SS - Oficio 220-051889

Oficio 220-051889 Del 26 de Junio de 2012

Ref.: Radicación 201201120845

La representación legal consta en los certificados de existencia y representación – prueba suficiente de la calidad. Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual pone de presente que la junta directiva de una sociedad removió al representante legal, acta que no fue inscrita en la Cámara de Comercio pues quien solicito el registro fue desvinculado de la empresa, por lo que el gerente y representante legal pese a haber sido notificado de su remoción ejerce actos aduciendo que hasta tanto no se haga el registro respectivo no va abandonar la empresa, situación por lo que la junta directiva bloqueó las cuentas, contratación y además no le permite el ingreso a las instalaciones de la empresa, por lo que pregunta “ hasta que punto de vista es legal la actuación de la junta, si esta dentro de sus facultades?” . El tema de la representación legal y si las decisiones de junta de socios que remueven y eligen tienen fuerza ante terceros, esta entidad se pronunció en oficio 100-58517 Noviembre 5 1997, en el cual señaló: “ … La segunda solicitud está encaminada a que la Superintendencia declare "que mientras las actas que aparecen en los libros respectivos de las sociedades no sean suspendidas o anuladas por la autoridad competente constituyen plena prueba de lo que en ellas consta, según lo expuesto en el artículo 80 y 89 del Código de Comercio". La Superintendencia no puede acceder a la declaración que le pide por las siguientes razones: 2.1. Las copias de las actas y las actas mismas no son plena prueba sino prueba suficiente de los hechos

que consten en ellas mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas porque así lo dice claramente el inciso 2º. del artículo 189 del Código de Comercio, regla que desarrolla la libertad probatoria que consagró el artículo 175 del Código de Procedimiento Civil. Por otro lado, posiblemente debido a errores mecánograficos, en su petición se hace referencia a los artículos 80 y 89 del Código de Comercio, que no se refieren al tema en cuestión, no siendo por tanto pertinentes. 2.2. Las actas de las asambleas generales de accionistas no son plena prueba de lo acordado en las mismas y pueden ser rechazadas por ineficaces (art. 178 del C. de P. C.) cuando con ella se pretende probar un hecho, una acción o una omisión para los cuales se exige un medio determinado de prueba, como sería la escritura pública en la enajenación de inmuebles, el peritazgo en algunos casos o el testimonio de otros. 2.3. Cuando no media la limitación a que se refiere el numeral inmediatamente anterior, esto es, que se demuestre la falsedad de las copias o de las actas, éstas son prueba suficiente de lo que conste en ellas y cuando dentro de un proceso, alguna de las partes insista en probar por otros medios lo que ya está claro en las actas, la pretensión del insistente puede ser rechazada por superflua. (art. 178 del C. de P. C.), ya que resulta innecesaria para conducir al juez a la certeza que requiere la decisión judicial. En efecto, las actas de las asambleas o de las juntas directivas no son pruebas superiores a otras que las

partes en conflicto pudieran llevar al conocimiento del juez o del funcionario administrativo porque en desarrollo del principio de la apreciación racional de la prueba (art. 187 del C. de P.C.), el juez, el árbitro o el funcionario administrativo está obligado a evaluar en conjunto las pruebas que obran dentro del proceso, apreciándolas de tal manera homogénea que le permita proferir la sentencia o tomar la decisión administrativa que le corresponde, de donde resulta que la convicción del fallador o del funcionario administrativo no proviene de lo que diga un acta o cualquiera otra probanza sino de lo que la estimación conjunta de todas las pruebas permita deducir. 2.4. Lo que acabamos de exponer no sólo es jurídicamente cierto, sino que también se acomoda a la realidad de la vida de los negocios, porque todos hemos visto casos en los que las actas proclaman una realidad o sugieren unas investiduras que no existen. Hace algunos años, sociedades no muy reconocidas acostumbraban designar como revisores fiscales a firmas de auditoría de prestigio internacional (art. 203 del C. de Co. y s.s.), que jamás se enteraban del nombramiento que se les había hecho y que tampoco estaban interesadas en prestar ese servicio. Cosa semejante ha ocurrido con el nombramiento de miembros de junta directiva y gerentes que son nombrados por las asambleas o las juntas directivas que los escogen para orientar los destinos de la compañía sin haberles consultado previamente esa designación (arts.196 y s.s. del C. de Co.), casos en los cuales en las actas se da noticia de un hecho que no puede obligar a los terceros y que puede no ser cierto porque

quien ha sido nombrado miembro de la junta o gerente, en ocasiones no se ha enterado del honor que se le ha hecho y muchas veces no está interesado en asumir las responsabilidades que se derivan de lo que las Leyes disponen para esos cargos. En casos extremos, que aunque no lo parezca son relativamente frecuentes, las asambleas o las juntas, eligen a personas que anticipadamente han conocido la postulación de sus nombres, han asistido a la reunión del órgano social, han aceptado la investidura, y que no obstante ello jamás logran detentar la calidad de la que tales actos dan noticia, porque requiriendo algún trámite posterior ante la Superintendencia Bancaria o la Superintencia de Sociedades, jamás logran obtener la aprobación administrativa que les permitiría asumir el cargo. En resumen, en todos estos casos, la investidura o el status de revisor fiscal, de gerente o de liquidador, no depende de lo que digan las actas de las asambleas o de las juntas directivas, sino, conforme a los artículos 164 y 442 del Código de Comercio, al registro que constituye estos cargos. Para definir cada situación concreta se requieren elementos adicionales a los que fluyen de los originales o de las copias de los documentos a que nos venimos refiriendo y dentro del sistema de derecho de nuestro país el principal de todos ellos es el certificado de Cámara de Comercio (art.86, num. 3 del C. de Co.). (subrayas fuera de texto) Ahora bien, esta respuesta se da a la luz de lo establecido en la normatividad mercantil, sin que sea posible establecer un juicio de valor dirigido a establecer la legalidad de la actuación de una junta directiva la cual

habrá de evaluarse en los escenarios jurisdiccionales correspondientes y frente a la realidad de la compañía los fines, el riesgo asumido y en general circunstancias especiales que no pueden ser objeto de una definición a título de consulta. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. Para mayor información e ilustración sobre temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.