SS - Oficio 220-069752 de 2009

OFICIO 220-069752 DEL 27 DE ABRIL DE 2009

REF.: ACTA ADICIONAL.

Me refiero a sus escritos radicados en este Despacho con los números 2009-01094947 y 2009-01-114890 por medio de los cuales plantea la siguiente consulta: “1En octubre 29 de 2004 por medio de asamblea general de accionistas se profiere un acta de asamblea extraordinaria, la cual no se registra en el libro correspondiente de actas de asamblea, pero se identifica con el número 43. 2Posteriormente el 1 de marzo de 2005, se registra en el libro correspondiente a la asamblea de accionistas un acta de asamblea ordinaria con el número 42, numero este que correspondía al acta descrita en el Numeral anterior. 3En el año 2006 a los 3 días del mes de marzo se registra en el libro una nueva acta que se identifica con el número 43, número que ya se había asignado al acta mencionada en el numeral 1. 4A la fecha de encontrar el error u omisión vamos por el acta No.49 y próximos a la Número 50, de las cuales algunas se encuentran registradas en la cámara de comercio.

PETICION…

1Cuál es el mecanismo jurídico que permite subsanar la omisión del registro del acta en el libro de actas de asamblea de accionista (sic) y como corregir la doble numeración en las actas del año 2004 y 2006. 2Si se ordena o autoriza la anulación de los folios desde el acta No. 42 se altera el numero asignado a las actas, en se caso que hacer con las actas que ya se

encuentran debidamente registradas en cámara de comercio e identificadas con un número ya asignado.” Resulta oportuno indicarle, que en consideración a que los interrogantes planteados en el escrito del peticionario se refieren a situaciones de carácter particular y concreto, el Despacho se pronunciará sobre el tema pero de una forma generalizada, si se tiene en cuenta que con fundamento en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo, los conceptos que profiere esta Superintendencia con ocasión de las consultas que le son formuladas sobre las materias de su competencia, relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los estatutos por parte de las sociedades comerciales, son de carácter general y en abstracto. Aclarado lo anterior, nos remitimos a la consulta propiamente dicha, de cuya lectura se pueden observar dos situaciones: un acta generada en virtud de una reunión de asamblea general de accionistas y debidamente numerada, no fue asentada en el libro de registro de actas correspondiente, trayendo consigo que el acta siguiente, que sí fue asentada en el mismo, fuera nominada con el número de aquélla, provocando un error en cadena con respecto a las siguientes actas, aspectos que en efecto deben ser subsanados, pues no puede desconocerse que de conformidad con el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, el cual compila las normas de contabilidad en general, y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garanticen su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una

numeración sucesiva y continua. Identificado el tema, el Despacho procederá a citar algunas normas legales que versan sobre la materia en pos de hacer una ilustración sobre el tema, para finalmente dar luz sobre la forma en que pueden ser superadas las anotadas irregularidades, a saber: El tema de las actas, se encuentra regulado en el Código de Comercio y en la ley 222 de 1995, esta última modificatoria del libro segundo del referido ordenamiento, y que para una mayor ilustración me permito transcribir algunas de las normas legales atinentes al tema, a saber: Artículo 189 del Código de Comercio: “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto y firmadas por el presidente y el secretario de la misma… (…)¨ Artículo 431 ibídem: “Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal. (…).” Artículo 21 de la ley 222 de 1995: “En los casos a que se refieren los artículos 19 y 20 precedentes, las actas correspondientes deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días siguientes a aquél en que concluyó el acuerdo. Las actas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros.

(…)”

Libros de Comercio: Artículo 195 del Código de Comercio: "La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o junta de socios..." Y es que la finalidad de los libros de comercio, no es otro, que permitir y facilitar a las distintas autoridades, a los asociados y a los órganos de fiscalización de la sociedad, el conocimiento de las decisiones adoptadas por el máximo órgano rector, por lo que para tal fin se hayan consagradas algunas exigencias tendientes a la consecución de tal fin, entre ellas, la forma de elaborar un acta, registro de la misma, y la manera de asentarse en el libro correspondiente

Prohibiciones sobre los libros de Comercio: El artículo 57 del Código de Comercio: “En los libros de comercio se prohíbe: 1) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren; 2) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos; 3) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere; 4) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos, y 5) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.” Las anteriores prohibiciones igualmente las consagra el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 acá De las normas en comento puede observarse que la legislación mercantil no consagra la forma de corregir los errores presentados en los libros de

comercio; sin embargo, las normas sobre técnica contables señalan en su artículo 132 del citado Decreto 2649, que “Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.” Igual merece destacar, que el artículo 58 de la codificación mercantil consagra que la violación a lo dispuesto en el artículo 57 señalado hará incurrir al responsable en multas que impondrá la Cámara de Comercio o la Superintendencia, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las sanciones penales correspondientes, a saber: “ (…) Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán, además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.”. De la norma en mención se concluye que es obligación de todo empresario, entre otras, utilizar las hojas de los libros y asentar en debida forma todas las actas de asamblea o junta de socios en forma cronológica, pues al detectarse alguna de las mencionadas irregularidades, le restan valor probatorio. La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.” Como bien se señaló, las normas indican cuál es la forma de llevar los libros, lo

que está prohibido hacer sobre éstos, pero no dispone el modus operandi en caso errores en los mismos, por lo que en opinión del Despacho será la sociedad a la que le corresponda, previa valoración, determinar la forma de superar el impasse o dificultad, teniendo cuidado de no incurrir en ninguna de las señaladas prohibiciones previstos por ley; de todas maneras, y solo a manera de sugerencia, bien podría la sociedad, por ejemplo: escanear el acta original e imprimirla en el papel sellado del libro de actas o, por el contrario, pegar físicamente el acta original en una de las hojas selladas del libro de actas, y mediante acta adicional, dejar constancia sobre la situación que se pretende enmendar, para lo cual se tendrán en cuenta las pautas que a continuación al referirnos al tema, el Despacho se permitirá esbozar. De todas maneras, no está demás manifestarle que en razón a que la Cámara de Comercio es la entidad competente en lo que tiene que ver con el registro de los libros de Comercio y las dudas que sobre el particular se susciten, el Despacho le sugiere acudir a dicho ente, el cual podrá ilustrarlo sobre los temas de su interés: Vr. Gr. el asunto en consulta, esto es, el asentamiento del acta en el libro de registro correspondiente, que por error no se procedió de conformidad.

Corrección numeración de Actas: A efecto de determinar el procedimiento a seguir para corregir errores al momento de elaborar el acta de asamblea o junta de socios, basta acudir a lo dispuesto en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1995, el cual es del siguiente

tenor: “Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.” De la simple lectura de la norma en mención, es dable inferir que, en cada caso, las personas que hayan actuado en calidad de presidente y secretario en la reunión de la que de cuenta el acta que haya de ser adicionada, serán las indicadas para elaborar y suscribir el acta adicional a que haya lugar, con miras a aclarar o hacer constar decisiones adoptadas en las reuniones correspondientes. Así las cosas, vale precisar que tratándose de errores en la numeración de las actas al momento de su elaboración, es viable apelar al referido sistema, en aras de superar el impasse sobre el particular. Ahora, en orden a ilustrarse sobre los temas societarios, se le sugiere consultar la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos publicados por la Entidad. En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.