SS - Oficio 220-053168 del 18 de junio de 2025

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OFICIO 220-053168 DE 18 DE JUNIO DE 2025

ASUNTO: INSCRIPCIÓN Y RENOVACIÓN DEL REGISTRO

MERCANTIL DE LOS ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO.

Me refiero a la comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual la Cámara de Comercio de Bogotá trasladó a esta Entidad los siguientes interrogantes por usted formulados:

“(…)

TERCERO: En caso de ser necesaria la matricula mercantil para las bodegas, solicito se me informe sobre los requisitos, procedimiento y plazos para la inscripción y renovación, así como las implicaciones legales de no realizarla.

CUARTO: ¿Cuál es el documento legal idóneo para la identificación plena de una bodega que se deba presentar a las autoridades en caso de una visita de IVC a una bodega?”

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.

Con el alcance indicado y asumiendo que la consulta se refiere específicamente

decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad.

Con el alcance indicado y asumiendo que la consulta se refiere específicamente a un establecimiento de comercio1, se procederá a efectuar un pronunciamiento general y abstracto sobre las materias consultadas.

Respecto del tema objeto de consulta el Código de Comercio dispone:

1 “Artículo 515. Se entiende por establecimiento de comercio un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. (…)”. COLOMBIA. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Código de Comercio. Disponible en: http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/codigo_comercio.htmlPágina | 2

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“(…) Artículo 19. Es obligación de todo comerciante:

1. Matricularse en el registro mercantil;

1. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad;

1. Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;

1. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;

1. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y

1. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (…)

relacionados con sus negocios o actividades;

1. Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y

1. Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. (…)

Artículo 26. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad. El registro mercantil será público. Cualquier persona podrá examinar los libros y archivos en que fuere llevado, tomar anotaciones de sus asientos o actos y obtener copias de los mismos.

Artículo 27. El registro mercantil se llevará por las cámaras de comercio, pero la Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir esa finalidad, la forma de hacer las inscripciones y dará las instrucciones que tiendan al perfeccionamiento de la institución. Artículo 28. Deberán inscribirse en el registro mercantil:

(…)

1. La apertura de establecimientos de comercio y de sucursales, y los actos que modifiquen o afecten la propiedad de los mismos o su administración;

(…) Artículo 29. El registro mercantil se llevará con sujeción a las siguientes reglas, sin perjuicio de las especiales que establezcan la ley o decretos reglamentarios:Página | 3

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1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u

reglamentarios:Página | 3

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1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción, se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento;

1. La matrícula de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se harán en la cámara de comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con ellos;

1. La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto que dé razón de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba, salvo que la ley o los interesados exijan la inserción del texto completo, y

1. La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello; pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de su inscripción.

(…)

Artículo 31. La solicitud de matrícula será presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fue abierto.

(…)

Artículo 32. La petición de matrícula indicará: (…)

1. Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o

(…)

1. Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro.

Artículo 33. La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registroPágina | 4

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correspondiente. Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.

(…)

Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones, y prohibiciones establecidas en los artículos 19 y en el Capítulo I del Título IV del Libro I del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con una multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000)

oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con una multa de hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, si se tratare de personas naturales y de cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el caso de personas jurídicas, conforme con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 1437 de 2011 o las normas que lo modifiquen o adicionen. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona. En el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente deberá tener en cuenta, para la imposición de la multa, la capacidad patrimonial de la persona jurídica. Cuando se trate de pymes y mipymes, la autoridad competente deberá proceder con especial precaución.

En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta dos meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio. (…)” (Subraya fuera de texto).

A su vez, el Decreto 019 de 2012, indica:Página | 5

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En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio. (…)” (Subraya fuera de texto).

A su vez, el Decreto 019 de 2012, indica:Página | 5

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“Artículo 166. DEL REGISTRO ÚNICO EMPRESARIAL Y SOCIAL. Al Registro Único Empresarial (RUE) de que trata el artículo 11 de la Ley 590 de 2000, que integró el Registro Mercantil y el Registro Único de Proponentes, se incorporarán e integrarán las operaciones del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro creado por el Decreto 2150 de 1995, del Registro Nacional Público de las personas naturales y jurídicas que ejerzan la actividad de vendedores de Juegos de Suerte y Azar de que trata la Ley 643 de 2001, del Registro Público de Veedurías Ciudadanas de que trata la Ley 850 de 2003, d el Registro Nacional de Turismo de que trata la Ley 1101 de 2006, del Registro de Entidades Extranjeras de Derecho Privado sin Ánimo de Lucro con domicilio en el exterior que establezcan negocios permanentes en Colombia de que trata el Decreto 2893 de 2011, y del Registro de la Economía Solidaria de que trata la Ley 454 de 1998, que en lo sucesivo se denominará Registro Único Empresarial y Social -RUES-, el cual será administrado por las Cámaras de Comercio atendiendo a criterios de eficiencia, economía y buena fe, para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto

para brindar al Estado, a la sociedad en general, a los empresarios, a los contratistas, a las entidades de economía solidaria y a las entidades sin ánimo de lucro una herramienta confiable de información unificada tanto en el orden nacional como en el internacional.

