SS - Oficio 220-052592

Oficio 220-052592 del 1 de noviembre de 2007

ASUNTO: Liquidación voluntaria - El trámite es obligatorio.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2007-01-162108, mediante la cual consulta como se hace para liquidar una sociedad limitada, cuando los socios ya no viven en el país puesto que son extranjeros, la sociedad no tiene activos ni pasivos y la sociedad desde hace cinco años viene presentando declaraciones tributarias en ceros. Sobre el particular, me permito realizar las siguientes precisiones de orden legal:

1. El trámite liquidatorio debe agotarse íntegramente, conforme a lo dispuesto por el artículo 225 y siguientes del Código de comercio. Por tanto, una vez informados los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, necesariamente debe realizarse un estado financiero de inventario, el que deberá incluir una relación pormenorizada de los distintos activos sociales, de todas las obligaciones de la sociedad con especificación de la prelación u orden legal de su pago, inclusive de las que solo puedan afectar eventualmente su patrimonio, como las condicionales, litigiosas, las fianzas, los avales, etc. Este estado financiero, además de reflejar en forma pormenorizada la situación patrimonial de la empresa debe ser autorizado por el liquidador, o por un contador público cuando el liquidador no tenga esta calidad.

Confirma la importancia que el legislador le imprime a la determinación de los activos sociales, que el artículo 238 ibídem, al enunciar algunos de los deberes de los liquidadores, consagra una serie de gestiones orientadas a integrar la prenda general de los acreedores, que necesariamente tienen que afectar a favor o en contra el referido estado financiero.

2. Cumplido el imperativo legal previsto en el artículo 247 del Código de Comercio, que corresponde a pagar el pasivo externo de la sociedad, el remanente debe distribuirse entre los asociados, dejándose constancia en un acta, documento que al tenor de lo dispuesto por el artículo 248 ibídem, deberá ser aprobado por la asamblea o junta de socios junto con las cuentas de los liquidadores, decisiones que podrán adoptarse con el voto favorable de la mayoría de los asociados que concurran, cualquiera que sea el valor de las partes de interés, cuotas o acciones que representen en la sociedad.

Ahora bien, la cuenta final de liquidación se protocolizará en una notaría del lugar del domicilio social, junto con las diligencias de inventario de los bienes sociales y con la actuación judicial en su caso, documento que deberá registrarse en la Cámara de Comercio. (Artículo 247 del código de comercio en concordancia con el artículo 28 numeral 9 del mismo código). En cuanto al hecho de que los socios ya no vivan en el país, deberá tenerse en cuenta que ello no puede constituirse en obstáculo para llevar a cabo dicho trámite, puesto que la Ley 222 de 1995, previó dentro del capítulo lV, relacionado con los órganos sociales, la posibilidad de realizar reuniones no presenciales (Artículo 19); a su vez, estableció en el artículo 20 de la misma ley, otro mecanismo para la toma de decisiones, en el siguiente sentido: “ serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este

evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de las partes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primara comunicación recibida.” Por lo anterior, además de la función contable que hasta la fecha se ha venido realizando, le corresponde a la junta de socios adoptar las decisiones respectivas a fin de proceder a culminar este trámite en los términos descritos, para que la sociedad como persona jurídica se extinga. Finalmente, no sobra anotar que conforme al artículo 255 del Código de comercio, los liquidadores serán responsables ante los asociados y ante terceros de los perjuicios que se les cause por violación o negligencia en el cumplimiento de sus deberes. En los anteriores términos ha sida atendida su consulta, no sin antes advertirle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.