SS - Oficio 220-052953

Oficio 220-052953 del 6 de noviembre de 2007

ASUNTO: Sociedades Extranjeras. Reuniones del máximo órgano social.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2007-01-165327, mediante la cual formula las siguientes consultas: Se me indique si para efectos de la legislación colombiana, es válida la protocolización y consecuente registro de actas de junta de socios de sociedades extranjeras en Colombia, suscritas en nuestro país, por haber sido tomada la decisión por los socios de paso por Colombia, conforme a las mayorías estatutarias y por permitir la legislación del país de origen tomar decisiones fuera del territorio del mismo. Es válido para la legislación colombiana la toma de decisiones y suscripción de actas de sociedades extranjeras con sucursal en Colombia, cuando los socios están ubicados en el país de origen y en Colombia, mediante comunicación simultánea y sucesiva y por medios electrónicos? Cual es el procedimiento para el registro? Que tipo de documento o constancia se debe aportar para el registro de la decisión? Debe tenerse en cuenta que las decisiones a las que se alude, afectan a la sucursal y deben registrarse en el Registro Mercantil y que el procedimiento al que se hace referencia es aceptado en el país de origen de la sociedad extranjera? Es válida, la toma de tales decisiones por un solo socio, ubicado en Colombia, que acredite poderes de los demás socios para la toma de decisiones en Colombia que afectan a la sucursal? En caso afirmativo, Que tipo de poder se requiere? General o especial? Para responder los interrogantes planteados, procede formular las siguientes precisiones

legales, consagradas en el Código Civil: Artículo 18: “ La ley es obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia.” Artículo 22: “ En los casos en que los códigos o leyes de la unión exigiesen instrumentos públicos para pruebas que han de rendirse y producir efecto en asuntos de la competencia de la Unión, no valdrán las escrituras privadas, cualquiera que sea la fuerza de estas en el país en que hubieren sido otorgadas” . Conforme a las disposiciones trascritas, resulta claro que la legislación Colombiana es de aplicación obligatoria tanto a los nacionales como a los extranjeros residentes en Colombia; de tal manera que por virtud del principio de territorialidad, no tiene efectos en el exterior; por tanto, aunque los socios de una sociedad en el exterior celebren reuniones de asamblea en Colombia o utilizando los mecanismos de comunicación simultanea o sucesiva previstos por los artículos 19 y 20 de la Ley 222 de 1995, la protocolización y consecuente registro de las actas debe realizarse conforme a los preceptos que gobiernan la legislación de origen, aseveración que no excluye la posibilidad de protocolizar y registrar la decisión conforme a las normas previstas en la legislación Colombiana en cuanto a las decisiones que tengan efectos en el territorio nacional. En consecuencia, los documentos contentivos de las decisiones que adoptó la sociedad extranjera en Colombia o por los medios previstos en la ley 222 de 1995 para adoptar decisiones, que a su juicio afectan a la sucursal incorporada en este país, protocolizados y registrados en alguna Cámara de Comercio de Colombia (artículo 86 numeral 3, en

concordancia con el artículo 89 del Estatuto Mercantil), le corresponde autorizar con su firma al secretario de la correspondiente cámara; éste debe expedir las certificaciones respectivas en ejercicio de sus funciones y en tal virtud sin perjuicio de la opinión de la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad a la que le compete velar entre otras, por el cumplimiento del registro mercantil, en opinión de este Despacho, le pertenecería a la Cámara de Comercio, certificar a terceros sobre los actos inscritos bajo su jurisdicción, con destino al país correspondiente. Por tanto, los dos primeros interrogantes pueden resolverse en el sentido propuesto. En cuanto al tercer interrogante, me permito manifestarle que solo puede resolverse a la luz de la legislación en la que tiene domicilio principal la sociedad, bajo cuyas disposiciones fue creada, toda vez que corresponde a cada país, establecer los mecanismos que estime pertinentes para determinar las formalidades propias de cada actuación, en este caso de los poderes para hacerse representar por otra persona, así como de las pruebas que pretendan aportarse ante las instancias administrativas o judiciales de ese país. En los anteriores términos ha sido absuelta su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los consagrados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.