Con el objeto de mantener la actualización del registro y garantizar la eficacia del mismo, la inscripción en los registros que integran el Registro Único Empresarial y Social, y el titular del registro renovará anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año.

El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio establecerá los formatos y la información requerida para inscripción en el registro y la renovación de la misma . Los registros mercantil y de proponentes continuarán renovándose de acuerdo con las reglas vigentes.

El organismo que ejerza el control y vigilancia de las cámaras de comercio regulará la integración e implementación del Registro Único Empresarial y Social, garantizando que, específicamente, se reduzcan los trámites, requisitos e información a cargo de todos los usuarios de los registros públicos y que todas las gestiones se puedan adelantar, además, por internet y otras formas electrónicas. La regulación que realice la autoridad competente deberá, en todo caso, hacerse en armonía con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros de que trata el presente artículo. (…).” (Subraya fuera de texto).Página | 6

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La Ley 1727 de 2014, sobre la renovación de la matricula mercantil señala:

“(…) Artículo 30. Extemporaneidad en la renovación de la matrícula mercantil.

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La Ley 1727 de 2014, sobre la renovación de la matricula mercantil señala:

“(…) Artículo 30. Extemporaneidad en la renovación de la matrícula mercantil. El comerciante que incumpla con la obligación de renovar oportunamente su matrícula mercantil estará sujeto a las sanciones previstas en el artículo 37 del Código de Comercio para quienes ejercen profesionalmente el comercio, sin estar matriculado en el registro mercantil. La sanción será impuesta por la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias vigentes.

Las Cámaras de Comercio deberán remitir, dentro del mes siguiente al vencimiento del plazo para la renovación de la matrícula mercantil, el listado de comerciantes que incumplieron el deber de renovar la matrícula.”

El Gobierno Nacional mediante Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021, dispone:

“Artículo 17A.- Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos. Son funciones de la Dirección de Supervisión de Cámaras de Comercio y sus Registros Públicos las siguientes:

(…)

21. Imponer las multas a las que se refiere el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 o las normas que lo modifiquen o adicionen, a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio sin estar matriculadas u oportunamente renovadas en el registro mercantil;”

En concordancia con lo anterior, el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 indica:

a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio sin estar matriculadas u oportunamente renovadas en el registro mercantil;”

En concordancia con lo anterior, el numeral 5 del artículo 11 del Decreto 2153 de 1992 indica:

“5. Imponer a las personas que ejerzan profesionalmente el comercio, sin estar matriculadas en el registro mercantil, multas hasta el equivalente de diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.”

Ahora bien, la Superintendencia de Sociedades como entidad encargada de la inspección, vigilancia y control de las cámaras de comercio (por mandato del artículo 70 de la Ley 2069 de 2020), a través el Anexo 1 de la Circular 100 -Página | 7

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000002 de 20222 adoptó los formularios del Registro Único Empresarial y Social (RUES), entre estos, el Formulario de Matrícula Mercantil o Renovación de Establecimientos de Comercio, Sucursales o Agencias, que deberá diligenciarse de la siguiente manera:

“FORMULARIO DE MATRÍCULA MERCANTIL O

RENOVACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO,

SUCURSALES O AGENCIAS

• Seleccione y marque con una equis “X” una de las siguientes opciones de acuerdo con el trámite que adelanta, ya sea matrícula o renovación de Establecimiento de Comercio, Sucursal o Agencia. - Escriba en las casillas el número de matrícula mercantil y el año que renueva.

1. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, SUCURSAL O

AGENCIA.

• Escriba en las casillas el número de matrícula mercantil y el año que renueva.

1. DATOS DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, SUCURSAL O

AGENCIA.

Diligencie el nombre del establecimiento, sucursal o agencia; la dirección comercial; el código postal; y el barrio, localidad, vereda o corregimiento. Escriba los teléfonos haciendo uso de las casillas proporcionadas, es decir escriba un número por casilla.

Escriba el municipio y departamento. Seleccione y marque con una equis “X” una de las opciones según el tipo de ubicación, ya sea si se trata de un local, oficina, local y oficina, fábrica, vivienda o finca, e indique claramente la dirección de correo electrónico.

