SS - Oficio 220-054762 de 2009

OFICIO 220-054762 DEL 20 DE MARZO DE 2009

REF.: DE LOS LIBROS OBLIGATORIOS DE COMERCIO.

Me refiero a su escrito radicado en este Despacho con el número 2009-01-69249, el cual fuera remitido por competencia por la Superintendencia de Industria y Comercio, por medio del cual informa que desea constituir una sociedad anónima y por lo tanto, indaga sobre los libros que obligatoriamente debe llevar este tipo de sociedad. Al respecto, me permito manifestarle, que si bien es cierto el artículo 49 del Estatuto Mercantil no es lo suficientemente claro respecto a cuáles son los libros de comercio, ya que sólo advierte que estos son lo que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para entender aquellos; y el inciso 3º del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993, al referirse al tema indica que, "se deben llevar los libros necesarios" para el registro de todas sus operaciones, esta misma disposición hace algunas precisiones que pueden contribuir a determinar el asunto al señalar que: "Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes". De otra parte, agrega el citado artículo que atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: “1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes

establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar,

entre otros, los auxiliares necesarios para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global. b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones. c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras. d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos. e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración, y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.” En este orden de ideas, y con el fin de precisar cuáles son los libros y papeles del comerciante legalmente obligatorios, debemos remitirnos al artículo 19 numeral 2 del Código de Comercio, que se refiere a los libros sujetos a inscripción en el Registro Mercantil como son los de actas, de registro de accionistas, de registro de socios y los libros de contabilidad a que hace relación el artículo 28 numeral 7

ibídem. Asimismo el artículo 51 de la citada obra señala que hará parte integrante de la contabilidad la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Hechas estas apreciaciones, puede entenderse en sentido general que son obligatorios para el caso planteado, los de contabilidad (Diario, Mayor y Balances,) los de actas de la asamblea General de Accionistas y de junta directiva, y los de registro de acciones, los cuales deben ser todos registrados, con excepción de los auxiliares. En estos términos se responde su inquietud, y se le indica que los alcances del concepto, se encuentran determinados por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.