SS - Oficio 220-043306 de 2008

OFICIO 220220043306 DEL 07 DE JULIO DE 2008.

ASUNTO: REF: SU OFICIO 443 DE JUNIO 20 DE 2008 RADICADO EN ESTA

ENTIDAD CON EL NO. 2008-01-112411

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-098931, por medio del cual consulta “la calidad de autenticidad de que gozaban o gozan los autos que anteriormente publicada la Superintendencia de Sociedades en su página Web. Específicamente me refiero a conocer si dichos autos publicados por la Superintendencia de Sociedades, tienen como documento público, la presunción de validez y certeza para presentarse ante cualquier autoridad o habiéndose descargado de la página Web de la Superintendencia requieren de la autenticación de esta para su exhibición y convalidación en un proceso judicial?.” Sobre el particular, vale la pena recordar que el objeto de publicar en el sitio WEB de la Superintendencia de Sociedades, los autos proferidos dentro de los procesos jurisdiccionales que ante la misma se adelantan, no es el de notificar el contenido de tales providencias, sino simplemente el de servir de medio de información a las partes, sin que la publicidad en dicho medio dote de validez o autenticidad a los referidos autos. La descarga e impresión de los autos de la página de Internet de la Superintendencia, da origen a una simple copia de la providencia, la cual en todo caso debe ser autenticada, en atención a lo dispuesto en el artículo 115 numeral 7º del Código de Procedimiento Civil, por cuyo texto: “De todo expediente podrán las partes o terceros solicitar y obtener la expedición y

entrega de copias, con observancia de las reglas siguientes: (…)

7. Las copias auténticas requerirán auto que las ordene y la firma del secretario.” De la lectura de la norma se desprende de un lado que las partes o terceros cuentan con la facultad de solicitar y obtener la expedición y entrega de copias de expedientes judiciales, y de otro que las copias auténticas deben ser autorizadas mediante auto que las ordene suscrito por el secretario.

Lo anterior no impide que se acuda ante el propio organismo que profirió el auto, con una copia simple de este impresa desde su sitio WEB, a efecto de solicitar que la misma sea autenticada en los términos señalados en el ordinal 7º del artículo 115 del citado Código. Esta afirmación alcanza sustento en el hecho consistente en que la disposición en comento no prohíbe que la obtención de copias se derive del portal en Internet de la entidad de la cual provienen los documentos públicos, pero lo que si resulta imperativo es que la autenticación de tales copias se haga de conformidad con el numeral 7º del artículo 115, esto es, a través de auto suscrito por el secretario. En este orden de ideas, y en el caso materia de su consulta, se ha de señalar que los autos descargados e impresos de la página WEB de la entidad, se constituyen en copia simple de los mismos, por lo que deben ser autenticados en la forma prevista en la norma legal mencionada. En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.