SS - Oficio 220-050871 de 2015

OFICIO 220050871 DEL 10 DE ABRIL DE 2015

ASUNTO: RESERVA LEGAL DE LOS LIBROS DE COMERCIO.

Me refiero a su comunicación trasladada por conducto de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el número 2015-01-0611169, mediante la cual formula las siguientes consultas: 1 A parte de los estatutos sociales, ¿en qué documento se puede verificar el nombre e identificación de los socios de una sociedad?

2. La identificación y participación de los socios en una sociedad se encuentra limitada a algún tipo de reserva legal? 3. frente a la pregunta 1. y 2., Debe considerarse un tratamiento diferente dependiendo el tipo de sociedad?

3. Que consecuencia jurídica tiene la cancelación de la matricula mercantil de una sociedad?

4. Puede una sociedad cuya matrícula mercantil ha sido cancelada contratar con el estado?

Para efectos de responder las inquietudes planteadas, es preciso remitirse a las reglas previstas en el artículo 61 y siguientes del Código de Comercio, cuyo texto procede transcribir: ARTÍCULO 61. EXCEPCIONES AL DERECHO DE RESERVA. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente. Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.

ARTÍCULO 62. SANCIONES POR VIOLACIÓN DE RESERVA DE LOS LIBROS.

El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las sanciones disciplinarias del caso. ARTÍCULO 63. EXHIBICIÓN O EXAMEN DE LIBROS DE COMERCIO ORDENADO DE OFICIO. Los funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los casos siguientes: 1) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones; 2) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las instituciones de utilidad común; 3) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de Procedimiento Penal, y 4) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil. ARTÍCULO 64. EXHIBICIÓN Y EXAMEN GENERAL DE LIBROS. Los tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades. ARTÍCULO 65. EXHIBICIÓN PARCIAL DE LIBROS. En situaciones distintas de las contempladas en los artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero la exhibición y examen se limitarán a los

libros y papeles que se relacionen con la controversia. La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el fin de pre constituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos. Sin perjuicio de las normas precedentes, hay que tener en cuenta que efectivamente el tratamiento en cuanto a los actos sujetos a registro y, por tanto, la posibilidad de verificar la identificación de los socios a través del certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio es diferente según el tipo de sociedad de que se trate (Art. 117 C. de Cio). En efecto mientras el incremento del capital social, como la negociación de cuotas o partes de interés en las sociedades de responsabilidad limitada, sociedad colectiva y las sociedades en comandita simple o por acciones, constituyen reformas estatutarias en los términos de los artículos 329, 330 y 362 del Código de Comercio y están sujetas a registro en la Cámara de Comercio de lugar del domicilio social, según los términos del 158 ibídem; en las sociedades por acciones, como la anónima y la sociedad por acciones simplificada, las operaciones de enajenación de acciones o las que impliquen un incremento del capital suscrito, su registro sólo se efectúa en el libro de registro de accionistas, como tal sujeto a la reserva de que trata el mencionado artículo 61 del Código de Comercio, por lo que efectivamente se puede afirmar como fue dicho que el tratamiento legal es distinto, según que el capital esté representado en partes de interés, cuotas o acciones. En cuanto a la cancelación de la matrícula mercantil, trámite que debe cumplirse

por parte de las Cámaras de Comercio, es del caso observar que de acuerdo con el artículo 31 del Código de comercio, la solicitud de matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad fue constituida. De la misma manera y aunque la norma no lo expresa, se entiende que cuando una sociedad disuelta hubiere culminado el trámite liquidatorio, previa la aprobación de la cuenta final de liquidación y entregado a los socios el remanente que les corresponda, deberá cancelar la matrícula mercantil; a partir de ese momento desaparece como persona jurídica y en tal virtud, no tiene capacidad para contratar ni con el estado ni con personas naturales o jurídicas de ninguna índole. En los anteriores términos se han atendido sus consultas no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.