Para el caso de las sucursales diligencie la dirección de notificación judicial; el código postal; y el barrio, localidad, vereda o corregimiento. Escriba claramente el municipio de notificación, departamento para notificación y el correo electrónico de notificación.

Escriba el número de trabajadores e indique en pesos colombianos y sin decimales los activos vinculados al establecimiento de comercio, sucursal o agencia.

2COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Circular Externa 100 -000002 (25 de abril de 2022). Emisión de las instrucciones a las cámaras de comercio. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/documents/107391/161224/Circular+Externa+100000002+de+25+de+abril+de+2022.pdf/425eaea3-13d4-fa0a-409b8ef817f391e6?version=1.5&t=1743207447426Página | 8

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2. ACTIVIDAD ECONÓMICA DEL ESTABLECIMIENTO, SUCURSAL O

AGENCIA

Indique una clasificación principal y máximo tres clasificaciones secundarias, de acuerdo con el Sistema de Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU). De la misma manera indique el código SHD, solo si su actividad económica la desarrolla en la ciudad de Bogotá D.C.

Diligencie el espacio de actividad principal, y escriba en los campos designados el código de la clase a la que corresponde la actividad según el CIIU. Haga uso de los espacios para especificar los tipos de actividades secundarias.

Describa brevemente la actividad económica que se realiza en el establecimiento, sucursal o agencia, en el espacio establecido (máximo 500 caracteres).

3. Marque con una equis “X” una de las siguientes opciones, si se trata de un propietario único, sociedad de hecho o copropietario. Responda marcando con una equis “X” la casilla que corresponda si el local donde funciona el establecimiento es propio o ajeno.

4. PROPIETARIO(S).

Diligencie el nombre del propietario (persona natural o persona jurídica), el tipo de documento (marcando con una equis “X” al que corresponda el número de identificación), la matrícula mercantil del propietario y la cámara de comercio a la que pertenece.

Escriba la dirección del domicilio principal, el municipio, departamento y

el número de identificación), la matrícula mercantil del propietario y la cámara de comercio a la que pertenece.

Escriba la dirección del domicilio principal, el municipio, departamento y haga uso de las casillas para escribir los números de teléfono.

Para notificación judicial Indique la dirección para notificación judicial, municipio, departamento, nombre del representante legal o administrador, el tipo de identificación (marcando con una equis “X” al tipo que corresponda el número de identificación), el número de identificación y el país, en caso que sea pasaporte.

Consigne su firma en el espacio otorgado, de tal manera que se declare bajo la gravedad de juramento que la información reportada en el formulario es confiable, veraz, completa y exacta.Página | 9

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Nota: Si el establecimiento de comercio posee más propietarios, adjunte fotocopias de este documento firmado en original. De la misma manera haga uso del espacio adicional, el cual contiene los mismos elementos anteriormente descritos.”

De la normativa expuesta se sustrae la respuesta a los interrogantes de su tercera consulta, así:

• Para la inscripción de un establecimiento de comercio, deberá elevarse solicitud ante la cámara de comercio del domicilio del establecimiento de comercio diligenciando la información del Formulario de Matrícula Mercantil o Renovación de Establecimientos de Comercio, Sucursales o Agencias, entre las que se encuentra la denominación del establecimiento de comercio, dirección y actividad principal a que se dedique, nombre y dirección del propietario. La solicitud deberá presentarse dentro del mes siguiente a la fecha en que el establecimiento de comercio fue abierto.

Agencias, entre las que se encuentra la denominación del establecimiento de comercio, dirección y actividad principal a que se dedique, nombre y dirección del propietario. La solicitud deberá presentarse dentro del mes siguiente a la fecha en que el establecimiento de comercio fue abierto.

• La matrícula del establecimiento de comercio deberá renovarse anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año.

• La persona que no haya cumplido o que haya cumplido extemporáneamente con la obligación de inscribir en el registro mercantil la constitución de establecimientos de comercio o que no haya renovado o haya renovado extemporáneamente la matricula mercantil del establecimiento de comercio, puede incurrir en las sanciones legales descritas en las normas a las cuales se ha hecho referencia.

Respecto de su cuarta pregunta, el Código de Comercio indica:

“Artículo 30. Toda inscripción se probará con certificado expedido por la respectiva cámara de comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro mercantil.”

Por lo anterior, el documento idóneo para certificar la inscripción de un establecimiento de comercio, así como la renovación oportuna de la matrícula mercantil del establecimiento de comercio, será el certificado expedido por la cámara de comercio donde s e encuentre la matrícula o inscripción correspondiente.Página | 10

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En los anteriores términos se ha atendido su inquietud, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los

que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia, la Circular Básica Jurídica, así como el aplicativo Tesauro donde podrá consultar la doctrina jurídica y la jurisprudencia mercantil de la Entidad.