzo para analizar los estados financieros y el balance de fin de ejercicio del año inmediatamente anterior. En 2008, por inconvenientes en el área administrativa los estados financieros no estuvieron listos a tiempo para ser inspeccionados por todos los socios antes de la reunión ordinaria de Asamblea de Accionistas. Por tal razón el representante legal de la sociedad realizó, en debida forma de acuerdo con el Art. 182 y 424 del C. Co y lo preceptuado en los estatutos, el 13 de marzo del año en curso la convocatoria a dicha reunión, respetando los quince (15) días hábiles de antelación a dicha reunión y el derecho de inspección que tienen los socios sobre los libros contables de la sociedad. De esta manera, la reunión se llevó a cabo el 9 de abril de 2008 en el domicilio de la sociedad y se elevó el acta correspondiente. Aunque la reunión se realizó después de la fecha indicada en los estatutos para efectos de celebración de reuniones ordinarias, por ser convocada antes de tal fecha, esto es antes del 31 de marzo de 2008 respetando los días que tienen los

socios para ejercer su derecho de inspección, se considera como reunión ordinaria? o por el contrario, ¿es extraordinaria por el solo hecho de su extemporaneidad?” Para resolver su consulta resulta conveniente reproducir el texto del artículo 422 del Código de Comercio, a saber: “Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social. Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.” Como se observa, la ley es clara al expresar que las reuniones ordinarias habrán de celebrarse dentro de los tres primeros meses del año, por lo que, en el evento de convocarse para una fecha ulterior para ocuparse del temario propio de este tipo de reuniones, se ha de concluir que tal reunión debe ser considerada extraordinaria por la época de su realización, pero por la naturaleza de los asuntos a tratar, ordinaria. Expuesto lo anterior, se considera oportuno transcribir los siguientes artículos

alusivos a las reuniones extraordinarias, a saber: Artículo 182. "En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones ordinarias la asamblea podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los directores o de cualquier asociado (...)" Artículo 424. Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes. Artículo 425. "La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado. Pero por decisión del setenta por ciento de las acciones representadas podrá ocuparse de otros temas, una vez agotado el orden del día.....". Así las cosas tenemos, que en los casos en los cuales se convoque en término posterior al previsto legal o estatutariamente para las reuniones ordinarias, estaríamos ante una sesión extraordinaria con temario de ordinaria, por lo cual la convocatoria debe realizarse con no menos de 15 días hábiles de antelación en orden a permitir el ejercicio del derecho de inspección de los asociados (artículo 424 Inc. 2º Código de Comercio), so pena de ineficacia conforme el artículo 190 en concordancia con el 186 del Código mercantil.

Lo anterior, sin perjuicio, claro está, de la responsabilidad que les asiste a los administradores, particularmente al representante legal, por desconocer su deber legal de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias (artículos 23 Num. 2º y 24 Ley 222 de 1995). Finalmente, en orden a ilustrarse sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.