SS - Oficio 220-064713 de 11 de julio de 2025

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OFICIO 220-064713 DE 11 DE JULIO DE 2025

ASUNTO: REPRESENTACIÓN DE ACCIONISTAS - AGENCIA OFICIOSA

Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia como se indica en la referencia mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con la figura del agente oficioso en relación con la representación de los accionistas en una compañía.

Previamente a responder sus inquietudes, debe se ñalarse que esta Superintendencia, con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, por lo cual sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

1. “¿Es jurídicamente viable, conforme al ordenamiento civil, mercantil y de valores colombiano, que una persona actúe como agente oficioso de un accionista (de una sociedad anónima y de una S.A.S.) que no ha ejercido sus derechos societarios durante un período prolongado? Esta representación no se limitaría a la participación en reuniones de la asamblea general de accionistas, sino que incluiría también la solicitud de información y el ejercicio de otros derechos inherentes a la calidad de accionista.”

En criterio de esta Oficina, de acuerdo con el régimen societario, no resulta viable que un accionista sea representado en una reuni ón del m áximo órgano social por un agente oficioso por cuanto existe norma especial que determina

accionista.”

En criterio de esta Oficina, de acuerdo con el régimen societario, no resulta viable que un accionista sea representado en una reuni ón del m áximo órgano social por un agente oficioso por cuanto existe norma especial que determina específicamente cómo procede la representación de accionistas y no alude a la agencia oficiosa.

Así lo ha concebido esta Oficina, tal y como se plasmó en el Oficio 220-007661 del 21 de febrero de 2006 del cual, a continuación, se extrae lo pertinente:

“(…) Los interrogantes planteados están resueltos por la ley 222 de 1995, cuando en el artículo 18, dispuso:Página | 2

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"Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se con fiere y los dem ás requisitos que señalen los estatutos.

Los poderes otorgados en el exterior s ólo requerir án las formalidades aquí previstas".

Así pues, la única forma de hacerse representar en reuniones del máximo órgano social, es por escrito a través de apoderado, tal y como lo confirma el precitado artículo 18, norma que por pertenecer a un ordenamiento de carácter especial, rige por encima de cualquier otra disposici ón de carácter Civil, disciplina a la que solo puede acudirse trat ándose de cuestiones que no pudieren regularse por la ley comercial o por la

de carácter especial, rige por encima de cualquier otra disposici ón de carácter Civil, disciplina a la que solo puede acudirse trat ándose de cuestiones que no pudieren regularse por la ley comercial o por la analogía de sus normas, de acuerdo con lo dispuesto por los art ículos 1° y 2° del Código de Comercio.

En consecuencia, no es posible aplicar la figura de la agencia oficiosa para representar un socio o accionista en reuniones del máximo órgano social. (…)” (Subrayado nuestro)

2. “¿Puede un agente oficioso solicitar a la sociedad anónima la cesión de las acciones de un accionista ausente en favor de un tercero?”

Sobre el particular, es preciso señalar que el artículo 406 del Código de Comercio establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 406. La enajenación de las acciones nominativas podrá hacerse por el simple acuerdo de las partes; mas para que produzca efecto respecto de la sociedad y de terceros, será necesaria su inscripción en el libro de registro de acciones, mediante orden escrita del enajenante. Esta orden podrá darse en forma de endoso hecho sobre el título respectivo.

Para hacer la nueva inscripción y expedir el título al adquirente, será menester la previa cancelación de los títulos expedidos al tradente.Página | 3

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PARÁGRAFO. En las ventas forzadas y en las adjudicaciones judiciales de acciones nominativas, el registro se hará mediante exhibición del original o de copia auténtica de los documentos pertinentes.” (Subraya y negrilla fuera del texto)

PARÁGRAFO. En las ventas forzadas y en las adjudicaciones judiciales de acciones nominativas, el registro se hará mediante exhibición del original o de copia auténtica de los documentos pertinentes.” (Subraya y negrilla fuera del texto)

Con base en la norma trascrita y parta responder su pregunta, considera este Despacho que no es procedente la agencia oficiosa, en la medida en que la orden de inscripción de la enajenación debe provenir del enajenante de forma escrita.

3. “¿Está facultado un agente oficioso para solicitar a la sociedad, en nombre del accionista a quien representa, información relacionada con el número de acciones de su titularidad, los dividendos retenidos o no reclamados, y en general, cualquier otra información societaria que le corresponda como accionista?” Sobre el particular, le informo que, en virtud del carácter reservado de la información a que alude esta pregunta, los administradores sociales cuentan con el derecho a oponerse a permitir su examen por parte de sujetos distintos a los asociados.

En primer lugar, téngase en cuenta que de conformidad con el artículo 49 del Código de Comercio, son libros de comercio “ los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos”. En desarrollo del anterior precepto legal, la doctrina de esta Oficina ha mencionado que “(…) los libros de comercio incluyen los libros corporativos como los libros de contabilidad, comprendiendo estos últimos tanto los libros en los que se asientan las operaciones económicas, como los documentos soportes de registros, relacionados con la actividad económica de la empresa. (…)”1

como los libros de contabilidad, comprendiendo estos últimos tanto los libros en los que se asientan las operaciones económicas, como los documentos soportes de registros, relacionados con la actividad económica de la empresa. (…)”1 Por su parte, el artículo 61 del Código de Comercio establece el carácter reservado respecto de los libros y documentos del comerciante. De esta manera, los mismos no podrán ser examinados por personas diferentes a sus propietarios, o por los organismos estatales y sujetos de revisoría fiscal o

1 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220 -202471 (4 de diciembre de 2018). Asunto: Reserva de los datos contenido en el libro de registro de accionistas. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/kE3uEoIBIlrnnHGSgtWI.Página | 4

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auditoría autorizadas para ello, so pena de incurrir en la sanción penal establecida en el artículo 62 del Código de Comercio. Ante lo expuesto, resulta claro que los administradores cuentan con la facultad de oposición ante la solicitud de examen por parte de sujetos distintos a los asociados o a las autoridades u órganos de revisoría y auditoría anotados, oposición que se extiende, incluso, respecto de quienes pretendan tal inspección acudiendo a la figura de agencia oficiosa. De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 y que en la página web de esta entidad

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través de Tesauro y la Circular Básica Jurídica, entre otros documentos de consulta.