SS - Oficio 220-050516

Oficio 220-050516 del 19 de octubre de 2007

Asunto: DERECHO DE INSPECCIÓN Violación del mismo Solicitud de copias a la administración.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 200701-155327, por medio del cual manifiesta que la sociedad en la que participa como socia le ha negado copia de los estados financieros y el derecho de inspección a documentos contables de manera reiterada, y pregunta qué puede hacer al respecto. Sobre el particular, me permito manifestarle lo siguiente: Dispone el artículo 48 de la Ley 222 de 1995: “ Los socios podrán ejercer el derecho de inspección sobre los libros y papeles de la sociedad, en los términos establecidos en la ley, en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad. En ningún caso, este derecho se extenderá a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. Las controversias que se susciten en relación con el derecho de inspección serán resueltas por la entidad que ejerza la inspección, vigilancia o control. En caso de que la autoridad considere que hay lugar al suministro de información, impartirá la orden respectiva. Los administradores que impidieren el ejercicio del derecho de inspección o el revisor fiscal que conociendo de aquel incumplimiento se abstuviere de denunciarlo oportunamente, incurrirán en causal de remoción. La medida deberá hacerse efectiva por la persona u órgano competente para ello o, en subsidio, por la entidad gubernamental que ejerza la inspección, vigilancia o control del ente” .

De conformidad con el precepto anterior, los socios de toda compañía cuentan con la facultad de acudir a las oficinas de administración que funcionen en el domicilio principal y durante el tiempo que determine la ley, para inspeccionar los libros y papeles de la sociedad, con el fin de poderse informar y documentar respecto de la situación contable y financiera de la misma. Sin embargo, tal facultad no implica la posibilidad de solicitar a los administradores copias de los documentos sobre los cuales recae la inspección, pues ello desbordaría la finalidad del referido derecho. Sobre este particular resulta pertinente traer a colación lo manifestado por esta Superintendencia mediante Oficio 220-30201 del 16 de abril de 1999, a saber: “ Ahora, en buen uso de la información, esto es, sin romper con los parámetros permitidos por ley en lo que al ejercicio de este derecho se refiere, pregunta usted si es dable acceder a fotocopias de tales documentos, a lo cual vale decir, que en otra oportunidad ya se había pronunciado esta Superintendencia (Oficio No. 220-63283 del 28 de diciembre de 1.995) "La libertad del asociado según las voces del citado artículo 369, es la de examinar, vocablo este, que no tiene una connotación diferente a la de escudriñar con cuidado y diligencia el tema de su interés, pero no va más allá de una simple inspección; esto es, que el asociado no puede, con base en la norma en comento, reclamar a los administradores de la sociedad, nada distinto; sacar fotocopias o exigirlas, supera el derecho allí consagrado...", lo cual no obsta, como también se expuso en la misma

oportunidad "....para que en un momento dado la Junta de socios, máximo órgano social, determine la viabilidad de conceder cierta libertad a favor de los socios, para que al examinar los distintos papeles de la empresa en ejercicio del derecho de inspección, se les permita sacar directamente o solicitar de la administración las fotocopias que a bien tengan." Es claro entonces que el derecho de inspección no comporta la posibilidad de exigir copias de los documentos sobre los cuales se ejerce, por lo que el hecho de que la administración de la sociedad se niegue a suministrarlas a los socios no configura violación alguna del citado derecho. Ahora bien, con relación al desconocimiento o vulneración del derecho de inspección por parte del representante legal a los asociados, es de señalar que tal como lo consagra el artículo 48 de la Ley 222 de 1995 arriba transcrito, corresponde a la entidad que ejerce inspección, vigilancia y control resolver sobre las controversias que se presenten con ocasión del mencionado derecho. Para tal fin el asociado deberá presentar un escrito en el que señale los motivos que dan lugar a la presunta violación del derecho de inspección, acompañado en la medida de lo posible de los documentos o pruebas en que sustente su queja. Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se procede a dar respuesta a su consulta de la siguiente manera: Por no encontrarse la sociedad obligada a suministrar a los socios copia de los documentos sobre los cuales se ejerce derecho de inspección, la negativa a entregar tales documentos