SS - Oficio 220-065746 de 2011

OFICIO 220-065746 DEL 19 DE MAYO DE 2011

ASUNTO: MEDIDAS ADMINISTRATIVASINVESTIGACIONES

ADMINISTRATIVAS.

Me refiero a su comunicación radicada con el número 2011-01-112744, mediante la cual informa que en la asamblea del Club campestre El Rodeo S.A., se negaron a entregar los estados financieros de los accionistas que asistimos porque dicen que no están aprobados por la asamblea, pero a su vez no se pueden aprobar por la sencilla razón de tenerlos para analizarlos. Tanto el gerente como el presidente de la junta se negaron a entregarnos los estados financieros. Que se puede hacer al respecto? ¿Es legal ese proceder? Tampoco permiten fotocopiarlos. A mi modo de ver niegan un derecho elemental de los accionistas. ¿Estoy equivocado al pedirlos? ¿Están ellos obligados a entregarlos antes, durante o después de la asamblea? Para efectos de responder la inquietud por usted propuesta, es del caso puntualizar que uno de los derechos que confiere la calidad de accionista, es a la luz del artículo 379 del Código de Comercio, el derecho de inspección, por virtud del cual en las sociedades anónimas los socios dentro de los quince días hábiles que precedan a la reunión de asamblea, tienen derecho a revisar en las oficinas de administración de la sociedad, los documentos indicados en el artículo 446 del Código de Comercio, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, pero en ningún caso este derecho puede extenderse a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (Artículo 48 de la Ley 222 de 1995).

Por su parte, el artículo 446 del Código de Comercio, dispone que “La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio….”, éste presupuesto, confirma que el balance sujeto a consideración del máximo órgano social convocado para este propósito, debe haber sido aprobado por la junta directiva y el representante legal. Así pues, el hecho de no haber entregado los balances de fin de ejercicio a los accionistas en la asamblea, contraviene la ley en cuanto que impide cumplir la obligación legal de someterlo a consideración de los accionistas, conforme a lo dispuesto por el artículo 422 del Código de Comercio, en reuniones ordinarias a celebrarse por lo menos “ una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de estos dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social…” Sobre el ejercicio del derecho de inspección, previo a la reunión de la asamblea, debe tenerse en cuenta lo siguiente: “El artículo 447 del Código de Comercio, consagra el derecho comentado en los términos señalados, de tal manera que: a. En cuanto el tiempo, en razón a que puede ser ejercido durante los quince días que le precedan a la reunión del máximo órgano social convocada para el efecto,

b. En lo referente a la materia, pues el mencionado derecho recae o se pude ejercer mediante el examen de la contabilidad de la sociedad, de los libros de registro de accionistas y de actas y en general de todos los documentos de la compañía, en ningún caso este derecho puede extenderse a los documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados, puedan ser utilizados en detrimento de la sociedad. (Artículo 48 de la Ley 222 de 1995). c. En relación con la forma, ya que puede ser ejercido directamente por el socio o por conducto del representante que él libremente designe.” Conforme a lo expresado y teniendo en cuenta que las irregularidades planteadas podrían constituir violaciones de la ley o de los estatutos, de acuerdo con el artículo 84 de la Ley 222 de 1995, la Superintendencia podrá practicar de oficio o a solicitud de parte visitas generales, por tratarse de una sociedad vigilada por esta Superintendencia, en razón a la causal prevista en el Artículo 3 literal b) del Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006. Para ese propósito, directamente o por medio de apoderado, podrá solicitar la realización de la referida diligencia, previa solicitud, mediante escrito en el que señale los hechos lesivos de la ley y de los estatutos, adjunte los medios probatorios que pretenda hacer valer, acredite su calidad de accionista y la proporción que representa. En los anteriores términos se ha atendido su inquietud no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo