SS - Oficio 220-063210 de 2015

OFICIO 220-063210 DEL 27 DE ABRIL DE 2015

ASUNTO: LIBROS DE COMERCIO. ANULACIÓN DE HOJAS.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2015-01-039399, mediante la cual, consulta acerca del trámite de anulación de las hojas del libro de actas de asamblea y de registro de accionistas. Al respecto, es preciso observar que sin perjuicio de las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad competente para ejercer la vigilancia sobre las Cámaras de Comercio que cumplen con la obligación de llevar el registro mercantil, las normas sobre libros de comercio y sus efectos probatorios se encuentran entre otras disposiciones, en el artículo 15 de la C. P. Código de Comercio, Código de Procedimiento Civil y Decretos Reglamentarios 2649 y 2650 de 1993 (Ver Ley No. 1314 del 13 de Julio de 2009Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.) No obstante lo anterior, en torno a los libros de registro de accionistas, y de actas de socios, cabe señalar los siguientes aspectos: LIBROS DE REGISTRO DE ACCIONISTAS Y DE SOCIOS Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en

cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del C. Co., al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993. Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas. Este libro debe registrarse en la Cámara de Comercio o ante la autoridad competente del domicilio principal de la sociedad. LIBRO DE ACTAS Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, el artículo 131 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993 establece que se podrán asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control, distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos. Los hechos que consten en las actas serán probados con copias de las mismas autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del Art. 189 del Estatuto Mercantil. Así pues la inquietud planteada, sobre la posibilidad de realizar un nuevo registro de libros en las condiciones descritas, en concepto de este Despacho podría resolverse

a la luz del inciso segundo del artículo 132 del Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993, que dispone lo siguiente: “…La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo. “ En los anteriores términos su solicitud se ha atendido con los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.