SS - Oficio 220-053158 de 2013

OFICIO 220-053158 DEL 23 DE MAYO DE 2013

Ref.: Radicación 201301099440 - Interpretación del numeral 10 de la Cir. Ext. 115-06 de 2010 sobre conservación de los libros cuando la sociedad aprueba la cuenta final de liquidación.

Aviso recibo del escrito en referencia, a través del cual formula una inquietud relacionada con la interpretación del numeral 10 de la Circular Externa 1150006 de 2010 en relación con el archivo de documentos de las entidades en liquidación, a saber: “10. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS El artículo 134 del Decreto 2649 de 1993 señala que los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Agrega que el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

1. Según lo anterior se deben conservar por parte del liquidador de la sociedad, los documentos de los cinco años anteriores a la fecha de la cuenta final de liquidación??? ó

2. Se deben conservar por cinco años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, los documentos de los últimos diez años ¿??”.

Para aclarar el tema en consulta basta con observar el tenor literal del artículo 134 del Dec. 2649 de 1994, el cual se encuentra vigente en algunos de sus apartes, pese a que el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, sobre racionalización de trámites y

procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado, entre otros aspectos, derogó tácitamente lo relacionado con la obligación del comerciante para conservar los libros y papeles. Allí, en el Art. 28 Cit. se dispone la conservación de los mismos “por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”. A su turno, la situación que continua vigente en el citado artículo 134 hace relación a la conservación de los libros y papeles de la sociedad por cinco (5) años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, por lo que ésta disposición debe leerse en correspondencia con lo dispuesto en el mencionado artículo 28, que como quedó anotado impone la obligación de conservar los libros y papeles del comerciante por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, luego puede afirmarse que cuando la sociedad se encuentra en proceso de liquidación el último asiento o documento de la sociedad es el que registra la cuenta final de liquidación, por lo que a partir de su aprobación, en la forma y términos previstos en el artículo 248 del Código de Comercio, surge para el liquidador la obligación de guardar, conservar, custodiar los libros y papeles de la compañía por los siguientes cinco (5) años a partir de ese momento, periodo dentro del cual los asociados y/o terceros, según las voces del artículo 256 C. Cit., pueden

accionar contra el liquidador. Por lo expuesto, el Despacho considera acertada la interpretación de que trata el punto 2º del escrito allegado. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su escrito, no sin antes manifestarle que los efectos son contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.