SS - Oficio 220-056564

220-056564 del 07 de Octubre DE 2005 Del acceso a la información que tiene la junta directiva. Aviso recibo de su comunicación radicada con el No. 2005-01-137640, mediante la cual consulta si existe algún impedimento para que a los miembros de la junta directiva, que son a la vez accionistas, se les entregue en las reuniones que ésta celebre, la información que a continuación se relaciona y adicionalmente, si los temas tratados pueden darse a conocer a los accionistas: -fotocopia de los estados financieros y ejecución del presupuesto. - informe de saldo en caja y bancos, obligaciones por pagar, informe de gestión del gerente por período anterior. -informe sobre requerimientos, respuestas y gestiones ante Entidades Oficiales. Más que una respuesta afirmativa o negativa circunscrita a la viabilidad de acceder a los documentos o los hechos relacionados, por parte de los miembros de la junta directiva, resulta oportuno para los fines de su inquietud. efectuar las consideraciones jurídicas de carácter general que ilustran sobre la calidad que ostentan los miembros del órgano social mencionado y el régimen de deberes y responsabilidad que les corresponde a éstos dentro del escenario de la legislación mercantil, lo que le permitirá extraer sus conclusiones. De acuerdo con la premisa general consagrada en el artículo 438 del Código de Comercio, se presumirá, salvo disposición estatuaria en contrario, que la junta directiva, comúnmente entendida como un órgano administrativo intermedio entre la asamblea general de accionistas y los representantes legales, goza de atribuciones suficientes

para ordenar que se ejecute o celebre cualquier acto o contrato comprendido dentro del objeto social y para tomar las determinaciones necesarias en orden a que la sociedad cumpla sus fines. El artículo 23 de la Ley 222, hace imperativo para los administradores, carácter que de modo expreso les atribuye el artículo 22 ibidem a los miembros del órgano social mencionado, la obligación de obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, así como de cumplir sus actuaciones en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados; para ese fin establece una serie de deberes generales que los administradores han de acatar en ejercicio de sus funciones (ver en particular numerales 5 y 6), al paso que el artículo 24 idem, se ocupa del tema de la responsabilidad, puntualizando que los administradores responderán solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros, señalando así mismo, en qué eventos se presume su responsabilidad y en qué casos pueden exonerarse de ella. Dentro de ese marco legal, como lo ha reiterado la doctrina de esta Entidad, es apenas obvio que para el cabal desempeño de las funciones que legal y estatutariamente le competen a la junta directiva, ésta pueda y deba tener acceso a toda la información de la compañía, de índole económica, administrativa o contable, que sea indispensable para enterarse real y satisfactoriamente de la situación de la sociedad, de forma que pueda así adoptar las decisiones conducentes en orden a cumplir su cometido. De ahí que a ella directamente actuando como cuerpo colegiado o a través de una comisión designada para ese efecto, le esté permitido requerir en cualquier momento los documentos o la información que estime necesaria para

esos fines y, con mayor razón conocer y evaluar la que en cualquier circunstancia le sea proporcionada por otros órganos, como serían el representante legal o el revisor fiscal, con las únicas limitaciones y restricciones que al efecto estipulen los estatutos de la compañía. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de inspección que a los accionistas les confiere la ley, en los términos y bajo las condiciones que categóricamente señala el artículo 422 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 48 de la Ley 222 de 1995. En los términos expresados se espera haber proporcionado los elementos de juicio que le permitan absolver sus inquietudes.