SS - Oficio 220-067923 de 2009

OFICIO 220-067923 DEL 24 DE ABRIL DE 2009

REF.: ELECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA.

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2009-01-138525, mediante el cual previo a la narración de los hechos ocurridos con motivo de la celebración de unas reuniones del máximo órgano social, en la Empresa de Energía del Putumayo S. A. ESP, presenta la siguiente consulta: 1. ¿Se violaron los estatutos sociales vigentes porque en la asamblea ordinaria de accionistas llevada a cabo el 28 de marzo de 2009, no se nombró una nueva junta directiva? 2. ¿La Junta Directiva elegida en la asamblea ordinaria de accionistas del 14 de marzo de 2008 y que está vigente es legal o ilegal?

3. La Asamblea ordinaria de accionistas llevada a cabo el día sábado 28 de marzo de 2009, podría ser ilegal por llevarse a cabo eses día sábado? Su convocatoria se hizo mediante resolución 029 de 05 de marzo de 2009 para corresponder con los 15 días hábiles de antelación.

4. Con la elección de los miembros de la junta directiva en la asamblea del 19 de septiembre de 2008 se violó el capítulo V artículo 37 numeral 6 de los estatutos?

5. En caso de ser afirmativa la respuesta de la anterior pregunta, si presuntamente incurrió en falta ¿La Junta Directiva puede tomar la decisión de convocar una nueva asamblea para elección de junta o a que instancia le corresponde realizar esta convocatoria?

En principio el Despacho considera necesario precisar, que la Superintendencia de

Sociedades con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, profiere conceptos de carácter general y en adstrato, con motivo de las consultas que le son formuladas y sobre temas que son de su competencia, más no le es dable mediante esta instancia emitir pronunciamientos sobre situaciones particulares o concretas y menos sobre la legalidad o ilegalidad de las decisiones de los órganos sociales, cuyos antecedentes le son ajenos. Dentro del anterior contexto jurídico, a continuación se da respuesta a la consulta formulada. Primera Pregunta ¿Se violaron los estatutos sociales vigentes porque en la asamblea ordinaria de accionistas llevada a cabo el 28 de marzo de 2009, no se nombró una nueva junta directiva? R/ Una de las funciones asignadas al máximo órgano social de una compañía, llámese Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, es la de hacer las elecciones que corresponda, según los estatutos o las leyes, fijar las asignaciones de las personas así elegidas y removerlas libremente (artículo 187, numeral 4 del Código de Comercio). Entre las elecciones que le competen a los órganos mencionados, está la de los miembros de la Junta directiva, quienes deben de serlo por un período determinado en los estatutos sociales y mediante el sistema de cuociente electoral, sin que ello implique necesariamente el que dichos nombramientos no puedan ser revocados en cualquier momento, conforme lo dispuesto en los artículos 198,199 y 426 ibídem. Con fundamento en la documentación allegada, la junta directiva de la Empresa de Energía del Putumayo S. A. ESP, es elegida para un período de dos (2) años, según

el artículo 43 de los Estatutos Sociales. Manifiesta el consultante que la junta directiva actual fue elegida en la reunión celebrada por la asamblea de accionistas el 14 de marzo de 2008, lo cual significa que a la junta designada en tal fecha, le corresponde ejercer sus funciones para un período de dos (2) años, estos es, de 2008 - 2010. Así las cosas, en la reunión ordinaria de asamblea de accionistas celebrada en el año 2009, no correspondía incluir en el orden del día, elección de junta directiva, en la medida que a la actual no se le ha vencido el período para el cual fue elegida. Segunda Pregunta ¿La Junta Directiva elegida en la asamblea ordinaria de accionistas del 14 de marzo de 2008 y que está vigente es legal o ilegal? R/ Da cuenta el acta No. 17, que para la elección de la junta directiva realizada el 14 de marzo de 2008, se observó lo ordenado en el artículo 197 del Código de Comercio, esto es, la designación se realizó aplicando el cuociente electoral, así mismo se dio partición al sector público y privado tal como lo ordenaban en esa época los estatutos sociales y la elección fue realizada por el órgano competente para ello, es decir, el máximo órgano, en consecuencia la designación de la junta directiva se ajusta a derecho. Tercera Pregunta La Asamblea ordinaria de accionistas llevada a cabo el día sábado 28 de marzo de 2009, podría ser ilegal por llevarse a cabo eses día sábado? Su convocatoria se hizo mediante resolución 029 de 05 de marzo de 2009 para corresponder con los 15 días

hábiles de antelación R/ El Código de Comercio en el artículo 424 dispone, que para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se haga cuando menos con quince días hábiles de anticipación, esta sesiones corresponden a las que conocemos como ordinarias. Ahora bien, a menos que los estatutos sociales estipulen que las reuniones no deberán celebrarse en días sábados, nada impide que la sesión ordinaria se celebre en fecha que coincida con un día sábado. Cuarta Pregunta Con la elección de los miembros de la junta directiva en la asamblea del 19 de septiembre de 2008 se violó el capítulo V artículo 37 numeral 6 de los estatutos? R/ Entiende el Despacho, que en la reunión del máximo órgano social celebrada el 19 de septiembre de 2008, fueron proveídas unas vacantes existentes en la junta directiva elegida en marzo del mismo año. Sobre el punto dispone el artículo 197 del Código de Comercio: “Siempre que en las sociedades se trate de elegir a dos o más personas para integrar una misma junta, comisión o cuerpo colegiado, se aplicará el sistema de cuociente electoral. Este se determinará dividiendo el número total de votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, estos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo

orden descendente. En caso de empate de los residuos decidirá la suerte.” Los votos en blanco sólo se computarán para determinar el cuociente electoral. Cuando los suplentes fueren numéricos podrán reemplazar a los principales elegidos en la misma lista. Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales, sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad” En consecuencia si las vacantes de la junta directiva no fueron proveídas por unanimidad de los votos presentes en la reunión, tal actuación contraviene lo dispuesto en el referido artículo 197 del Estatuto Mercantil y los estatutos sociales, si estos consagran igual disposición. Quinta Pregunta En caso de ser afirmativa la respuesta de la anterior pregunta, si presuntamente incurrió en falta ¿La Junta Directiva puede tomar la decisión de convocar una nueva asamblea para elección de junta o a que instancia le corresponde realizar esta convocatoria? R/ De no haberse proveído por unanimidad las vacantes de la junta directiva, la misma junta directiva, el representante legal o el revisor fiscal, están facultados para convocar a reunión del máximo órgano social en orden a que se subsane la irregularidad señalada. En los anteriores términos hemos dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.