SS - Oficio 220-046720

Oficio 220-046720 del 21 de septiembre de 2007

ASUNTO: DEL REPRESENTANTE LEGAL SUPLENTE Y EL REGISTRO MERCANTIL Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2007-01-142437, a través de la cual formula los interrogantes abajo descritos, los que dicho sea de paso serán resueltos en el orden propuesto. ¿Cuando un subgerente o suplente asuma las funciones de gerente debe tal situación inscribirse en la cámara de comercio?

La representación legal, cuya actividad es ejercida por las personas designadas por quienes tienen competencia para el efecto 1, a la par de la obligación que les asiste de desarrollar sus funciones dentro de los lineamientos fijados por el contrato social 2, su nombramiento debe ser inscrito en la cámara de comercio del domicilio de la sociedad 3, el cual se conservará para todos los efectos legales mientras no se cancele la inscripción mediante el registro de un nuevo nombramiento o elección 4, situación que de ninguna manera puede ser considerada como una reforma del contrato social, sino simplemente como desarrollo o ejecución del mismo 5. De la misma forma, la representación legal reviste tal trascendencia frente a los asociados como terceros en general, que la ley evita que el ente económico se quede sin alguien que la represente, como cuando se da el caso de la falta temporal o absoluta del principal, en cuyo evento es reemplazado por quien figura en el registro como suplente. El significado de la palabra SUPLENCIA, según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, es “ acción y efecto de suplir una persona a otra y también el tiempo que dure

esta acción” . Por tanto, para que el representante legal suplente pueda desempeñar válidamente sus funciones, debe necesariamente darse la ausencia del principal, entendida no como separación material momentánea, sino como la imposibilidad de aquel de desempeñar las funciones que le corresponden. Así las cosas, para que actúe el suplente, que en principio, se reitera, sólo tiene la vocación de asumir las funciones del principal, no requiere de renovar su inscripción cada vez que éste último falte, pues como se deduce, el registro debe hacerse una vez designado y aceptado el cargo, verdad que encuentra su apoyo en los artículos 164, 440 y 441 del Estatuto Mercantil. ¿Puede el subgerente vender un inmueble de la sociedad sin protocolizar un acta de la junta de socios en que apruebe la venta que aquel hace, sin aclarar que ello obedece a la ausencia del gerente? Mientras el artículo 26 del Código de Comercio señala que el registro mercantil tiene como finalidad la de llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad, el artículo 28 de la misma codificación señala a las personas y actos sujetos al registro mercantil. Por eso, al registro se le considera como la formalidad, que consagrada en el Código de Comercio, tiene como propósito hacer publicidad al contenido de determinados actos, contratos, libros y documentos para los cuales legalmente se exige tal requisito, a fin de que sean oponibles a terceros al permitir su conocimiento. Además, brinda seguridad en

las relaciones jurídicas que tienen origen en el tráfico económico. De otro lado, debe resaltarse que el registro mercantil tiene mayor preponderancia en el caso de las sociedades comerciales, dada su incidencia tanto en su vida interna (socios y reformas), como en la externa (terceros con quienes contrata o embargos)6, por lo que para los efectos de la consulta tenemos que el documento que autoriza la venta de un inmueble, no requiere ser registrado, cosa diferente al que debe efectuarse en el registro de instrumentos públicos. Finalmente, no es necesario que el representante suplente avise que actúa por ausencia del principal, pues aquel asume con las mismas facultades del principal, salvo que los estatutos sociales hayan dispuesto alguna limitación, en cuyo caso es obligatoria su observancia. Corolario, a los terceros les bastará únicamente verificar que de acuerdo con el certificado de cámara de comercio aquel actúa con facultades plenas y es representante legal de la sociedad. En otras palabras, y tal como se desprende del punto primero, no es posible exigir pruebas especiales al suplente sobre la ausencia del principal. En los anteriores términos se da respuesta a los interrogantes formulados, y se le hace saber que los alcances del concepto son los contenidos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.