SS - Oficio 220-064170 de 2013

OFICIO 220-064170 DEL 6 DE JUNIO DE 2013

REFERENCIA: APODERADOS Y SECRETARIA PARA ASAMBLEAS

ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS – RADICACIÓN 2013-01112281.

Me refiero a su escrito, radicado bajo el número de la referencia, a través del cual, eleva la siguiente consulta: “(...) LOS ESTATUTOS DE UNA EMPRESA DE SOCIEDAD ANÓNIMA MANIFIESTA EN UNO DE SUS ARTÍCULOS EN LOS DEBERES DE LA SECRETARIA DE JUNTA DIRECTIVA LO SIGUIENTE: “LA SECRETARIA DE LA JUNTA DIRECTIVA SERÁ LA

MISMA EN LAS ASAMBLEAS EXTRAORDINARIAS Y ORDINARIAS DE SOCIOS “.

LA SECRETARIA NO HA ASISTIDO A LA ASAMBLEA NO SE HA EXCUSADO. SE CONSIDERA UNA FALTA A LA SECRETARIA POR SU NO ASISTENCIA? . EL

REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA PROHIBIÓ LA ENTRADA A LA

ASAMBLEA LOS APODERADOS DE LOS ACCIONISTAS MANIFESTANDO PROBLEMAS PERSONALES EXISTENTES. ESTO ES LEGAL? (...)” Frente al primer punto, relacionado con la función de la secretaría tanto de junta directiva como de máximo órgano social, es importante señalar que al ser una función estatutaria, los administradores deben velar por el cumplimiento de esta disposición a través de medidas eficaces dirigidas a garantizar la presencia de la secretaria en las reuniones, cuya ausencia no justificada seguramente dará lugar a medidas de carácter interno, las cuales en todo caso no impactan las decisiones sociales. Ahora bien, frente a que el representante legal prohibido la entrada a la asamblea a los

apoderados de los accionistas manifestando problemas personales inexistentes, se señala que según lo dispone el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que indique el nombre del apoderado, la persona en quien éste puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos. Por consiguiente y de acuerdo con lo anterior, los socios pueden conferir poder a otra persona para representar sus intereses en las juntas o asambleas de socios, en consecuencia, corresponde al Representante legal atender la solicitud en tal sentido. Por último, de persistir conflictos entre los socios y los administradores, se podría contemplar la posibilidad de acudir al centro de conciliación de esta Superintendencia o dirimir la situación ante la justicia ordinaria, a través del proceso verbal sumario, para lo cual procede instaurar la demanda ante esta Entidad de conformidad con lo dispuesto en el artículo 24 del Código General del Proceso. En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo